Avec le développement des processus « paperless » et l’explosion de la signature électronique, les documents contractuels, autrefois sur support papier, sont maintenant numériques (ou le deviennent dans le cas d’une copie fiable issue d’un processus de numérisation ad hoc). Ces documents constituent une valeur économique et juridique pour l’entreprise qui doit, dès lors, les conserver, afin de garantir leur recevabilité juridique, dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité, la pérennité, la confidentialité et la sécurité. Explications.

Les entreprises privées conservent leurs documents pour les raisons suivantes :
• elles ont l’obligation de conserver les documents faisant l’objet d’une durée légale/réglementaire de conservation ;
• en l’absence de durée légale/réglementaire obligatoire, elles ont la nécessité de conserver les documents leur permettant, le cas échéant, de faire valoir leurs droits en cas de contentieux judiciaire ou administratif (fiscal, social etc…), et cela jusqu’à extinction du délai de prescription ;
• ces documents sont très importants pour elles d’un point de vue patrimonial (histoire de l’entreprise, savoir-faire, procédés de fabrication, innovations etc.)

Une autre raison, souvent méconnue, existe pour les documents contractuels dont la principale différence avec les autres documents de l’entreprise réside dans le fait qu’ils constituent des « e-Assets », c'est-à-dire des actifs au sens juridico-financier du terme.

Moralité, il est important de les conserver et de bien organiser leur archivage. Mais cette opération est encore trop souvent perçue comme une contrainte par les entreprises qui sous estiment les enjeux juridiques et financiers sous-jacents.

Quatre cas d’usage qui prouvent que les contrats sont des actifs majeurs

Ces documents contractuels sont, dans certains cas, des actifs représentant des garanties et sont mêmes parfois « mobilisables » d’un point de vue financier :

• Le rachat d’une entreprise
En phase de due-diligences, l’acquéreur d’une entreprise doit être en mesure de vérifier l’intégralité des contrats conclus par la cible ; et plus particulièrement s’agissant des contrats clients, de s’assurer de la réalité de ces contrats, qu’ils sont bien cessibles (autrement dit, qu’ils « suivront » le fonds de commerce lors de l’acquisition) et qu’ils sont exécutables et bien opposables juridiquement. Faute de quoi la valeur de l’entreprise rachetée peut être révisée à la baisse, voire vide de toute substance. Cela montre l’importance des contrats archivés en bonne et due forme, avec la garantie de l’intégrité et de leur pérennité.

• Le respect des ratios de solvabilité
Dans le secteur financier toujours, les banques doivent faire face à des ratios de solvabilité mettant en rapport leurs capitaux propres avec le montant de l’encours de crédits consentis aux clients (les règles dites « Bâle ») pour limiter les risques de défaillance.
Ces ratios déterminent la capacité des banques à faire face aux risques éventuels liés à leurs activités (non-remboursement de crédits distribués ou autres pertes de valeur de ses actifs). Lorsque l’encours de crédits atteint un seuil « critique » par rapport aux fonds propres de la banque, celle-ci a deux solutions : réaliser une augmentation de capital (ce qui est long et difficile) ou réduire l'encours de crédits en le cédant à un tiers (un confrère ou un broker).
Celui-ci (le cessionnaire) va analyser et évaluer la réalité de ce portefeuille de crédits cédés (conformité, opposabilité) et, en fonction de cette analyse, proposer une offre de rachat dont le montant dépend du risque potentiel lié aux emprunteurs et à la solidité juridique des contrats. La propriété des contrats de crédit est dès lors transférée.

• La titrisation
Dans le secteur financier, les actifs que représentent les contrats (notamment de crédit conso ou immobilier) peuvent être utiles dans le cadre d’une opération de titrisation. Cette technique permet à un organisme financier souhaitant obtenir du cash de regrouper, par exemple, les crédits à la consommation consentis à ses clients au sein d’une créance globale. Cette créance sera vendue à une société constituée à cet effet par l’organisme financier vendeur qui ensuite se financera en procédant à une émission obligataire, placée le plus souvent auprès d’institutionnels (banques, assureurs, fonds d’investissement etc.). D’où l’importance de pouvoir s’assurer que les créances que sont les crédits consentis sont bien certaines, autrement dit que ces contrats de prêt sont réels, qu’ils respectent le formalisme attendu (date, signature, présence des clauses obligatoires), qu’ils sont recevable juridiquement (intégrité), afin que l’organisme qui rachète la créance puisse bien récupérer les fonds en cas de défaillance des emprunteurs.

• Les contrats comme garantie d’un financement
Dans le secteur de l’immobilier ou de l’assurance, le refinancement est aussi possible grâce aux contrats échelonnés ou à exécution programmée (comme les baux locatifs par exemple). Si une entreprise immobilière doit faire face à un problème financier, elle peut utiliser ces baux et les valoriser. Les contrats de bail deviennent alors la garantie du financement via une opération de nantissement. Le financeur va dès lors vouloir, comme dans les cas précédents, s’assurer de la réalité et la recevabilité de ces créances

A travers ces 4 exemples il apparaît clairement qu’il convient d’envisager l’archivage sous un angle quelque peu différent du simple stockage.

L’intérêt d’un archivage à vocation probatoire au sein un outil dédié (SAE : Système d’Archivage Electronique) à l'état de l'art des contraintes métier (certification NF 461), de sécurité (ISO 27001) ou règlementaires (SOC 2) apportant des garanties en termes de date certaine d’archivage, de pérennité à Long Terme (re-lisibilité dans le temps) et d’intégrité, prend ici tout son sens et apportera le maximum de garanties en matière de recevabilité des documents contractuels archivés et donc de « solidité » en contrepartie de financement.

Cette dimension n’est pas encore suffisamment prise en compte par les entreprises des secteurs évoqués. Sont-elles en capacité de produire ce dossier de preuve en cas de litige ? Non, pour bon nombre d’entre elles, qui ne disposent toujours pas d’outils adéquats.

Une situation d’autant plus dommageable que la société se judiciarise et que les conséquences peuvent être beaucoup plus lourdes qu’auparavant.