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Des solutions de secours pour gagner du temps dans la mise aux normes SEPA


Par Jonathan Williams, Directeur du département Stratégie de paiements chez Experian.




Près de quinze ans après le lancement de la stratégie de Lisbonne et l’introduction de l’euro en 1999 – une monnaie paneuropéenne qui allait révolutionner l’utilisation et la circulation de l’argent dans l’ensemble de l’Union européenne (UE) –, nous approchons de la date limite pour entrer en conformité avec l’espace unique de paiement en euros (SEPA), lequel s’inscrit dans le prolongement logique de l’euro en matière de paiements.

Cette règlementation, qui doit entrer en vigueur le 1er février 2014, permettra de créer un espace de paiement unifié dans l’ensemble de l’UE, augmentant la rapidité et l’efficacité des paiements tant au niveau national que transfrontalier, tout en réduisant les frais encourus par les entreprises chaque année dans tout le continent pour les absences, les retards ou les erreurs de paiement.

Pourtant, malgré les avertissements répétés des nombreux organismes et institutions chargés de la mise en œuvre du SEPA dans l’ensemble de la zone euro – sans parler du travail accompli par les banques et autres organismes de paiement –, nombreuses sont les entreprises qui n’en ont pas tenu compte et ont attendu jusqu’à la dernière minute pour procéder à la migration et à la mise en conformité de leurs données.

Certaines de ces entreprises ont supposé, à tort, que l’entrée en vigueur du SEPA prendrait du retard ou serait annulée, ou encore que l’échéance serait reportée. Cette décision incombe à la Commission européenne, qui n’a pourtant jamais laissé entendre de telles éventualités. Ceux qui comptaient sur un tel scénario ont misé sur le mauvais cheval : le SEPA est aujourd’hui une réalité qui approche à grands pas.

Dès lors, quelles alternatives s’offrent aux entreprises qui n’ont pas encore engagé les démarches pour se mettre aux normes ? La solution ne se trouve guère dans la non-conformité, le SEPA étant une obligation légale établie par le droit européen et les anciens systèmes de paiement (notamment les chambres de compensation nationales) à partir desquels ont été réalisées les transactions jusqu’à ce jour étant amenés à disparaître. Ignorer cette échéance n’est donc tout simplement pas une solution envisageable.

Cette transition peut durer, en fonction de l’étendue des exigences d’une entreprise en matière de paiements, entre six et douze mois. À seulement trois mois de l’échéance, il est donc indispensable pour toute entreprise ne parvenant pas à respecter le délai imparti de recourir à une solution de secours.

Heureusement pour les sociétés concernées, il existe diverses solutions qui leur permettront de gagner du temps pour procéder aux vérifications et aux validations nécessaires à la mise en conformité intégrale de leurs données. À première vue, faire appel à une solution de secours ou à un service de conversion semble constituer une excellente porte de sortie. Pourtant, adopter le SEPA de cette façon comporte aussi son lot de complications, à commencer par le(s) partenaire(s) bancaire(s) de l’entreprise. En effet, la plupart des principales banques d’affaires offrent déjà ou prévoient d’offrir des services de secours, mais ceux-ci ne sont pas uniformes ; certaines d’entre elles, et notamment la Deutsche Bank, ont d’ailleurs décidé de ne pas fournir elles-mêmes de solution. Il est difficile d’imaginer qu’une banque puisse abandonner ses clients à leur sort ; si elle n’offre pas elle-même ces services, elle orientera donc très probablement ses clients vers des solutions commerciales, qui entraîneront bien sûr des frais.

Les services de secours proposés par les banques soulèvent en outre plusieurs interrogations. Le règlement 260/2012 sur le SEPA indique, selon l’interprétation qu’en fait la communauté du secteur bancaire, qu’une banque offrant un service de ce type se doit de respecter le principe de pleine concurrence lors de la conversion, qui doit être effectuée indépendamment de l’initiation de paiement et de tout accord sur les services de paiement. L’interprétation qu’en font les banques reste encore à éclaircir. Seule certitude : il semble impossible d’offrir une conversion homogène du service de paiement. Ainsi, le recours aux services de secours d’une banque ajoutera tout au moins une nouvelle étape au traitement des paiements, ce qui allongera la durée du processus de paiement et pourra affecter le cash-flow.

Hormis les banques, les prestataires de services informatiques offrent eux aussi des solutions de secours, et notamment des solutions de gestion des mandats pour le prélèvement automatique ; celles-ci devraient permettre aux entreprises de se mettre aux normes à temps. Toutefois, à l’instar des solutions proposées par les banques, le recours à ces services commerciaux ajoutera une étape au processus de paiement et impliquera évidement des coûts supplémentaires.

