Réalisé manuellement au sein du service Administration des Ventes produits finis et accessoires, le traitement des commandes était très chronophage et parfois source d'erreurs. Le groupe Vaillant a donc souhaité faire évoluer ce processus pour gagner en productivité, améliorer son cycle Order-to-Cash et répondre à sa démarche environnementale de réduction des consommables.

Suite à un appel d'offres, la société a confié ce projet à Esker qui répondait en tous points aux besoins exprimés : une solution SaaS compatible avec son ERP SAP® et son outil de CRM Salesforce®, un outil ergonomique et évolutif et une société de dimension internationale capable d'accompagner le développement de la solution sur d'autres filiales.

« Nous avons fait le choix de la dématérialisation avec Esker pour supprimer le volume exponentiel de papier qui s'amassait dans nos bureaux. En plus du gaspillage, la gestion manuelle des bons de commande engendre beaucoup de perte de temps au moment de la réception et de la diffusion interne des documents, sans compter les heures perdues à archiver et à rechercher les documents au sein de notre service administration des ventes » explique Thierry Tournier, Directeur Administratif et Opérations de la filiale française du groupe Vaillant.

La solution Esker permettra dorénavant au groupe d'automatiser intégralement le traitement de ses bons de commande selon le processus suivant :
- Réception de la commande par fax au sein de la solution et extraction intelligente des données,
- Routage de la commande à la personne concernée en fonction de règles d'attribution : nom du client, produits, zone géographique et niveau d'urgence,
- Archivage automatique du bon de commande avec toutes les données renseignées dans SAP® afin d'accéder aux documents originaux et de faciliter les recherches ultérieures,
- Diffusion, dans certains cas, d'un duplicata de la commande à un tiers (équipe prescription par exemple).

« Notre besoin était moins sur la saisie que sur l'assignation des commandes à la bonne personne et sur la traçabilité. Avec la solution de dématérialisation Esker, nous n'avons plus besoin d'avoir une personne qui trie les fax et les distribue, un par un, aux personnes concernées. Cette répartition se fait automatiquement selon un ensemble de règles d'affectation sur lesquelles nous avons la main. Avec Esker, nous avons fait le choix d'une solution sur-mesure, évolutive, avec un prestataire de dimension internationale » ajoute Thierry Tournier.

Les bénéfices attendus, tant qualitatifs que quantitatifs, sont nombreux :
- Suppression du papier, donc diminution de l'empreinte écologique liée à la consommation annuelle d'environ 300 ramettes de papier (soit 13 arbres) nécessaires à l'impression des commandes et réduction des coûts des consommables associés,
- Réduction des volumes d'archives stockées en interne et auprès d'un prestataire,
- Gains de temps et de productivité pour les assistantes commerciales qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée,
- Réduction des erreurs engendrées par le traitement manuel des bons de commande,
- Amélioration du cycle Order-to-Cash afin de traiter plus rapidement les commandes client, de livrer plus vite et d'encaisser les créances dans le respect du cadre de la LME, en évitant les retards liés à d'éventuels litiges administratifs.

Satisfait de la solution et des équipes Esker, le groupe Vaillant souhaiterait étendre son utilisation à d'autres documents de gestion et à d'autres filiales en Europe.

A propos du groupe Vaillant - vaillant.fr, saunierduval.fr
Avec 12 000 collaborateurs, un portefeuille de 8 marques et un chiffre d'affaires de 2.3 milliards d'euros, Vaillant Group est l'un des leaders européens du chauffage. Propre fabricant de ses produits, le groupe possède 11 sites de production, répartis principalement en Europe, ainsi que 5 sites de R&D.
En France, Vaillant Group est numéro un sur le marché de la chaudière murale gaz, avec ses deux marques Saunier Duval et Vaillant. Une position de leader qui permet au groupe de proposer une large gamme de chaudières sol ou murales, gaz ou fioul, mais aussi des systèmes solaires, des pompes à chaleur, des systèmes hybrides et des ballons thermodynamiques.

A propos d'Esker
Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions d'automatisation des processus documentaires et de dématérialisation des documents de gestion. S'adressant à tous les acteurs de l'entreprise, ses solutions en nuage (Cloud Computing) permettent aux entreprises d'automatiser et de dématérialiser la réception, le traitement et l'envoi de leurs documents : factures fournisseurs, bons de commandes, factures clients, lettres de relances, bulletins de paie, courriers commerciaux et marketing, etc. Esker aide ainsi les entreprises à éliminer le papier et sa manipulation de leurs processus de gestion, tout en améliorant leur productivité, leurs cycles de gestion et leur impact environnemental.
Les solutions d'Esker sont utilisées par plus de 80 000 entreprises dans le monde telles que Adecco, EDF, Entremont, Flammarion, Lafarge, Manpower, Thomson Reuters, Samsung ou encore Whirlpool, ainsi que par des ETI.
Avec un chiffre d'affaires de 40,3 millions d'euros en 2012, Esker se positionne comme le 23ème éditeur de logiciels français et 3ème en région Rhône-Alpes selon le classement Truffle 100 France 2013. Esker se classe également au 5ème rang des champions du SaaS selon l'AFDEL avec une croissance de plus de 25 % de ses solutions Cloud en 2013, représentant plus de 55% du chiffre d'affaires du Groupe (88% en France).
Couvrant l'Amérique du Nord, l'Europe et l'Asie/Pacifique, Esker est un des éditeurs de logiciels français le plus présent à l'international avec 68 % de son chiffre d'affaires réalisé hors de France, dont 41 % aux Etats-Unis.
Esker est cotée sur NYSE Alternext à Paris (Code ISIN FR0000035818) et bénéficie du label d'entreprise innovante décerné par Oséo (N° A1209022V).
www.esker.fr