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Jusqu’à une période récente, l'objectif principal de la dématérialisation restait la performance opérationnelle. Aujourd’hui, la dématérialisation contribue également à répondre aux enjeux de développement durable. Elle optimise les échanges. Et, si l’on considère que la dématérialisation est inscrite dans une démarche globale de développement durable, elle s'inscrit aussi logiquement dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises. Les directions opérationnelles et les fonctions support devront alors s'impliquer.
Du projet IT au projet Green IT
Les entreprises doivent aujourd’hui tenir compte de l’augmentation durable du coût de l’énergie et des ressources naturelles, des exigences réglementaires ou encore de la mise en oeuvre de la fiscalité écologique. Par là même, elles participent à l'effort global de réduction du dérèglement climatique. Aussi, le Green IT représente-t-il pour les entreprises à la fois une responsabilité et une opportunité : la responsabilité de réduire leur empreinte écologique grâce à un usage adapté des TIC, mais aussi l'opportunité d'améliorer leurs performances économiques, environnementales et sociétales.
Les Directions Générales des entreprises sont désormais au coeur d'enjeux majeurs. De leur côté, les directions des Systèmes d'Information, instruments clés des politiques de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), vont devoir progressivement intégrer la dimension Green comme une composante à part entière de leurs projets.
Compte tenu de ses multiples usages et de ses impacts sociaux et environnementaux, la dématérialisation constitue une bonne illustration de la façon dont un projet IT peut évoluer vers un projet Green IT. Elle va d’ailleurs jusqu'à concerner certains processus métier de l'entreprise de bout en bout.
Ainsi, par exemple, lorsqu'une facture est dématérialisée, on automatise son rapprochement avec la commande et la réception, sa validation et son archivage électroniques. Il devient possible de tracer et planifier les échanges, de contrôler le respect des délais, d'envoyer simultanément des informations à des destinataires multiples …
Un tel projet a un impact fort pour toute entreprise. C'est pourquoi, il est fondamental d'identifier au préalable les processus métier qui ont le plus de valeur vis-à-vis des clients ou des produits, puis pour chacun d'entre eux, relever les ressaisies manuelles ou manipulations de fichiers inutiles et les volumes associés.
Les facteurs de motivation à la dématérialisation
Quels que soient la taille ou le secteur d'activité de l'entreprise, l'efficacité opérationnelle est le premier moteur de la dématérialisation. Pourtant, il est intéressant de constater que les bénéfices environnementaux ont souvent été identifiés sans pour autant faire l'objet d'une mesure. Les bénéfices économiques sont souvent quantifiés en aval (réduction des dépenses liées aux déplacements ou à l'achat de support papier par exemple), mais sans conversion vers des indicateurs de développement durable.
Comme l'indique l'étude réalisée par SerdaLab en 2009 auprès de 134 organisations publiques et privées, les entreprises s’engagent dans une démarche de dématérialisation avant tout pour des raisons d'efficacité opérationnelle (la simplification et l'automatisation des processus étant au coeur du projet) et non pour limiter l'impact sur l'environnement. Plus précisément « l’amélioration du partage et de la circulation de l’information » est la principale motivation qui conduit les organisations à dématérialiser.
Le Développement Durable n’est pas encore identifié comme un véritable levier de performance étendue pour l'entreprise. Pourtant, à la lumière de quelques constats révélateurs (baisse de l'achat de papier, diminution des coûts de transports…), les entreprises commencent à se pencher sur les effets économiques induits par une prise en considération des aspects Green dans la démarche.
L'aspect réglementaire ne figure pas non plus parmi les motivations évoquées. Or, le contexte réglementaire français et européen, favorable à la numérisation de l'économie et à la réduction de l'empreinte environnementale se renforce progressivement.
Pourtant, dans un avenir proche, les entreprises ayant intégré ces dimensions en amont de leur démarche seront plus à même de démontrer leur capacité à :
- Augmenter leur performance, notamment grâce à des pratiques économes en énergie et à des investissements en matériel plus efficaces,
- Renforcer leur crédibilité, grâce à la garantie de leur conformité avec la réglementation voire en la devançant,
- Valoriser leur image « responsable » en contribuant aux enjeux actuels par l’adoption des meilleures pratiques, faisant écho aux recommandations des instances nationales et internationales.
La dématérialisation de la facturation : un enjeu fort et global pour l’entreprise
La dématérialisation des factures touche toute la chaîne d'achat de l'entreprise. Cette transversalité lui vaut d'être une problématique présente dans tous les secteurs. Sa capacité à réduire de façon importante le coût de gestion fait consensus.
Le marché s'accorde pour dire que le coût moyen d'une facture papier s’établit autour de 20 euros en moyenne (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage) alors que son coût en format dématérialisé serait en moyenne inférieur à 4 euros.
Selon l’Association for Information and Image Management (AIIM), la dématérialisation permettrait dans certains cas de diviser par 10 le coût du processus de facturation. Les entreprises françaises échangent plus de 2 milliards de factures chaque année.
