Un projet outil pour optimiser la gestion des 65 M€ d’encours clients
Fondé en 1925, le Groupe Heppner compte aujourd'hui parmi les plus importants organisateurs de services Transport et Logistique en France et est la 1ère entreprise indépendante et familiale sur ce marché. Fort de ses 3 800 collaborateurs, le Groupe compte près de 100 sites en France, dont 44 agences de Messagerie, et 7 filiales en Allemagne. Son adossement à de solides entreprises partenaires, toutes leaders dans leur pays, lui permet de desservir 134 pays. Véritable apporteur de solutions sur mesure, Heppner propose une combinaison de savoir-faire, déclinables en fonction de la demande de ses clients, en Messagerie et en transport de Lots en France et en Europe, en transport Aérien et Maritime dans le Monde, en prestations Douanières et en services Logistiques.

Après une réorganisation de son service Crédit-Recouvrement, le Groupe Heppner a souhaité optimiser son activité de gestion du cash et structurer la vision globale de ses créances clients.

Ce projet outil devait répondre à des besoins d’automatisation des tâches en vue de continuer à améliorer la réduction des délais de paiements (DSO) et accélérer le processus de résolution des contestations clients.
L’enjeu pour le Groupe Heppner était également de permettre à son équipe de relance, segmentée en 2 pôles régionaux, de mieux partager l’information avec les agences, Directeurs régionaux, Commerciaux, Services d’exploitation et services fonctionnels… pour ainsi améliorer leur productivité.

« Nous gérons mensuellement 50 millions d’euros de factures échues. Cette masse financière était jusqu’alors traitée par les équipes par le biais d’une extraction hebdomadaire de balance âgée sous Excel. Cette méthode ne permettait pas une maîtrise globale de notre portefeuille clients, avec beaucoup de perte de temps. Par ailleurs, le mode tableur limite l’organisation des actions et le suivi des contestations clients » témoigne Marc Pires, Crédit Manager du Groupe Heppner.
Après analyse des solutions du marché, la Direction financière du Groupe Heppner a choisi la solution Sidetrade Network. « Les fonctionnalités correspondaient bien à nos spécificités métier et à la volonté de l’entreprise de gérer en interne la problématique du cash. Nous avons également été séduits par l’interface web qui permet un travail partagé entre nos services répartis sur tout l’Hexagone » explique Marc Pires.

Une solution web conviviale et déployée en 4 mois
Avec un logiciel distribué sous forme de service Internet, Sidetrade Network permet de se décharger des problématiques d’exploitation et de maintenance informatique tout en réduisant le délai de mise en oeuvre. De fait, l’outil a été déployé en 4 mois. « Le modèle par abonnement est une garantie de maîtrise des coûts et permet une évaluation plus rapide du retour sur investissement ».

Outre la réduction du coût de possession liée au modèle SaaS, Sidetrade garantit une mise à disposition des évolutions fonctionnelles, en toute transparence pour les utilisateurs. Marc Pires poursuit « Avec ce choix, le Groupe n’a pas été soumis aux contraintes techniques liées à l'implémentation d’un logiciel puisque celui-ci est hébergé chez Sidetrade ».
Désormais, les équipes de relance travaillent de façon collaborative sur la solution en ligne. L’interface web procure une navigation intuitive qui offre à tous les utilisateurs une appropriation immédiate de l’outil, sans assistance d’informaticien.

Afin de renforcer le savoir-faire tourné vers l’accélération du cash et la prévention des risques clients, le Groupe Heppner va déployer progressivement Sidetrade Network.

Marc Pires précise : « Dorénavant, nos 8 gestionnaires disposent d’une solution web de cohésion multiservices. Ces derniers adressent quotidiennement des rapports et des alertes aux autres fonctions concernées par la relation financière clients. Enfin, Sidetrade Network est une solution modulaire et évolutive. Nous sommes ravis aujourd’hui de participer activement au programme d’évolution fonctionnelle en collaboration avec le Product Manager de Sidetrade ».

Un bénéfice organisationnel majeur pour une compétitivité accrue
Aujourd’hui, la Direction Financière dispose d’un système unifié pour le pilotage de ses 20 000 comptes. Le processus de relance du Groupe Heppner est entièrement automatisé et sécurisé. Sidetrade Network est alimenté par les données extraites de l’outil comptable du Groupe.

Les experts de Sidetrade ont accompagné le Groupe au changement et à l’adoption de la solution, en parfaite cohésion avec ses enjeux. Les processus de relance et de gestion des contestations commerciales ont ainsi été optimisés dans le sens d'une meilleure productivité partagée par près de 250 collaborateurs à terme.

Très simplement, les opérationnels disposent de leur agenda de relance, des encours gérés, des factures échues avec une information précise sur le compte client et des actions menées ou à exécuter. L’automatisation des tâches, la facilité d’accès à l’information, le travail collaboratif étendu à tous les acteurs du Groupe contribuent à dynamiser la relance et accélérer la réduction des retards de paiements.

Par le biais d’une organisation spécifique, le Groupe Heppner a vu sa durée de crédit clients baisser de 72 à 56 jours. Sidetrade accompagne aujourd’hui le Groupe Heppner dans sa volonté de poursuivre la réduction de son DSO. Par ailleurs, le Groupe Heppner souhaite également développer sa capacité à faire face à une montée en charge de son activité à effectif constant.

Grâce au nouvel outil, le Groupe identifie plus rapidement les typologies de contestations et met en oeuvre les actions adéquates qui visent à accélérer leur résolution. « Chaque agence étant gérée en tant que centre de profit, les Directeurs d’agence disposent désormais d’une information précise quant aux contestations existantes, leur nature et les impacts financiers afférents. De fait, les actions sont priorisées et le travail de nos opérationnels bien plus efficace » explique Marc Pires.

«Nos gestionnaires transfèrent une information fiable et détaillée à tous les acteurs concernés et ce en temps réel.
Nos responsables de pôles et moi-même disposons d’un véritable outil de management avec un reporting complet des performances de chacun ainsi qu’une information claire de l’ensemble des freins au bon encaissement de nos créances » conclut Marc Pires.

A propos de Sidetrade
Sidetrade est le leader des solutions en ligne pour l’optimisation du BFR des entreprises. Sidetrade propose de réduire les délais de règlement interentreprises et de sécuriser les créances clients. Avec ses services en mode SaaS, Sidetrade s’engage sur la génération de cash. Plus de 200 grandes et moyennes entreprises sont clientes des services de Sidetrade.
Lauréat 2006 du Deloitte Technology Fast 50, Microsoft Certified Partner, Sidetrade est cotée sur le marché Alternext d’Euronext Paris (ISIN code : FR0010202606 - ALBFR).

L’augmentation de capital préalable à l’admission de Sidetrade sur Alternext a été réalisée par placement privé et n’a donc pas donné lieu à l’établissement d’un Prospectus d’information visé par l’AMF. Sidetrade n’a donc pas fait et ne fait pas Appel Public à l’Epargne. La détention des titres Sidetrade est donc réservée aux seuls Investisseurs Qualifiés.
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