Manuel Auguste-Dormeuil : Pour nous, la dématérialisation industrielle consiste à mettre en œuvre une organisation, des processus et des outils calibrés de façon industrielle, c’est-à-dire capables de supporter la mise en œuvre rapide d’un nouveau service, de prendre en compte de façon simple la variété des besoins de nos clients et de traiter de très gros volumes, et ce, en toute sécurité. Le "plus" de Xerox Global Services est d'avoir mis en place ces différentes composantes de façon à ce qu’elles puissent évoluer facilement, tout en nous permettant de remplir nos obligations de résultat.
L'idée est donc de rendre la dématérialisation plus efficace dans une logique métiers. Une fois les données dématérialisées, il s'agit de savoir comment les intégrer "intelligemment" dans le système d'information de nos clients.

Plusieurs raisons permettent d'expliquer pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers cette technologie. Tout d’abord, la dématérialisation, accompagnée d’une remise à niveau des processus, est un vecteur de réduction des coûts. Toutes les études montrent par exemple que la dématérialisation des factures fournisseurs permet de faire économiser jusqu'à 50% ou plus des coûts de fonctionnement d'une entreprise. Les sommes ainsi libérées peuvent ainsi être utilisées pour développer le cœur d’activité de l’entreprise.
Les fonctionnalités de suivi et de traçage des événements nous permettent par ailleurs de proposer de nouveaux services aux tiers : par exemple un serveur Internet de suivi des l’état des factures à destination des fournisseurs, ou encore l’intégration dans un serveur de GED de tous les courriers entrants avec un résumé automatique facilitant l’accès à ceux-ci.

Très complète, l’offre XGS permet de couvrir l’ensemble de la gestion des flux documentaires d’une entreprise, qu’ils soient entrants, internes à l’entreprise ou sortants.
Les flux entrants correspondent à tous les courriers, factures, dossiers de crédit, coupons… adressés par des tiers sous format papier ou électronique. Nous traitons l’ensemble de ces flux en utilisant nos plates-formes de dématérialisation, en France ou à l’étranger. Nous numérisons les documents papier et extrayons les informations nécessaires au moyen d’outils de catégorisation automatique et de lecture optique de documents. Les fichiers ainsi constitués sont intégrés avec les images électroniques des documents dans les systèmes d’information de nos clients. Les documents électroniques, e-mail et autres sont intégrés à ce flux en fonction des spécifications établies.
Les documents internes à l'entreprise sont quant à eux intégrés dans des systèmes de Gestion Electronique de Documents (GED) ou soumis à des « workflows » (par exemple, approbation / validation des factures fournisseurs). Xerox propose des solutions d’hébergement ou d’intégration de système sur ces deux points. Selon les cas, ils sont également archivés dans les coffres forts électroniques XGS, avec valeur probante ou non.
Enfin, XGS accompagne également la communication externe de ses clients via ses services de création documentaire (permettant de concevoir tous types de documents selon les différents média), de reprographie, d’éditique et de gestion d’environnement d’impression bureautique. Nous pouvons également prendre en compte les impressions externes de nos clients en garantissant des coûts moindres au moyen d’une plate-forme collaborative.
En complément de ces services, nous avons développé des offres métiers pré-formatées reprenant les différentes solutions que je viens de vous décrire et s’intégrant parfaitement dans les processus de nos clients : la gestion des factures, la gestion de la relation clients et la gestion de la documentation technique.

L’offre de service XGS est conçue comme un tout permettant d'accompagner les différents processus documentaires de nos clients. Afin de leur garantir un retour sur investissement toujours plus élevé, nous améliorons et enrichissons ces services de façon permanente, notamment en termes de sécurité et de productivité. Depuis peu, nous proposons également une offre d’archivage électronique à valeur probante, développée en interne et d'ores et déjà exploitée chez l'un de nos plus gros clients.

Les clients qui nous ont fait confiance sont de plus en plus nombreux et issus de tous les secteurs d’activité. Je peux notamment vous citer ABB pour qui nous assurons la gestion des factures fournisseurs, Banque Accord pour le traitement des dossiers de crédits, ou encore Bouygues Telecom chez qui nous intervenons dans le cadre du traitement des courriers clients et des contrats d’ouverture de ligne.

Manuel Auguste-Dormeuil je vous remercie et vous donne rendez-vous dans un prochain numéro de CFO-news.