Nous sommes de plus en plus sollicités par des propositions d'archivage de documents. Attention à ne pas oublier, qu'il existe des obligations fiscales et sociales, attachées à la nature du document, et des obligations légales qui permettent de donner à un original sa force probante.
Si vous souhaitez recourir à l'archivage électronique, il convient au préalable d'inventorier, selon leur nature, tous les documents que vous allez traiter : relevé de comptes, facture, bulletin de salaire... En effet, la durée de conservation de ces documents n'étant pas la même, inutile de traiter des documents dont la date de conservation est dépassée, voir même de traiter des documents qui ne prennent pas de place dans vos archives. Pour des informations concernant le délai de conservation des documents le lien suivant vous renseignera : http://vosdroits.service-public.fr/pme/F2359.xhtml. Une fois sélectionné la typologie de documents, il convient ensuite d'appréhender le type d'archivage requis.

Pour cela, il est nécessaire de bien décrypter le processus qui vous est proposé pour transcrire sur support électronique vos documents.
En effet, je rencontre de plus en plus de sociétés qui n'éditent pas leur document (en double exemplaire) et lorsque je brandis le spectre du contrôle fiscal on me répond qu'on les ressortira en temps voulu ; bien sûr, sauf qu'entre temps vous aurez changé 2 fois de papier en tête (modification du Capital social, adresse...), de système d'information et qu'il vous sera impossible de restituer le document dans sa version initiale. Tout ceci pour comprendre que pour être légal, ce dernier doit être édité en double exemplaire au moment du traitement.

Aussi, le processus d'archivage électronique valable au regard des obligations de conservation, sera celui qui attribura un certificat d'authenticité au moment de la génération du document. Pour ce faire, il doit être installé directement à la sortie de la chaine de production des documents.
Implicitement, le fait de numériser un document (scanner), de lui attribuer un certificat (horodatage) et ensuite d'archiver ce document électroniquement ne lui donne pas de valeur légale en cas de contrôle juridique, fiscal ou social. Vous avez tout au plus mise en place une gestion documentaire qui pourra, moyennant une indexation pertinente des documents numérisés, constituer une base de consultation appropriée.

Faites donc le bon choix !
FJo (archivage électronique).
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