Stanislas Berteloot : KDS est un éditeur français de logiciels qui apporte quatre éléments clés à ses clients, des sociétés du mid-market aux multinationales :

Tout d’abord, KDS créé immédiatement de la valeur auprès de ses clients, en réduisant en moyenne de 20% les budgets de frais et de déplacements ;

KDS, au moyen d’une solution technologique complète en mode hébergé sur le Web (SaaS), permet aux employés, à leur hiérarchie, et aux DAF de gérer rapidement et facilement leurs voyages et leurs frais de déplacements, sans se soucier des contraintes technologiques ;

Notre solution est simple et sécurisée. Nous sommes leader européen sur le créneau frais et déplacements en ligne ; ce qui représente 3,5 millions d’opérations (note de frais ou réservation) ; effectuées sur une plateforme logicielle industrielle et unifiée pour l’ensemble de nos 4.000 clients ;

Enfin, notre offre est souple et adaptée à chacun. KDS compte 120 personnes, réparties dans cinq pays qui peuvent accompagner efficacement nos clients dans leurs projets.

En général les entreprises traitent mal les gestions des notes de frais.

KDS a récemment conduit une étude qui montre que 61% des personnes interrogées remplissent encore leurs notes de frais dans un tableur. Ce chiffre est alarmant, car éloigné des meilleures pratiques. Peu d’entreprises prennent déjà en compte les avantages que peut leur apporter une solution en ligne d’automatisation des frais de déplacements.

Un traitement manuel des notes de frais crée en général de nombreuses frustrations et une perte de temps pour les salariés. Les nombreuses saisies, rendues nécessaires, sont sources d’erreurs. La TVA sur frais est rarement correctement, ou exhaustivement déduite, ou récupérée à l’étranger.

Par ailleurs, sans solution d’automatisation des frais, la direction financière navigue à vue. Il y a peu d’analyse financière possible sur les encours, de rares tableaux de bord sur la typologie des frais engagés ou sur les montants engagés par fournisseurs. Sans un outil de notes de frais le contrôle des règles édictées reste souvent un vœu pieux.

Pourtant, déployer une solution de gestion des voyages et des notes de frais ne prend quatre semaines et génère un retour sur investissement en mois de six mois.

Aujourd’hui 80% des projets mis en œuvre sur ce domaine, reposent sur des solutions modernes hébergées sur le Web en mode SaaS. Elles permettent de s’abstraire des contraintes techniques, de grandement faciliter l’exploitation et l’évolutivité, d’accélérer la mise en œuvre, et de strictement encadrer le risque financier en formalisant le coût total de possession. Il n’y a pas de risques de dérapage.

D’abord, axer sa réflexion sur différentes dimensions, les politiques, les processus, et les outils, et considérer les trois de concert.

Pour ce qui concerne la solution logicielle, différentes options s’offrent aux entreprises : soit adresser la partie amont – le voyage – soit adresser la partie aval – la gestion des frais une fois le collaborateur rentré. Mettre en place ces solutions nécessitent la gestion de deux projets et par la suite l’administration de deux outils distincts. Les solutions de dernière génération permettent de gérer de façon unifiée à la fois les déplacements et les frais, depuis une seule interface Web, et une seule application externalisée.

La meilleure pratique est de passer les étapes intermédiaires, et de mettre en œuvre au plus tôt, les solutions unifiées de dernière génération.

Une solution de gestion des frais et déplacements en ligne apporte de nombreux avantages, par exemple :
- La réduction du temps de saisie
- L’automatisation des taches répétitives
- Le calcul automatique des taux de changes
- La vérification de la conformité à la politique de l’entreprise
- L’analyse des dépenses et des indicateurs clés de performance
- La genèse automatisée des états fiscaux obligatoires (DADS et TVS)

Cependant, pour tirer pleinement avantage d’une telle solution, il est important que l’entreprise couple la mise en place de cet outil à l’usage d’une carte de paiement d’entreprise. Pourtant, d’après notre étude 57% des personnes interrogées en France déclarent ne pas avoir de cartes société.

En effet, toutes les dépenses effectuées avec la carte sont automatiquement importées dans la solution de gestion des frais. Il en résulte les avantages suivants:
- Un gain de temps substantiel pour l’utilisateur, car les lignes de frais sont pré-remplies.
- Une réduction drastique des erreurs sur les montants et les taux de change.
- La fin, ou presque, des avances de frais.
- Un reporting enrichi.

En résumé, la bonne pratique que nous observons pour réduire son poste frais et déplacements, est de mettre en œuvre une solution logicielle automatisée de A à Z, unifiée et externalisée, couplée à une carte affaires et / ou une carte logée, et à un partenaire agence de voyages.

Stanislas Berteloot, je vous remercie et vous donne rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de CFO-news.


Apprenez en plus sur la gestion des frais et déplacements le 7 avril 2009 lors du séminaire CFO-news : Explorez de nouvelles sources d'économies.

www.cfo-news.com/7-avril-2009-Paris-La-gestion-des-notes-de-frais-explorez-de-nouvelles-sources-d-economies_a9351.html