S'il est désormais admis que la suppression du papier dans les processus de paiement des factures fournisseurs soit une bonne chose, son utilisation domine toujours dans de nombreuses organisations. Selon le rapport Billentis Market Report for eInvoicing, 70 % de l'ensemble du traitement des factures dans le monde se fait encore sur papier.

Mais une seule faute de frappe suffit pour que tout le processus de paiement soit impacté. Si la date d'échéance saisie à la main est incorrecte, l'entreprise va tarder à payer son fournisseur, perdant ainsi un escompte pour paiement anticipé. Et si la date d'échéance n'est pas respectée, la livraison des biens et leur mise sur le marché seront aussi retardées, impactant au passage les objectifs de vente.

Une petite erreur mais non des moindres
Alors que le papier est l'ennemi des paiements à échéance, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs est son meilleur ami. Les solutions d'automatisation intelligente (IA), qui incluent l'automatisation cognitive de documents, peuvent extraire, valider et classer le papier et d'autres sources de factures, ce qui permet d'obtenir jusqu'à 85% de traitement en continu. En retirant le papier des comptes fournisseurs, l'automatisation intelligente augmente la visibilité des données, réduit les risques et offre de nombreux autres avantages.

Réduction des coûts. Peu d'idées sont aussi cathartiques qu'une promesse de faire des économies. Selon le rapport Ardent Partners de 2017, 63 % des responsables de la comptabilité fournisseurs ont identifié la réduction des coûts de traitement comme une priorité de leurs processus financiers. Grâce à l'automatisation intelligente, les coûts sont réduits de 50%. Par exemple, dans son enquête mondiale sur la facturation électronique, EY a constaté que 52 % des organisations ont déclaré que la réduction des coûts était le principal avantage du traitement sans papier. Selon l'enquête, le coût d'une facture électronique s'élève à 7 euros, contre 15 euros pour une facture papier.

Réaliser des économies. Les économies de coûts se traduisent souvent par une réduction de la main-d'œuvre. Mais une plus grande visibilité sur les modalités de paiement permet également aux entreprises de bénéficier des remises en payant à la date d'échéance ou de façon anticipée. Ces économies peuvent s'accumuler rapidement.

Accélération des paiements. L'élimination de la saisie manuelle accélère également le processus de traitement. EY a constaté que les factures électroniques étaient traitées en trois jours, contre 15 pour le papier. De plus, selon les répondants, un employé à temps plein était capable de traiter 6 000 factures papier par année, mais pouvait vérifier 90 000 factures électroniques. Il s'agit d'une augmentation importante de la productivité.

Gagner en agilité. L'automatisation intelligente élimine la complexité du traitement. Les factures provenant de sources multiples et en plusieurs langues ou formats créent de nombreux processus complexes en aval, qui prennent plus de temps et coûtent plus cher. L'automatisation cognitive des documents, une composante de l'Automatisation Intelligente, simplifie ce processus en récupérant, validant et classant les factures papier, ainsi que celles envoyées par emails ou par fax.

Optimiser l'utilisation des ressources. Saisir les données manuellement est ingrat, et le volume et la complexité des factures empêchent les organisations de maintenir un rythme auprès de leurs effectifs actuels. Cependant, avec l'automatisation intelligente, les équipes du service facturation passent moins de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée et plus de temps sur la stratégie.

Augmenter la précision. Grâce à l'automatisation robotisée, les entreprises peuvent bénéficier de l'appariement des factures avec les bons de commandes et de livraisons. Ces options optimisent les résultats de validation, réduisent les erreurs, assurent des paiements en temps opportun et permettent de comptabiliser les escomptes pour paiement anticipé.

Simplifier le traitement des factures de bout en bout. Les entreprises qui traitent des factures en dehors de leurs systèmes ERP souffrent davantage de retards et d'erreurs. Cependant, en intégrant l'automatisation de la comptabilité fournisseurs à leur ERP, elles sont en mesure de valider les informations relatives aux fournisseurs et aux commandes, et d'obtenir une visibilité et un contrôle complets des processus financiers.

Pour rester compétitives et en phase avec l'évolution des exigences métiers, les entreprises doivent dès aujourd'hui travailler comme demain et automatiser d'avantage leurs processus. Le remplacement de systèmes obsolètes par une solution d'automatisation intelligente complète permet aux entreprises de réduire les flux de travail et d'obtenir de meilleurs résultats, notamment en réduisant les coûts par facture, les temps de cycle et les remises pour paiement anticipé.

A propos de l'auteur :
Brice PHOSARAJDAVONG est Consultant Avant-Vente des solutions d'automatisation des processus financiers chez Kofax. Son expérience terrain de 9 ans en tant que Consultant Solution et Manager de Solution sur le "Purchase to Pay" lui permet de mieux conseiller les entreprises sur les possibilités d'automatisation et d'optimisation de leurs processus financiers.

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