Fort de nos 15 années d’expérience et de plus de 500 projets menés auprès de 150 clients, nous avons identifié 10 points clés* susceptibles de permettre une mise en œuvre rapide et réussie des projets de dématérialisation. Au-delà du choix d’une solution de dématérialisation ou d’un partenaire ce sont également les facteurs organisationnels, techniques et humains qui doivent être pris en compte.

Au sein de la société tout d’abord, le projet de dématérialisation doit être pensé et construit en cohérence avec la stratégie d’entreprise. Cela implique de le définir pas à pas et de le découper en lots correspondants chacun à un besoin opérationnel et/ou stratégique. Afin d’assurer une plus grande efficacité, il convient de porter dans un premier temps les efforts sur les projets à retour sur investissement rapide.

Une erreur à ne pas commettre est de chercher à automatiser le traitement de l’ensemble des documents de l’entreprise. Pour bénéficier d’une solution efficace, il peut être opportun dans un traitement automatique de privilégier les documents les plus récurrents, les plus faciles à dématérialiser, les exceptions devant être traitées dans un second temps.

La réussite d’un projet de dématérialisation passe aussi par l’adhésion du plus grand nombre à l’application. Cela sous-entend d’associer les utilisateurs finaux dès le début du projet afin de lever les craintes et de prendre en compte au mieux leurs besoins et leurs méthodes de travail. L’adoption rapide de la solution passe également par le soin apporté à l’interface utilisateur. Plus l’application est conviviale et plus facile elle sera à utiliser....sans tout automatiser.

Plusieurs facteurs doivent également être pris en compte dans le choix du partenaire. Une attention toute particulière doit être portée sur sa connaissance des enjeux métiers propres à l’entreprise, ou le cas échéant, sur sa capacité à s’entourer de partenaires intégrateurs spécialistes de ces questions. D’un point de vue technique, il devra faire la preuve de sa capacité à interfacer ses solutions de dématérialisation avec les applications métiers de l’entreprise..

Enfin, en fonction du volume de documents à traiter, il peut être pertinent d’externaliser certaines tâches en vue de libérer des ressources internes pour qu’elles se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

A l’heure de son industrialisation, la dématérialisation nécessite des démarches aussi simples qu’efficaces. C’est la prise en compte de l’ensemble de ces facteurs dès la genèse du projet qui permet d’atteindre l’objectif.

Jean-Louis Sadokh, PDG d’Azur Technology* Pour ses 15 ans l’éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation vient de publier un Livre Blanc intitulé "10 recettes pour réussir vos projets de dématérialisation", téléchargeable sur le site azurtechnology.com/livreblanc