Le degré de dématérialisation choisi par l'entreprise sera déterminant en termes d'impact sur son environnement (écosystème, planète, société) et sur l'ampleur des mutations à opérer.
Les niveaux de dématérialisation peuvent aller du plus simple (la gestion de contenu) au plus complexe (la dématérialisation transversale de l'information) aboutissant à la dématérialisation des processus métiers et des flux d'information associés.
Il appartient à chaque entreprise de définir le degré de dématérialisation qu'elle souhaite mettre en oeuvre.
On constate cependant que les enjeux des grandes entreprises portent davantage sur des processus transverses alors que ceux des PME se concentrent plus souvent sur les processus métiers.
Cependant, quel que soit le niveau de dématérialisation choisi, les efforts pour limiter l'empreinte de l'entreprise devront être calibrés à l'échelle de ses impacts sur l'environnement.
D'une façon plus générale, les bénéfices d’une démarche de dématérialisation portent sur la réduction des coûts (frais de traitement), la compression du cycle d'exploitation (délais de facturation, flux fournisseur), le gain de temps (productivité) et le pilotage (traçabilité, contrôle). L'efficacité opérationnelle de nombreux projets est le premier poste de bénéfices constaté.
Un marché à fort potentiel et en plein essor
Si plusieurs études révèlent la bonne santé de ce marché, il est important de rappeler que la dématérialisation n'en est encore qu'à ses débuts et dispose d'un fort potentiel de développement. La majorité des entreprises ne sont engagées que dans la première phase de la dématérialisation qui consiste à numériser les documents existants, ce qui se traduit par la manipulation de documents, la survivance de pratiques peu économes en papier, voire la conservation des documents papier numérisés (parfois par méconnaissance de la réglementation, ou par peur d'un changement de pratiques métiers). Les deux formats de documents, papier et numérique, coexistent dans la plupart des sociétés. Seules 6% des organisations détruisent la totalité des originaux papier des documents numérisés et 36% le font partiellement (source : étude SerdaLab, Juillet 2009).
Par ailleurs, pour l'instant, ni la conscience écologique, ni les réglementations ne viennent contrebalancer l'attachement traditionnel au papier. Mais l'essor de la dématérialisation « native », la maturité grandissante des entreprises et des individus et le succès de projets nationaux emblématiques (carte Vitale, télé déclaration fiscale) devraient logiquement inverser cette tendance.
Le cabinet d’études IDC évalue le marché mondial de la dématérialisation à 1,66 milliard de dollars en 2009, en croissance de 21,1% par rapport à 2008 – ce marché étant défini comme l’ensemble des solutions qui permettent de réduire l’usage du papier au niveau des processus de gestion ou de communication des entreprises.
Selon le cabinet d’études Markess international, la dématérialisation des factures occuperait une place de choix sur ce marché avec une perspective de croissance de l'ordre de 35% pour 2009 et 2010. En France, sur 2,5 milliards de factures interentreprises échangées chaque année, 3% seulement sont dématérialisées (étude BVA 2002).
Du côté des acteurs, les SSII occuperaient une place prépondérante sur le marché français avec près de 42% du chiffre d’affaires et une croissance de 13,8% en 2007, suivies par les prestataires de service (respectivement 32% et 3,9%) et les éditeurs de logiciels (15%, 2,9%). Les tiers de confiance et les éditeurs de plateformes de dématérialisation auraient les plus fortes croissances du marché avec respectivement 47,7% et 18,9% (SerdaLab).
Le retard français
Selon une étude publiée par AT&T en 2007 sur la dématérialisation des échanges en B to B, les DSI français, contrairement à leurs homologues anglais ou allemands, considèrent la dématérialisation avant tout comme un projet technique avec un fort impact sur les infrastructures métier. Le coût d'une telle démarche est essentiellement appréhendé sous l'angle technique. Les enjeux du projet sont peu mis en perspective avec les réductions de coûts induites (notamment logistiques).
Toujours selon cette étude, les entreprises françaises paieraient un lourd tribut pour le retard pris en matière de dématérialisation. Ainsi, à titre d'exemple, 5,58% des commandes traitées manuellement engendreraient des erreurs donnant lieu à des retro facturations. Les sociétés hexagonales affichent ici le plus mauvais score européen. De plus, ces erreurs donnent lieu à des pénalités bien plus élevées en France qu’ailleurs. L’étude les estime en moyenne à 47,25 euros par commande - contre 30,45 euros en Allemagne et 36,30 euros au Royaume-Uni.
La situation française laisse entrevoir d’importantes perspectives de croissance si l'on considère, toujours d'après cette étude, que seuls 8% des échanges électroniques effectués par une entreprise française (contre 37% en Allemagne et 30% au Royaume Uni) impliquent plus de deux tiers de ses partenaires.
