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Equipementier automobile japonais de premier rang, Sanden Manufacturing Europe, à Tinténiac (35) est soumis à une pression constante de ses clients, qui lui imposent des baisses de prix régulières de 3 à 7% par an. Dans le même temps il doit faire face à des hausses de prix matière. Pour survivre, le fabricant de compresseurs pour la climatisation automobile n’a donc pas d’autre choix que d’améliorer sans cesse sa productivité. Des efforts sont évidemment faits en production. Mais ils ne peuvent suffire. Sanden doit aller chercher dans l’ensemble de ses services des gains de productivité. Le traitement des factures de production étant déjà automatisé dans l’ERP (BPCS) avec un rapprochement commande-réception-facture, Sanden a choisi de s’attaquer à l’automatisation des factures fournisseurs de frais généraux. Et ce, après avoir fait le constat que le traitement manuel avait des limites : pertes de factures, règlement hors délais, etc.
Pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs de frais généraux, Sanden a choisi de faire confiance au distributeur-intégrateur de solutions de gestion Mercuria, à Nantes, qui a préconisé la solution Basware Invoice Automation de l’éditeur Basware. Grâce à lui, Sanden peut désormais effectuer un rapprochement automatique entre les données émanant du fournisseur et les données présentes dans son logiciel de gestion d’achat, c’est-à-dire les commandes livrées non facturées. Aujourd’hui, le rapprochement se fait sur le pied de facture par le service comptable, mais d’ici à la fin de l’année il pourra se faire sur le détail de la ligne et de manière automatique. Tout en absorbant un surplus d’activité, le service comptable pourra alors se consacrer beaucoup plus au contrôle de gestion et à l’analyse des coûts, soit à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs de frais généraux, Sanden a choisi de faire confiance au distributeur-intégrateur de solutions de gestion Mercuria, à Nantes, qui a préconisé la solution Basware Invoice Automation de l’éditeur Basware. Grâce à lui, Sanden peut désormais effectuer un rapprochement automatique entre les données émanant du fournisseur et les données présentes dans son logiciel de gestion d’achat, c’est-à-dire les commandes livrées non facturées. Aujourd’hui, le rapprochement se fait sur le pied de facture par le service comptable, mais d’ici à la fin de l’année il pourra se faire sur le détail de la ligne et de manière automatique. Tout en absorbant un surplus d’activité, le service comptable pourra alors se consacrer beaucoup plus au contrôle de gestion et à l’analyse des coûts, soit à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Bénéfices
- Suppression des pertes de factures et donc des duplicata
- Traçabilité des factures en temps réel
- Ajout et visualisation de commentaires, ajout de fichiers joints
- Réponse immédiate à toute question d’un fournisseur
- Réduction des délais d’approbation, de traitement et fiabilisation du délai de règlement
- Amélioration très sensible de la relation fournisseurs dans son ensemble
- Amélioration de la productivité globale de l’entreprise
- Fiabilisation des clôtures mensuelles (J+3) par l’automatisation du calcul des Livrés non
- Traçabilité des factures en temps réel
- Ajout et visualisation de commentaires, ajout de fichiers joints
- Réponse immédiate à toute question d’un fournisseur
- Réduction des délais d’approbation, de traitement et fiabilisation du délai de règlement
- Amélioration très sensible de la relation fournisseurs dans son ensemble
- Amélioration de la productivité globale de l’entreprise
- Fiabilisation des clôtures mensuelles (J+3) par l’automatisation du calcul des Livrés non
Facturés frais généraux
- Rapidité de recherche
Témoignage client
Interview de M. Philippe Lemaitre, directeur financier de Sanden Manufacturing Europe.
Pourquoi avoir fait le choix de la solution de Basware ?
Ce qui prime chez nous, c’est la qualité de la production. Les frais généraux sont considérés comme secondaires. Nous n’avons d’ailleurs pas de service achat centralisé sur les frais généraux. Chaque service gère ses propres commandes. Mais au final le traitement des factures de frais généraux représente, avec plus de 930 fournisseurs sur un total de 1000 fournisseurs, le plus gros volume de factures traité par notre service comptable pour la plus faible valeur. Nous avons donc pensé que c’était sur ce point qu’il fallait agir si nous voulions améliorer la productivité de notre service comptable. Nous avons choisi de consulter Mercuria (*) avec qui nous travaillions déjà depuis plusieurs années en gestion de trésorerie et des notes de frais. Et nous avons été séduits par la solution d’automatisation de l’éditeur Basware que Mercuria nous a proposé après avoir analysé nos besoins. Après une première présentation en septembre 2004, nous avons ainsi signé avec Mercuria en mars 2005. Et aujourd’hui alors même que l’intégration n’est pas encore totale, notre service comptable a d’ores et déjà pu absorber une augmentation de volume de factures de 15%.
