Paris, le 12 mai 2006 - Le Musée Victoria & Albert de Londres a choisi Global 360, éditeur de solutions d’optimisation et de gestion des processus d’entreprise (BPM), pour faciliter l’intégration des technologies du 21ème siècle et moderniser ses méthodes de gestion.

Le musée V&A a été créé suite au succès de l’Exposition Universelle de 1851, en tant que présentation permanente visant à promouvoir l’excellence dans le design. Il a ainsi rassemblé peu à peu l’une des plus remarquables collections artistiques, associant des œuvres contemporaines aux plus belles pièces classiques et historiques.

Néanmoins, bon nombre de processus mis en place pour la gestion des œuvres présentes dans les différentes expositions ont été établis il y a plus de cent ans ; ce qui a entraîné à la longue des problèmes liés à la redondance des tâches, avec des systèmes comportant un grand nombre de formulaires et de fichiers sur papier.

C’est pourquoi le musée a entrepris une révision complète de ses processus, s’appuyant sur G360 Enterprise de Global 360, solution de BPM éprouvée permettant de prendre en compte la très grande variété des tâches que doit réaliser le musée, notamment : les prêt d’objets à d’autre organismes, les emprunts pour certaines expositions du musée, la création de fiches d’identité, la traçabilité des produits.

G360 Enterprise associe une plate-forme de BPM à des fonctions d’analyse, grâce auxquelles le musée peut étudier ses processus actuels afin de les optimiser et ainsi développer des méthodes de travail plus efficaces. Tout le processus de documentation devient électronique, ce qui automatise et accélère les procédures pour un traitement plus efficace.

Par exemple, l’achat d’un objet de grande valeur nécessite la mise en place d’une procédure fastidieuse. L’ancienne méthode consistait à remplir manuellement des formulaires et à suivre la procédure de validation auprès des différents départements du musée. A chaque erreur détectée, le document était à nouveau renvoyé au premier maillon de la chaîne pour recommencer le processus. Avec la solution de Global 360, la gestion administrative est simplifiée et la gestion des demandes est optimisée. Le nouveau processus permet de traiter les requêtes directement sur un écran informatique et chacune des erreurs est rectifiée instantanément. La solution signale également les goulets d’étranglement, pour rerouter les documents plutôt que de bloquer le processus. Enfin, elle offre une visibilité complète des process et permet de rendre compte des actions effectuées, éléments indispensables pour le musée Victoria & Albert.

Ian Croxford, directeur des systèmes d’information du musée, commente : « Les nouvelles technologies sont souvent vues comme une menace, et difficiles d’accès, surtout lorsque les gens sont habitués à travailler d’une façon qui a toujours fonctionné par le passé. Il nous fallait donc un système qui fournisse d’emblée des avantages évidents, apportant notamment plus de liberté aux utilisateurs, au lieu de rendre leur travail plus difficile. La solution de Global 360 a largement répondu à nos besoins. »

Barrie Hoban, responsable de Global 360 au Royaume-Uni, conclue : « Il y a encore plusieurs challenges à relever dans le projet du musée V&A. Grâce à notre solution et à nos relations étroites, le musée dispose d’une solide base pour assurer à ses nombreux visiteurs une visite enrichissante et mémorable. »