Le service finance a fait partie de ce projet. Après l’acquisition de SAP FI en 2013, pour la comptabilité, le projet de digitalisation s’est développé sur trois grands axes avec les notes de frais (2018), les factures sortantes (2019) et les factures entrantes (2020).

D’un process manuel à une gestion 100% mobile

Auparavant, la gestion des notes de frais se faisait sur Excel. “C’était très archaïque : les notes de frais se baladaient dans les navettes de liaison hebdomadaires puis d’étage en étage, de bureau en bureau, on avait beaucoup d’appels pour savoir si la note de frais était bien arrivée en comptabilité. La gestion était très chronophage. Par ailleurs, le remboursement prenait beaucoup de temps à cause du processus très lent”, explique Jean-Luc Billaut, chef de projet finance chez Agapes.

Le groupe a procédé à un appel d’offres, dont les critères de sélection étaient :
● L’interface intuitive et fonctionnelle
● L’intégration à l’ERP SAP mis en place en amont
● L’authentification unique avec Gmail (SSO)
● L’application mobile avec le suivi des trajets via Google Maps
● La possibilité de déployer à l’international (Canada et Italie)
● La digitalisation à valeur probante

“Sur les neufs éditeurs sollicités pour l’appel d’offres, trois ont été retenus en short list. SAP Concur répondait le mieux à l’ensemble de ces critères. Nous souhaitions en priorité une solution “ATAWAD” : « Any Time, Any Where, Any Device » et multilingue. Les utilisateurs sont principalement des directeurs de restaurants et des directeurs régionaux souvent en déplacement. Aujourd’hui, 100% d’entre eux utilisent Expense sur mobile. Autre point important, l’intégration à l’ERP SAP qui s’est révélée bluffante et extrêmement organisée et structurée”, indique Jean-Luc Billaut.

Un projet d’implémentation efficace

La mise en place s’est faite intégralement à distance, via des ateliers et des échanges au téléphone ou en visio. “Nous avons été surpris au départ par la méthodologie qui consiste à tout faire à distance, mais finalement, elle s’est révélée pertinente, robuste et terriblement efficace. Un chef de projet senior s’est chargé de nous suivre de A à Z et a fait intervenir un expert métier à chaque étape plus technique”, décrit Jean-Luc Billaut.

Agapes a fait le choix de déployer Expense pour la gestion des notes de frais, ExpenseIT pour la dématérialisation des reçus et Intelligence pour la production de rapports. L’entreprise prévoit d’utiliser dès le 2 juin 2020 la digitalisation à valeur probante pour numériser les reçus et assurer leur conformité.


“L’intégration de la digitalisation à valeur probante était une exigence à la signature avec SAP Concur, poursuit Jean-Luc Billaut. Cela simplifie largement le contrôle des justificatifs. Quitte à lancer un projet de transformation digitale d’envergure, autant aller jusqu’au bout !”

Une adoption très rapide

Côté utilisateurs, l’adoption a été très rapide. “La solution étant très intuitive et la prise en main très simple, seules des petites formations en présentiel ont été nécessaires. Les retours des utilisateurs sont unanimes : il est hors de question de revenir en arrière ! Nous observons de nombreux bénéfices en matière de traçabilité, de rapidité de remboursement (2 paiements par semaine) et de dématérialisation des justificatifs”, ajoute Jean-Luc Billaut.

Quant au service comptable, cela représente un gain de productivité sur un an de : 2 700 heures, 390 jours, soit 1,7 ETP permettant de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et d’absorber l’ouverture de nouveaux restaurants.

“Par ailleurs, nous sommes très satisfaits de la gestion avant, pendant et surtout après le projet. Le support client s’est révélé extrêmement efficace : les équipes suivent le dossier de près, se montrent réactives et trouvent rapidement des solutions.” conclut Jean-Luc Billaut.

Fort de ce projet, Agapes pourrait envisager de déployer la partie gestion de voyage, de façon à offrir une seule et même interface aux collaborateurs.

A propos de SAP Concur
SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels.
Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d'automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l'approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l'IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu'elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d'hier, facilitent le travail d'aujourd'hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour.
concur.fr

A propos du Groupe AGAPES Restauration
Agapes Restauration est un groupe de l’Association Familiale Mulliez, créé en 1971, regroupant la branche Restauration. Il comprend les enseignes commerciales Pizza Paï, Flunch, Il Ristorante, Les 3 Brasseurs, Amarine, SoGood, Salad & Co, Festein d’Alsace. Agapes est le troisième groupe sur le marché de la restauration en France avec 356 restaurants dans l’Hexagone et 24 à l’étranger.

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