Cette intégration a-t-elle été facile et a-t-elle généré une nouvelle organisation ?
Ergonomique, facile d’utilisation, l’outil a été adopté très vite par les utilisateurs et l’interface avec l’ERP du groupe s’est effectuée sans problème majeur. Mais effectivement, nous avons dû adapter notre organisation. Nous avons mis en place un tri au niveau de l’ouverture du courrier dissociant les factures de production et les factures de frais généraux. Nous avons ensuite supprimé les doubles et les duplicata. Puis nous avons fait le choix d’appliquer sur chaque facture un code-barres qui en est le référentiel unique.
Ensuite, chaque facture est scannée et les données sont transférées dans Basware. Il n’y a donc plus qu’une seule manipulation de la facture. Et avec Basware, nous disposons d’un outil très réactif qui nous permet de faire n’importe quelle recherche sur une facture en quelques secondes. Nous avons par ailleurs sensiblement amélioré notre image de marque auprès de nos fournisseurs. Nous pouvons en effet leur dire à tout moment où en est leur facture et les règlements hors délais sont devenus très rares.
Quelle est la prochaine étape ?
Pendant six mois, nous avons utilisé Basware en circuit fermé en effectuant un traitement manuel pour communiquer avec l’ERP. Pendant dix-huit mois, nous avons ensuite travaillé à mettre à niveau le système d’information de notre ERP pour qu’il puisse avoir le bon niveau d’information qui nous permette d’automatiser complètement le rapprochement commandefacture. En fait, nous nous sommes employés à harmoniser les références articles de notre outil de gestion d’achat aux références articles de nos fournisseurs. Aujourd’hui trois personnes font encore le rapprochement manuel factures-commandes. Notre objectif est que dans un an 90 % des factures soient rapprochées automatiquement. Ce qui devrait générer un gain de temps.
À propos de Basware
Basware est le leader mondial pour les solutions de « Purchase to Pay » pour l’entreprise et de gestion financière. Plus de 650 000 utilisateurs finaux dans plus de 50 pays utilisent ses logiciels pour automatiser les opérations financières administratives. Ils parviennent ainsi à optimiser leur rendement, à améliorer le contrôle des processus d’accroissement et gagnent ainsi en transparence, tout en satisfaisant les exigences de conformité. Les produits Basware sont largement utilisés dans les Centres de services communs. En 2007, le chiffre d’affaires net était de 73 millions EUR. Elle s’appuiera sur un réseau grandissant de revendeurs à forte valeur ajoutée. Fondé en 1985, Basware Corporation est une société cotée à la bourse d’Helsinki. Son siège social se trouve à Espoo, en Finlande, ses huit filiales sont basées aux États-Unis et en Europe.
www.basware.com
À propos de Mercuria
Mercuria est présent dans le grand Ouest depuis plus de 15 ans, avec aujourd’hui deux agences à Nantes et Tours. Distributeur et intégrateur de logiciels de gestion, la société s’emploie à proposer et mettre en place des solutions qui répondent avec précision aux exigences et utilisations particulières de ses clients. Pour ce faire, la SSII sélectionne rigoureusement ses éditeurs partenaires. Et pour bien cerner les attentes de ses clients, ses consultants, spécialisés par métiers, ont tous une expérience préalable en entreprise. Enfin, Mercuria a compris l’importance du service. Ses équipes sont ainsi rompues aux mises en oeuvre opérationnelles, simples et rapides. En 2007, Mercuria a réalisé un chiffre d’affaires de 2,5M€. La SSII emploie 25 salariés.
Pourquoi avoir fait le choix de la solution de Basware ?
