Dans un contexte de transformation digitale avancée, les logiciels de RPA (Robotic Process Automation) semblent devenir le nouveau phénomène IT à la mode au sein des entreprises. Même si le concept n’est finalement pas si nouveau, les premiers cas d’applications ayant été réalisés dans l’industrie des cartes de crédit il y a une quinzaine d’années, ces robots nouvelle génération séduisent, notamment par leurs promesses d’amélioration des processus front to back et de mise en conformité réglementaire. Le phénomène semble d’ailleurs s’intensifier depuis deux ans auprès des professionnels de la finance. Mais quels sont réellement les avantages et applications de l’automatisation des processus robotiques ?

RPA : périmètre et applications

Tout d’abord, quelle différence avec l’automatisation traditionnelle ? La technologie RPA se présente comme la nouvelle couche d’automatisation et de digitalisation des processus métier. L’automatisation peut en effet être vue comme une pyramide avec plusieurs couches : l’ERP est à la base, puis s’ajoute la partie logicielle et enfin les API, qui opèrent des transferts de données intégrés entre les systèmes. Mais même avec ces trois couches en place, certains processus manuels demeurent. C’est là que la technologie RPA intervient, au quatrième niveau.

La technologie RPA est efficace dès lors qu’il existe des tâches répétitives et des règles statiques comme par exemple : se connecter à un système, copier, se connecter au système, coller. Ou pour des décisions structurées, du type appliquez les étapes 1 à 20 dans cet ordre et publiez dans le journal.

Ce type de tâches est fréquent dans la finance (comptabilité fournisseur ou client, registres) et des RH (processus de recrutement, paye, fin de contrat), d’où l’intérêt croissant.
Les avantages varient selon l’entreprise et le projet mais on peut généralement s’attendre à un retour sur investissement conséquent. Ainsi, selon le dernier rapport ISG Automation Index, une stratégie RPA permettrait aux entreprises d’exécuter les processus métier cinq à dix fois plus rapidement, avec 37% moins de ressources en moyenne.

Les robots sont aussi des humains !

Quand vous déployez des robots, pensez que ce sont des êtres humains : chaque robot a son propre ID et exécute une série de tâches. Ainsi, les entreprises qui déploient des robots ne doivent pas négliger le rôle de contrôleur des tâches. Par exemple, quand plusieurs personnes travaillent à la comptabilité et aux achats, les entreprises doivent mettre en place des règles de séparation des tâches pour éviter la fraude. Ceux qui payent les factures ne sont pas les mêmes que ceux qui rapprochent les comptes ou rédigent les bons de commande.

Il faut également appliquer la séparation des tâches aux robots. Le robot, par définition, ne fera que ce qu’on lui demande, alors pourquoi n’aurait-il pas accès à toutes les parties du processus pour exécuter ses tâches ? Il ne peut certes pas prendre de décision en faveur d’une fraude, mais ceux qui l’ont conçu et qui le développent, oui. Si une même personne s’occupe du développement, du contrôle qualité et met le robot en production et se charge de la maintenance, il y a un risque de fraude. Il faut donc trois ou quatre groupes différents de personnes qui se chargent du développement, de la qualité, de la production et de la maintenance.

Il est indéniable que les robots bouleversent l’organisation du travail et que certaines professions tendent à disparaître. Mais les gains de productivité évoqués ne créent pas des pertes d’emplois. Ils permettent aux entreprises de redéployer les employés pour qu’ils assument des tâches à plus forte valeur ajoutée et un volume de travail supérieur. Il y aura également de nouveaux emplois pour des personnes compétentes, qui auront notamment plus de temps pour analyser des informations, élaborer les stratégies et prendre des décisions.

Les entreprises devront partir en quête de talents capables d’administrer les processus et de les optimiser dans la continuité. Il leur faudra également des employés pour configurer les robots. Les meilleurs experts de la configuration ne sont pas toujours des experts de la technique IT mais des gens déterminés et enthousiastes vis-à-vis de la technologie.

Et après ?

Plus la technologie RPA se généralise, plus les dirigeants d’entreprise doivent se demander quels processus adopter et quelle valeur ils pensent en retirer. Ainsi, il faut établir des priorités, classer les projets et organiser les ressources pour les gérer. Il devient primordial d’adopter une véritable approche évolutive, pour avoir à la clé des résultats plus rapides, plus sûrs et plus performants pour les clients et utilisateurs finaux, tout en anticipant les éventuels problèmes. Vaste programme !

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