ROCHE France gère ses notes de frais avec ULYSSE Travel et Expenses

Leader en cancérologie, le laboratoire ROCHE compte près de 500 visiteurs médicaux en France, une population qui génère un volume important de frais quotidiens. « Dans le cadre de la globalisation des applications SAP au niveau européen, le module de gestion des notes de frais utilisé jusqu’alors n’a pas été repris. Nous avions donc besoin d’un outil adapté aux spécificités de notre activité en France», commente Martine Godart, chef de projet au sein de ROCHE. « Nous souhaitions un outil de gestion des notes de frais simple à interfacer avec SAP d’une part, ainsi qu’avec notre outil de gestion de la visite médicale Siebel » poursuit-elle. Pas question en effet de modifier les habitudes des visiteurs médicaux.

ULYSSE Travel & Expenses interfacé avec l’outil CRM des visiteurs médicaux
ROCHE lance un appel d’offres fin 2006, et c’est la solution ULYSSE T&E éditée par ETAP-ON-LINE qui est retenue. « La simplicité d’utilisation d’ULYSSE T&E nous a convaincus. Et le mode ASP rentrait bien dans le cadre de la globalisation des systèmes d’information. Enfin, le module de connexion e-booking et l’ouverture de l’application sur Internet nous intéressent beaucoup » explique Martine Godart.

Grâce à son paramétrage, ULYSSE T&E se calque sur la structure et l’organisation de l’entreprise. « L’équipe d’ETAP-ON-LINE a très bien compris nos besoins tout en nous faisant bénéficier de sa forte expertise du marché et de notre métier, et a affiné les interfaces requises. Ainsi, les visiteurs médicaux continuent de saisir les informations relatives à leurs notes de frais dans SIEBEL, puis les données sont automatiquement intégrées dans ULYSSE T&E ». Cela concerne près d’une note de frais par jour pour chacun des 500 visiteurs médicaux. « ETAP-ON-LINE nous a également proposé une fonctionnalité qui permet à chaque visiteur médical d’obtenir un récapitulatif mensuel de ses frais en mode « push e-mail » c’est-à-dire directement dans sa messagerie, sans aucune action de sa part » souligne Martine Godart.

Gestion des notes de frais du siège France
Les frais de déplacement des 700 collaborateurs du siège sont quant à eux directement gérés sur Internet sur ulyssetravel.com. Les assistantes saisissent les notes de frais et chaque collaborateur reçoit par mail un message l’informant que sa note de frais a été transmise pour validation. L’état d’avancement peut-être ensuite suivi directement en ligne, et une fois validées, les données sont automatiquement intégrées en comptabilité.

Succès du mode ASP auprès de tous les utilisateurs
« Les retours des utilisateurs sont extrêmement positifs, d’autant que la prise en main s’est faite très rapidement. Pour l’administrateur de la solution chez ROCHE, les workflows sont faciles à maîtriser grâce à de simples paramétrages, et les messages envoyés aux collaborateurs peuvent être personnalisés ». Le choix du mode ASP a permis de libérer les équipes techniques de ROCHE du support de l’application de gestion des notes de frais, tout en garantissant une maintenance et des mises à jour transparentes et régulières.

Les perspectives
Depuis la mise en place d’ULYSSE T&E, ROCHE active progressivement les multiples fonctionnalités de la solution. « Nous avons déjà entamé la mise en place d’une liaison avec la Société Générale, qui nous fournit l’ensemble des données cartes affaires. Les lignes de frais sont ensuite directement récupérées et intégrées dans la note de frais » conclut Martine Godart. Outre la bonne application de la politique voyage, cette liaison facilite fortement la saisie des notes de frais, puisque les codes fournisseurs (hôtel, parking, commerce) sont déjà déterminés dans les relevés. Gain de temps et confort utilisateur sont désormais au rendez-vous !

A propos de ROCHE
Le laboratoire pharmaceutique ROCHE, dont le siège est à Bâle en Suisse, figure parmi les leaders mondiaux dans les secteurs pharmaceutique et diagnostique. En tant que plus grande entreprise de biotechnologie au monde, le groupe propose des produits et services novateurs qui trouvent leur application dans le dépistage précoce, la prévention, le diagnostic et le traitement des maladies, et contribuent en tant que tels à améliorer la santé et la qualité de vie de l’individu. Fortement axée sur la recherche, ROCHE est le leader mondial des produits pour diagnostic in vitro et des médicaments destinés aux domaines de la cancérologie et de la médecine de transplantation. ROCHE occupe également une position de premier plan en virologie et se montre dynamique dans divers autres domaines thérapeutiques majeurs, tels que les maladies auto-immunes, les affections inflammatoires, les maladies du métabolisme et les troubles du système nerveux central.

En 2007, le chiffre d’affaires de la division Pharma s’est élevé à 36,8 milliards de francs, la division Diagnostics ayant quant à elle réalisé un chiffre d’affaires de 9,3 milliards de francs. ROCHE entretient des liens de R&D et a conclu des alliances stratégiques avec de nombreux partenaires; elle détient notamment une participation majoritaire dans Genentech et Chugai. ROCHE a investi plus de 8 milliards de francs dans la R&D en 2007 et emploie quelque 79 000 personnes.
www.ROCHE.fr

A propos d’ETAP-ON-LINE et d’ULYSSE Travel & Expenses
ETAP-ON-LINE, leader européen sur le marché de la gestion des frais professionnels, conçoit, développe et édite ULYSSE Travel & Expenses, solution d’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec plus de 720 000 utilisateurs en France et en Europe dont 280 000 en ASP, elle répond aux attentes des entreprises : les coûts de gestion baissent de 50 à 70%, les collaborateurs gagnent jusqu’à 2/3 de temps de saisie, la politique Voyage est maîtrisée. La solution est disponible sur Internet (mode ASP) et Intranet, modulable et compatible avec tout ERP. ETAP-ON-LINE compte 650 clients PME-PMI, organismes publics et Grands Comptes dont 19 cotés au CAC40 (L’Oréal, Total, LVMH, BNP Paribas, Orange – France Telecom, Suez, Vinci…).

ETAP-ON-LINE, est une entreprise française fondée en 1999 par Pierre Higelin et Pierre-Emmanuel Tetaz. Acteur dédié à100% à l’édition de solutions de gestion des déplacements professionnels, la société a réalisé en 2007 un CA de 6,4 M€ et compte 60 collaborateurs. Depuis 2007, ETAP-ON-LINE étend sa présence à l’international avec l’ouverture d’une filiale au Royaume-Uni en 2007 et d’un bureau au Canada en 2008. ULYSSE Travel & Expenses est déjà déployé dans 15 pays en Europe, aux Etats-Unis et en Asie.
www.ulyssetravel.com
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