Ce qui prime chez nous, c’est la qualité de la production. Les frais généraux sont considérés comme secondaires. Nous n’avons d’ailleurs pas de service achat centralisé sur les frais généraux. Chaque service gère ses propres commandes. Mais au final le traitement des factures de frais généraux représente, avec plus de 930 fournisseurs sur un total de 1000 fournisseurs, le plus gros volume de factures traité par notre service comptable pour la plus faible valeur. Nous avons donc pensé que c’était sur ce point qu’il fallait agir si nous voulions améliorer la productivité de notre service comptable. Nous avons choisi de consulter Mercuria (*) avec qui nous travaillions déjà depuis plusieurs années en gestion de trésorerie et des notes de frais. Et nous avons été séduits par la solution d’automatisation de l’éditeur Basware que Mercuria nous a proposé après avoir analysé nos besoins. Après une première présentation en septembre 2004, nous avons ainsi signé avec Mercuria en mars 2005. Et aujourd’hui alors même que l’intégration n’est pas encore totale, notre service comptable a d’ores et déjà pu absorber une augmentation de volume de factures de 15%.
Cette intégration a-t-elle été facile et a-t-elle généré une nouvelle organisation ?
Ergonomique, facile d’utilisation, l’outil a été adopté très vite par les utilisateurs et l’interface avec l’ERP du groupe s’est effectuée sans problème majeur. Mais effectivement, nous avons dû adapter notre organisation. Nous avons mis en place un tri au niveau de l’ouverture du courrier dissociant les factures de production et les factures de frais généraux. Nous avons ensuite supprimé les doubles et les duplicata. Puis nous avons fait le choix d’appliquer sur chaque facture un code-barres qui en est le référentiel unique.
Ensuite, chaque facture est scannée et les données sont transférées dans Basware. Il n’y a donc plus qu’une seule manipulation de la facture. Et avec Basware, nous disposons d’un outil très réactif qui nous permet de faire n’importe quelle recherche sur une facture en quelques secondes. Nous avons par ailleurs sensiblement amélioré notre image de marque auprès de nos fournisseurs. Nous pouvons en effet leur dire à tout moment où en est leur facture et les règlements hors délais sont devenus très rares.
Quelle est la prochaine étape ?
Pendant six mois, nous avons utilisé Basware en circuit fermé en effectuant un traitement manuel pour communiquer avec l’ERP. Pendant dix-huit mois, nous avons ensuite travaillé à mettre à niveau le système d’information de notre ERP pour qu’il puisse avoir le bon niveau d’information qui nous permette d’automatiser complètement le rapprochement commandefacture. En fait, nous nous sommes employés à harmoniser les références articles de notre outil de gestion d’achat aux références articles de nos fournisseurs. Aujourd’hui trois personnes font encore le rapprochement manuel factures-commandes. Notre objectif est que dans un an 90 % des factures soient rapprochées automatiquement. Ce qui devrait générer un gain de temps.
À propos de Basware
Basware est le leader mondial pour les solutions de « Purchase to Pay » pour l’entreprise et de gestion financière. Plus de 650 000 utilisateurs finaux dans plus de 50 pays utilisent ses logiciels pour automatiser les opérations financières administratives. Ils parviennent ainsi à optimiser leur rendement, à améliorer le contrôle des processus d’accroissement et gagnent ainsi en transparence, tout en satisfaisant les exigences de conformité. Les produits Basware sont largement utilisés dans les Centres de services communs. En 2007, le chiffre d’affaires net était de 73 millions EUR. Elle s’appuiera sur un réseau grandissant de revendeurs à forte valeur ajoutée. Fondé en 1985, Basware Corporation est une société cotée à la bourse d’Helsinki. Son siège social se trouve à Espoo, en Finlande, ses huit filiales sont basées aux États-Unis et en Europe.
www.basware.com
À propos de Mercuria
Mercuria est présent dans le grand Ouest depuis plus de 15 ans, avec aujourd’hui deux agences à Nantes et Tours. Distributeur et intégrateur de logiciels de gestion, la société s’emploie à proposer et mettre en place des solutions qui répondent avec précision aux exigences et utilisations particulières de ses clients. Pour ce faire, la SSII sélectionne rigoureusement ses éditeurs partenaires. Et pour bien cerner les attentes de ses clients, ses consultants, spécialisés par métiers, ont tous une expérience préalable en entreprise. Enfin, Mercuria a compris l’importance du service. Ses équipes sont ainsi rompues aux mises en oeuvre opérationnelles, simples et rapides. En 2007, Mercuria a réalisé un chiffre d’affaires de 2,5M€. La SSII emploie 25 salariés.
