Le Groupe Astria Immobilier, pour son activité gestion immobilière, regroupe 3 sociétés :
- France Habitation, la seconde Entreprise Sociale pour l’Habitat (ESH) de France avec plus de 46 000 logements gérés,
- OGIF, l’Omnium de Gestion Immobilière de l’Ile de France avec 32 000 logements gérés,
- Domaxis, SA d’HLM avec 28 000 logements gérés en Ile de France.

Pour cette activité, le Groupe Astria emploie près de 1 300 personnes, réparties sur 15 pôles de gestion, principalement en Ile de France.

« Après la mise en œuvre réussie d’une première application de dématérialisation des factures fournisseurs en 2007 avec Azur Technology, nous avons décidé, à l’occasion d’un déménagement du siège de France Habitation début 2010, de démarrer un projet de dématérialisation des dossiers locataires. Destiné à l’ensemble de l’activité gestion immobilière du Groupe, il s’appuie notamment sur les plans de classement fournis dans la solution de GED d’Azur Technology » indique Jean-Marie Bertin, Directeur d’Astrimmo.

Démarré en juillet 2010 suite à la décision de rationnaliser les surfaces de bureaux du nouveau siège de France Habitation, les objectifs principaux du projet de dématérialisation des dossiers locataires étaient les suivants :
- Optimiser la surface de bureau et diminuer le nombre d’armoires par 5 ; plus de 2,5 tonnes de papier ont pu être jetées,
- Dématérialiser, à terme, l’ensemble du dossier locataire composé de plus de 50 chemises et 250 types de pièces référencées,
- Centraliser les dossiers et permettre une consultation aux personnels accrédités sur les 15 sites de gestion du Groupe,
- Améliorer le service client et permettre notamment à l’équipe du Centre d’Appel de répondre aux demandes des locataires (sur les 1 000 appels reçus chaque jour, 50 réponses sont aujourd’hui faites à partir du dossier locataire dématérialisé).

« Nous avons fait le choix d’Azur Technology pour la connaissance de notre métier et de notre secteur, l’intégration parfaite de leurs solutions avec notre ERP Ikos de Sopra, ainsi que pour la qualité de leur accompagnement technique à toutes les étapes du projet » précise Jean-Marie Bertin.

Une reprise de l’existant assurée par une équipe dédiée
Pour mener à bien ce projet, Astrimmo a décidé de s’appuyer sur un chef de projet numérisation pour piloter la reprise de l’existant et accompagner les équipes du service gestion locative dans la gestion du changement.
Autre particularité du projet, une salle de numérisation de 30 m2 dotée d’un scanner de production et la solution de dématérialisation Xpert.Capture d’Azur Technology, ainsi qu’une équipe de numérisation composée d’intérimaires ont été mises en place pour assurer la reprise des dossiers existants, et ceci sous la supervision de l’équipe de gestion locative de France Habitation.
Le même dispositif de reprise de l’existant est aujourd’hui utilisé pour les autres sociétés du Groupe, pour l’OGIF la SNR, les SCI APEC depuis avril 2012.
Aujourd’hui, et depuis la fin de la reprise de l’existant début 2012, la numérisation des nouveaux dossiers est réalisée, jour après jour, par 4 personnes de la Direction Financière qui numérisent les factures fournisseurs non EDI et les dossiers locataires. Au niveau volumétrie, 1 400 documents représentant 4 300 pages sont aujourd’hui numérisés chaque jour chez France Habitation.

« Même si le projet n’est pas encore achevé pour tout le groupe, les résultats sont déjà très satisfaisants. 500 personnes des équipes de gestion de France Habitation et de l’OGIF peuvent aujourd’hui consulter les dossiers d’un simple clic, à partir de leur ERP Ikos. A effectif constant, les équipes de gestion locative peuvent absorber les 1 400 logements nouveaux que nous avons à gérer chaque année, et la réactivité de notre centre d’appel a été grandement améliorée. Enfin, en matière de coût papier, rien que chez France Habitation nous économisons plus de 500 copies par jour » conclut Jean-Marie Bertin.

En attendant la fin du projet de dématérialisation des dossiers locataires prévu pour fin 2014, d’autres documents seront progressivement dématérialisés et intégrés au dossier locataire : le dossier de financement, les diagnostics énergétiques, les attestations d’assurance (automatiquement intégrées dans l’ERP Ikos au rythme de 500 par jour depuis Février 2013), les demandes de logement (automatiquement intégrées à partir de juin 2013) et également l’ensemble des courriers locataires entrants pour améliorer la qualité de service.

A propos d’Astria Immobilier § astria.com
Un des plus importants Groupe d’Immobilier social en France, Astria Immobilier regroupe deux activités, l’activité Action Logement pour la gestion de la Participation des Employeurs à l’Effort de Construction (PEEC) – 1er collecteur de France (7 200 entreprises clientes sur toute la France et 229 millions d’euros de collecte), et la gestion – principalement en Ile de France, de plus de 110 000 logements sociaux, permettant de loger 280 000 personnes.
L’activité immobilier social regroupe 3 sociétés : France Habitation (la seconde Entreprise Sociale pour l’Habitat (ESH) de France, l’OGIF (Omnium de Gestion Immobilière de l’Ile de France) et Domaxis (SA d’HLM). Elle emploie au total 1 773 personnes, dont 1 080 gardiens et employés d’immeubles.
Le Groupe Astria gère 50 résidences ou établissements médicalisés pour personnes âgées, représentant près de 4 000 logements.
Dirigé par Jean-Marie Bertin, le GIE Astrimmo regroupe et gère l'ensemble des moyens et des ressources informatiques du Groupe Astria Immobilier.

A propos d’Azur Technology § azurtechnology.com
Éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus métiers depuis 17 ans, Azur Technology propose à travers sa gamme Xpert.Line, une offre complète à destination des entreprises couvrant tous les besoins de capture, d’archivage, de restitution, de circulation des documents.
Azur Technology développe des solutions clé en main et pré-paramétrées, orientées utilisateur final. Ces offres « prêtes à l’emploi » ciblent soit des fonctions d’entreprise comme le traitement automatique des courriers entrants ou la gestion des factures fournisseurs, soit des secteurs d’activités particuliers, comme l’immobilier social, la distribution et le commerce, le transport et la logistique, les collectivités locales, la santé…
Société du groupe Suisse TI Informatique, Azur Technology bénéficie de la force d’un groupe de plus de 250 spécialistes de l’informatique et de l’édition de logiciels. Azur Technology, qui a son siège à Dardilly (69) et une agence à Paris, emploie 48 personnes et a réalisé en 2012 un chiffre d’affaires de 5,3 millions d’euros.
Ses solutions sont utilisées par plus de 250 000 utilisateurs chez Adecco, Andros, Charles River Laboratories, CCI Nice Côte d’Azur, CCI de Versailles, Dimotrans, Efidis, Europe Airpost, Franprix-Leader Price, Gecina, Groupama protection juridique, Groupe Arcade, Intersport, La Redoute, Lecasud (Centrale Leclerc Sud-Est), Mutuelle Existence (Harmonie Mutuelle), OPD 92, OPH de Saône et Loire, Paris Habitat, Pluralis, Pouey International, Relay, Var Habitat, VTB Bank, Yusen Logistics...