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Les fêtes de fin d’année en entreprise, comment rendre heureux tout en maîtrisant les coûts

À l’approche des fêtes de fin d’année, les entreprises sentent le besoin et la responsabilité de célébrer et récompenser leurs talents pour leur bon travail de l’année passée. Elles tombent souvent dans l'écueil des festivités plus spectaculaires que de raison, de présents mal choisis, et de dépenses excessives qui restent ensuite à gérer en début d’année suivante par les équipes financières.


Par Roy Skop, Regional Manager France chez Soldo

Pertes de reçus, notes de frais et dépassement de budgets sont monnaie courante pour les entreprises en cette période. Pourtant, en cette période d’incertitude économique, les entreprises devraient plus que jamais surveiller leur trésorerie.

Circonscrire les besoins pour maîtriser la dépense

La perte de contrôle et de visibilité sur les dépenses commence souvent de la même manière : l’entreprise confie l’achat des décorations pour la fête de fin d’année à un collaborateur (qu’une carte lui soit confiée ou qu’il doive payer de sa poche puis être remboursé), le budget n’est pas clairement circonscrit, et les achats se succèdent, et le budget est finalement dépassé, avec à la clé une quantité excessive de matériel par rapport aux besoins réels de l’entreprise.

Il faut donc définir des règles et des budgets clairs pour ce type d’opération. Confier une carte d’entreprise pour les achats peut se révéler être une bonne solution. Quelques bonnes pratiques peuvent écarter toute possibilité de mauvais usage de la carte : définir des échéances pour les budgets (mensuels, hebdomadaires ou quotidiens), empêcher le retrait d’espèces ou les paiements sans contact, désactiver certaines catégories de commerçants comme les jeux d’argent, et bien sûr, mettre en place des alertes autour des dépenses.

Une autre best practice prévoit de créer plusieurs portefeuilles pour consacrer des budgets à des équipes : créer un portefeuille pour gérer les dépenses liées à une campagne publicitaire de Noël afin que toutes les personnes impliquées dans la campagne aient accès aux fonds en cas de besoin.
Trouver un prestataire qui permettra à l’équipe financière de visualiser tous les paiements en temps réel dans toute l’entreprise, afin de bloquer les cartes lorsqu’elles sont utilisées à mauvais escient.
Épargner à ses équipes financières la paperasse de début d’année

En début d’année, de nombreuses équipes financières doivent remettre de l’ordre après des dépenses de Noël confuses, avec tout ce que cela comporte de feuilles de calcul à remplir, de rapports à générer et de paperasse à gérer.

Un système de gestion des dépenses idéal doit proposer tant une praticité d’utilisation aux employés chargés de l’organisation des fêtes, qu’une visibilité complète et en temps réel sur les transactions à l’équipe financière. Il faut aussi que les rapports soient faciles à retrouver, à exporter et à transférer vers le logiciel de comptabilité, pour éviter le tracas post-Noël.

L’automatisation du processus d’importation des informations de paiement dans le système de l’entreprise représente un immense gain de temps pour des équipes financières qui doivent prioriser la stratégie d’entreprise, pourvu que la solution de gestion des dépenses soit suffisamment interopérable avec les autres outils de comptabilité et de gestion.

Offrir des cadeaux qui font vraiment plaisir

De nombreuses entreprises estiment qu’offrir des cadeaux ou des avantages à leurs employés est une marque d’attachement en cette période : qui n’a jamais reçu de chocolats ou de bouteilles de vin pour les plus corporate, d’abonnements ou de box en startup ?

Pourtant, il s’agit le plus souvent de cadeaux impersonnels. Comment prétendre que le développeur qui a passé ses six derniers mois à perfectionner une application à très forte valeur ajoutée pour les affaires de l’entreprise se sente valorisé et remarqué par son employeur lorsque celui-ci lui offre une box pour faire ses propres cookies alors que celui-ci n’a eu de cesse de rappeler à ses collègues qu’il était intolérant au gluten ?

Or, le propre du cadeau est précisément qu’il soit adapté à l’individu à qui il est offert. En entreprise, le plus logique est que les employés choisissent eux-mêmes ce qui leur fait plaisir : un souhait qui peut devenir une réalité lorsque l’entreprise opte pour des cartes de paiement à usage unique avec un montant prédéfini dessus, ou encore des bons cadeaux.

Jeudi 15 Décembre 2022




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