Dématérialisation et archivage électronique : vers de nouvelles pratiques
La directive européenne de 2001 a favorisé un développement rapide de la facturation électronique dématérialisée. Cependant, des pratiques locales spécifiques aux factures électroniques ont souvent cours en matière d'archivage à valeur légale :
- les durées légales de conservation des factures varient de 3 à 15 ans,
- des pays imposent que l'archivage s’effectue sur leur territoire ou de remplir des formalités plus ou moins complexes en cas d’archivage des factures à l’étranger.

Par ailleurs, et indépendamment des contraintes légales, l’archivage des factures hors du territoire national peut constituer un frein psychologique important au déploiement des solutions de dématérialisation fiscale.

Une offre unique sur le marché initiée et adoptée par des acteurs internationaux
Grâce à la présence de sites d’archivage électronique implantés dans plus de 5 pays européens et d‘une plate-forme mère en France, la nouvelle offre de CDC Arkhinéo commercialisée par
b-process simplifie de manière très importante les problématiques d’archivage en proposant une solution toujours plus proche des besoins des acteurs internationaux.

Adeptes de la dématérialisation fiscale, de grandes entreprises comme American Express et Gefco ont confié le traitement de leurs factures à b-process à travers sa plate-forme billManager™. C’est ainsi que près de 4 millions de factures par an seront archivées chez CDC Arkhinéo.

"Ensemble, CDC Arkhinéo et b-process nous ont proposé une solution opérationnelle d’archivage de nos factures européennes. Ils ont su s’associer pour répondre à nos objectifs : archiver au format électronique les doubles des factures émises par nos principaux centres européens à destination de nos clients, qu’elles soient dématérialisées fiscalement ou encore sur support papier, dans le respect des réglementations nationales (France, Allemagne, Espagne, Royaume-Uni, Portugal, Pays-Bas, Belgique, Suisse)", explique Jean-François Boulanger, chargé de mission Gefco.

"Même si elle est dans certains cas juridiquement justifiable, la mise en œuvre d’une solution monolithique pour tous les pays hypothèquerait sérieusement la réussite du déploiement auprès des partenaires commerciaux de nos clients. Ceux-ci restent très sensibles à la gestion et à la localisation de leurs documents", poursuit Alexis Renard, Président du Conseil d’Administration de b-process.

Pour Charles du Boullay, Directeur Général de CDC Arkhinéo, "Cette démarche ambitieuse répond aux attentes des clients internationaux de b-process, qui doivent composer avec des contraintes différentes selon les pays. À leur demande, nous avons développé cette offre rapidement afin de les accompagner dans leur déploiement à l’international".

Cette solution innovante, qui garantit une sécurité optimale grâce à un back-up en France sur l’infrastructure multi-sites de CDC Arkhinéo, sera opérationnelle dans un premier temps dans les pays de l’Union Européenne.

À propos de b-process
b-process est l’opérateur européen de référence des nouveaux services de facturation électronique avec près de 20 000 entreprises interconnectées. Il associe l’expertise et le savoir-faire afin d’aider les entreprises à tirer le meilleur parti de solutions innovantes dans ce domaine, et ce quels que soient leur taille, leur maturité technologique et leur volume de factures envoyées/reçues. Son offre globale et externalisée s’appuie sur sa plate-forme ASP billManager™. Ce véritable guichet unique des flux de facturation entrants et/ou sortants fournit un service en ligne à la demande aux pays européens et plus largement dans le monde, en optimisant les processus de facturation et en réduisant significativement les coûts. Au delà de l’implémentation EDI traditionnelle, les solutions de b-process ont également facilité la connexion entre les grands groupes et leurs partenaires de plus petite taille en leur permettant d’échanger leurs factures. Pionnier et numéro 1 sur son marché, b-process a renforcé sa position en 2007 grâce à un accroissement durable de son activité (65 millions de factures dont 8 millions hors de France). Plus de 1 000 sociétés font confiance à b-process parmi lesquels Carrefour, Adecco, American Express Europe, L’Oréal, McDonald’s, Suez et Total.
www.b-process.com

À propos de CDC Arkhinéo
Créée en 2001, CDC Arkhinéo est une filiale détenue à 100% par la Caisse des Dépôts et Consignations. CDC Arkhinéo, tiers de confiance archiveur, est la première société française d’archivage et de conservation à long terme des données électroniques. CDC Arkhinéo s’engage en effet à tous les stades du processus : garantie de conservation des données dans des centres d’archivage hautement sécurisés (site de sauvegarde distant de plus de 450 kilomètres des deux sites principaux situés en région parisienne), garantie d’intégrité des données déposées, garantie de haute disponibilité et garantie d’intégralité de restitution des données dans le temps. CDC Arkhinéo archive aujourd’hui les données numériques de clients prestigieux tels que achatpublic.com, b-process, Carrefour France, CDC Fast, CertEurope, Coface, Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC), Experian (Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables, Chambre Nationale des Huissiers de Justice), Gemalto, GSF, Informatique CDC, Keynectis (Crédit Agricole SA, Finaref, Monabanq), Kerema, Keyvelop, Orange Business Services, Pepsico, Pixid.
www.cdcarkhineo.fr