En ces temps d’incertitude, les entreprises s’interrogent : vont-elles vers une réorganisation sociale en profondeur, devront-elles procéder à des cessions ?

Côté marché, crise financière et crise immobilière sont mêlées. Les investisseurs n’ont pas encore liquidé leurs actifs immobiliers, les vendeurs ont encore la possibilité de ne pas vendre. Mais lorsque cela va commencer, les prix vont baisser.
Dans ce contexte, deux types de réactions: des utilisateurs cherchent des solutions pour payer leurs charges et réduire leurs coûts, d’autres profitent d’un marché immobilier baissier pour saisir des opportunités.

L’immobilier tertiaire est un engagement à moyen et long terme. Ce n’est pas une réduction de coût à un instant T. Signer un bail, acquérir un bien immobilier, c’est offrir à l’entreprise un avantage compétitif pour l’avenir : maintenir des coûts réduits d’exploitation, capter et retenir les meilleurs talents, renforcer l’image… En période de crise, l’entreprise a plus que jamais besoin d’un projet immobilier maîtrisé. Or certains utilisateurs peuvent avoir le sentiment d’être « coincés » entre des actionnaires cherchant des sources d’économies et des salariés inquiets. Un projet immobilier maîtrisé équilibre exigences financières et gestion des ressources humaines.

Pour parvenir à cet équilibre, l’entreprise doit se donner les moyens d’être prête à prendre une décision. Plus la préparation est minutieuse, plus forte sera l’entreprise en phase de négociation avec un bailleur par exemple.

Or des études publiées il y a quelques années par l’Observatoire ESSEC du Management Immobilier, montraient que 30% des entreprises du SBF 120 n’étaient pas en mesure de donner la surface utilisée par leurs services. Une soixantaine d’entretiens conduits ces derniers mois par AOS Studley confirme que cette situation n’a pas réellement évolué. C’est dire si ces entreprises là ne savent pas où elles habitent.

Cette ignorance est néfaste pour au moins deux raisons : si des opportunités sont à saisir, ces entreprises-là s’en priveront, faute d’inventaire à jour, surtout, si la mise en place d’un projet immobilier restructurant est nécessaire. Si ces entreprises-là doivent impérativement se désengager, elles seront en position de faiblesse et prennent le risque de ne pas réussir ou de faire un mauvais choix, y compris à court terme.

Un projet immobilier bien mené consiste à se poser des questions essentielles : comment suis-je installé ? que font mes concurrents ? En quoi mon projet immobilier peut-il constituer un levier de transformation de mon entreprise ? Il s’agit de préparer des scénarios et d’arbitrer les sujets qui surgissent au début des projets immobiliers : la surface ou le volume, l’efficacité à être sur six sites ou sur deux, l’élasticité des effectifs, l’évolution des modes de travail, etc…Il consiste à prendre en compte la dimension « RH » du projet : où habitent mes collaborateurs ? Suis-je capable de m’installer hors du barycentre RATP ? si je dois réduire mes effectifs, quelles logiques de regroupement pourrai-je suivre ? Comment retenir mes meilleurs collaborateurs, qui seront eux aussi sollicités par d’autres types d’opportunités ?

L’un des enjeux est de permettre à l’entreprise d’agir vite. En situation de crise, il est important de débloquer les pénuries d’offre. Or l’entreprise qui doit impérativement dégager plusieurs dizaines voire de centaines de millions d’euros dans ses coûts de fonctionnement se retrouve bien souvent à n’examiner que les offres qui restent, qui ne trouvent pas preneurs, sans transports en commun accessibles, loin des clients, loin des fournisseurs.

L’autre enjeu est celui de la flexibilité. Il s’agit de réduire l’écart entre les besoins de sécurisation des flux des investisseurs et les cycles courts des entreprises : négocier une flexibilité du bail : revenir à des baux 3/6/9 ans, revenir à 6 ans avec possibilité de sortie à 3 ans, mais aussi négocier des clauses de sous-locations, des capacités de libération de certaines surfaces avant terme,….

Les entreprises disposent de quatre indicateurs pour combattre les quatre maladies immobilières pénalisantes pour leur EBIT.
En période de crise économique le besoin de liquidité et la rentabilité sont des enjeux corporate majeurs. Les entreprises doivent optimiser le poids de leur immobilier dans leurs charges. Le coût immobilier, très souvent le deuxième centre de coût au sein d'une entreprise après celui des salaires, peut en effet. s'avérer être un vrai levier d'optimisation de l'EBIT

Pour y parvenir, une approche utilisateur fondée sur quatre grands indicateurs immobiliers est indispensable.
Ces quatre grands indicateurs sont les suivants :
- l’efficience du parc immobilier de l’entreprise : il s’agit de calculer la rentabilité des surfaces exploitables. Un immeuble efficient permet une densification des effectifs.
- Le coût par poste : il est toujours révélateur des pratiques et permet d’estimer les écarts dans le cadre d’une analyse comparée avec des entreprises du même secteur ou de secteurs différents
- La ventilation des coûts par poste : elle permet d’identifier rapidement les potentiels d’amélioration
- Les m2 par poste : ils permettent d’évaluer rapidement le confort ou l’abus lié aux surfaces consommées. Cet indicateur varie de façon importante selon les types d’aménagement (open space ou cloisonné)

L’approche utilisateur permet ainsi de combattre efficacement les quatre maladies les plus répandues dans l’immobilier d’entreprise et pénalisant significativement l’EBIT:
- les loyers hors marché, afin de renégocier les baux ou d’envisager un déménagement
- « l’effet gruyère », dû à la diversité éventuelle des implantations : son examen peut entraîner un réaménagement des espaces voire un regroupement sur un seul site. Un regroupement sur un seul site permet de 15 à 30% d’économies (charges et coûts de fonctionnement).
- des choix géographiques parfois obsolètes : l’implantation dans les quartiers centraux d’affaires, légitimée par la recherche d’image, peut souvent être remise en cause par une migration des partenaires, des clients, voire des concurrents, vers de nouveaux pôles
- une absence de charte d’aménagement : la standardisation des espaces en fonction des typologies d’utilisateurs permet de générer de la flexibilité et d’optimiser les m2 (cf exemple ci-dessous).

L’immobilier d’entreprise souffre parfois d’une image de raideur. Il est perçu comme une contrainte. Plus l’entreprise est fébrile, plus cette perception se renforce. A l’inverse, mieux l’entreprise connaît sa situation immobilière, moins l’immobilier exerce sa contrainte. Au contraire il contribue à la réactivité, y compris dans les crises les plus sévères. Les crises mettent les entreprises sous pression. Les bailleurs vont devoir arbitrer entre la valorisation de l’immeuble et le fait de les remplir. Les utilisateurs peuvent tirer parti de ces circonstances.

Quatre maladies / Quatre « tests de dépistage »

Les quatre maladies de l’immobilier d’entreprise
- Les loyers hors marché
- La dispersion, « l’effet gruyère »
- Les choix géographiques obsolètes
- L’absence de charte d’aménagement

Les quatre « tests de dépistage »
- L’efficience du parc immobilier
- Le coût par poste
- La ventilation des coûts / poste
- Les m2 par poste

Par Boris Vilain, consultant, AOS Studley Real Estate Services

Dominique CHESNEAU
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