Que l’on décide de solliciter les services de conversion d’une banque ou ceux d’un prestataire de services informatiques, il convient de se souvenir que tous les services de conversion permettant la migration vers le SEPA ne se valent pas forcément. Le champ d’application peut varier d’une solution à une autre : il est donc indispensable de connaître précisément ce qui est inclus dans le service de conversion choisi, tout en sachant précisément ce que l’entreprise doit fournir pour permettre au service de fonctionner efficacement, a fortiori lorsque l’on s’intéresse à la question de la conservation des données relatives aux comptes bancaires. Il est en effet courant pour les mandats SEPA d’utiliser l’IBAN (International Bank Account Number) et, le cas échéant, le BIC (Bank Identifier Code). Même si les services de conversion devraient être en mesure de convertir le fichier au format XML basé sur la norme ISO 20022, il est nécessaire de déterminer en premier lieu si le prestataire sera en mesure d’accepter les données des entreprises au format BBAN (Basic Bank Account Number) ou s’il est attendu de celles-ci qu’elles disposent déjà de données au format IBAN.

Malheureusement, d’autres problèmes peuvent surgir si les IBAN fournis ne sont pas valides. L’utilisation de données incorrectes conduira à un rejet des paiements car, contrairement aux systèmes nationaux, les systèmes SEPA ne permettent pas de traiter les paiements contenant des données erronées. Si les données ne sont pas validées alors qu’une mesure de secours est en place, les informations erronées seront automatiquement transférées vers le système de secours et ne disparaîtront pas jusqu’à ce que l’erreur soit rectifiée. Le SEPA devrait être donc perçu comme une bonne occasion pour les entreprises de s’assurer que les données relatives aux paiements sont en règle et qu’elles le restent par la suite.

L’inexactitude des données peut être provoquée par divers facteurs, notamment par des erreurs liées à l’action des clients ou à des problèmes techniques. Cependant, dans l’environnement SEPA, les entreprises doivent assumer leurs responsabilités et s’assurer que les données sont vérifiées et rectifiées lorsque cela s’avère nécessaire, dans la mesure où les risques associés aux échecs de paiement reposeront sur leurs seules épaules. Certes, c’est aux prestataires de services de paiement qu’il incombe de décider de la façon dont ils traitent les données erronées, mais ils ne sont aucunement obligés de régler les problèmes qui pourraient survenir. Certains décideront de rejeter les données erronées immédiatement, d’autres préfèreront traiter l’information et attendre que le système signale l’échec de la transaction. En tout cas, quelle que soit l’option choisie, la meilleure méthode reste de loin de déceler les problèmes avant qu’ils ne surviennent et de créer des exceptions de paiement.

Une entreprise doit veiller à ce que les données relatives aux comptes bancaires qu’elle détient soient exactes et au bon format. Pour ce faire, elle peut faire appel à un service spécifique qui validera et convertira les données relatives aux comptes bancaires, ou s’assurer que la solution de secours choisie prévoit une validation fiable et en profondeur de ces données. Il est primordial de travailler avec des spécialistes reconnus du secteur si l’on veut s’armer de plans de secours suffisamment solides pour faire face aux circonstances ; tous les plans et prestataires en la matière ne se valent pas. Pour éviter d’ajouter inutilement des problèmes aux difficultés qu’elle rencontre déjà dans sa mise aux normes, l’entreprise doit s’entourer des bons partenaires.

Une fois que toutes les données ont été corrigées, il convient également de les entretenir. Un nettoyage de printemps doit être régulièrement effectué pour garantir la conformité avec le SEPA sur le long terme et éviter de se retrouver à l’avenir dans l’obligation de procéder de nouveau à une migration massive des données. Un processus continu de vérification peut être mis en place pour vérifier périodiquement les données relatives aux paiements de façon à tenir l’information à jour et à éviter les effets de la non-conformité, et ce, malgré la fermeture de succursales, la fusion des banques et les transferts de comptes.

Tout plan de secours doit être supervisé par l’ensemble des acteurs clés de l’entreprise impliqués dans le processus d’adoption de la norme SEPA – le DSI, les directeurs financiers, le conseil d’administration ainsi que les départements RH et marketing ; une mauvaise gestion de cette mise en conformité peut réellement affecter l’entreprise à tous les niveaux. En revanche, une migration vers le SEPA réussie conduira à un modèle de paiement durable, positif et simplifié pour les décennies à venir dans l’ensemble de la zone euro (voire au-delà).

Les plans de secours sont une réalité à laquelle de nombreuses entreprises vont devoir se confronter. Il n’est plus question pour elles de compter sur un report du passage au SEPA ou un allongement du délai imparti pour se mettre aux normes : leur stratégie n’aurait jamais dû reposer sur ces prévisions trompeuses. L’instauration d’un plan provisoire, quant à elle, ne sera jamais rien d’autre qu’une solution transitoire pour répondre à des considérations court-termistes.

Le recours à une solution de secours implique des coûts et suppose l’allongement de la durée du processus de paiement. Moins l’entreprise devra consacrer de temps à résoudre le problème par cette voie, mieux elle se portera. Il n’est plus question pour les retardataires d’entamer la migration en vue d’être aux normes d’ici la date limite du 1er février 2014 – suggérer le contraire n’aurait aucun sens. En revanche, ce que ces entreprises doivent maintenant faire, c’est se préparer à rattraper le retard qu’elles ont accumulé en ignorant les appels à l’action depuis l’annonce de la mise en place du SEPA il y a dix ans. Et les plans de secours sont désormais la seule solution qui s’offre à elles.

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Vendredi 20 Décembre 2013
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