Avis d’expert par Matthieu Reynier, Vice Président France de Basware
Du projet IT au projet Green IT
Les entreprises doivent aujourd’hui tenir compte de l’augmentation durable du coût de l’énergie et des ressources naturelles, des exigences réglementaires ou encore de la mise en oeuvre de la fiscalité écologique. Par là même, elles participent à l'effort global de réduction du dérèglement climatique. Aussi, le Green IT représente-t-il pour les entreprises à la fois une responsabilité et une opportunité : la responsabilité de réduire leur empreinte écologique grâce à un usage adapté des TIC, mais aussi l'opportunité d'améliorer leurs performances économiques, environnementales et sociétales.
Les Directions Générales des entreprises sont désormais au coeur d'enjeux majeurs. De leur côté, les directions des Systèmes d'Information, instruments clés des politiques de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), vont devoir progressivement intégrer la dimension Green comme une composante à part entière de leurs projets.
Compte tenu de ses multiples usages et de ses impacts sociaux et environnementaux, la dématérialisation constitue une bonne illustration de la façon dont un projet IT peut évoluer vers un projet Green IT. Elle va d’ailleurs jusqu'à concerner certains processus métier de l'entreprise de bout en bout.
Ainsi, par exemple, lorsqu'une facture est dématérialisée, on automatise son rapprochement avec la commande et la réception, sa validation et son archivage électroniques. Il devient possible de tracer et planifier les échanges, de contrôler le respect des délais, d'envoyer simultanément des informations à des destinataires multiples …
Un tel projet a un impact fort pour toute entreprise. C'est pourquoi, il est fondamental d'identifier au préalable les processus métier qui ont le plus de valeur vis-à-vis des clients ou des produits, puis pour chacun d'entre eux, relever les ressaisies manuelles ou manipulations de fichiers inutiles et les volumes associés.
Les facteurs de motivation à la dématérialisation
Quels que soient la taille ou le secteur d'activité de l'entreprise, l'efficacité opérationnelle est le premier moteur de la dématérialisation. Pourtant, il est intéressant de constater que les bénéfices environnementaux ont souvent été identifiés sans pour autant faire l'objet d'une mesure. Les bénéfices économiques sont souvent quantifiés en aval (réduction des dépenses liées aux déplacements ou à l'achat de support papier par exemple), mais sans conversion vers des indicateurs de développement durable.
Comme l'indique l'étude réalisée par SerdaLab en 2009 auprès de 134 organisations publiques et privées, les entreprises s’engagent dans une démarche de dématérialisation avant tout pour des raisons d'efficacité opérationnelle (la simplification et l'automatisation des processus étant au coeur du projet) et non pour limiter l'impact sur l'environnement. Plus précisément « l’amélioration du partage et de la circulation de l’information » est la principale motivation qui conduit les organisations à dématérialiser.
Le Développement Durable n’est pas encore identifié comme un véritable levier de performance étendue pour l'entreprise. Pourtant, à la lumière de quelques constats révélateurs (baisse de l'achat de papier, diminution des coûts de transports…), les entreprises commencent à se pencher sur les effets économiques induits par une prise en considération des aspects Green dans la démarche.
L'aspect réglementaire ne figure pas non plus parmi les motivations évoquées. Or, le contexte réglementaire français et européen, favorable à la numérisation de l'économie et à la réduction de l'empreinte environnementale se renforce progressivement.
Pourtant, dans un avenir proche, les entreprises ayant intégré ces dimensions en amont de leur démarche seront plus à même de démontrer leur capacité à :
- Augmenter leur performance, notamment grâce à des pratiques économes en énergie et à des investissements en matériel plus efficaces,
- Renforcer leur crédibilité, grâce à la garantie de leur conformité avec la réglementation voire en la devançant,
- Valoriser leur image « responsable » en contribuant aux enjeux actuels par l’adoption des meilleures pratiques, faisant écho aux recommandations des instances nationales et internationales.
La dématérialisation de la facturation : un enjeu fort et global pour l’entreprise
La dématérialisation des factures touche toute la chaîne d'achat de l'entreprise. Cette transversalité lui vaut d'être une problématique présente dans tous les secteurs. Sa capacité à réduire de façon importante le coût de gestion fait consensus.
Le marché s'accorde pour dire que le coût moyen d'une facture papier s’établit autour de 20 euros en moyenne (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage) alors que son coût en format dématérialisé serait en moyenne inférieur à 4 euros.
Selon l’Association for Information and Image Management (AIIM), la dématérialisation permettrait dans certains cas de diviser par 10 le coût du processus de facturation. Les entreprises françaises échangent plus de 2 milliards de factures chaque année.
Le degré de dématérialisation choisi par l'entreprise sera déterminant en termes d'impact sur son environnement (écosystème, planète, société) et sur l'ampleur des mutations à opérer.
Les niveaux de dématérialisation peuvent aller du plus simple (la gestion de contenu) au plus complexe (la dématérialisation transversale de l'information) aboutissant à la dématérialisation des processus métiers et des flux d'information associés.
Il appartient à chaque entreprise de définir le degré de dématérialisation qu'elle souhaite mettre en oeuvre.
On constate cependant que les enjeux des grandes entreprises portent davantage sur des processus transverses alors que ceux des PME se concentrent plus souvent sur les processus métiers.
Cependant, quel que soit le niveau de dématérialisation choisi, les efforts pour limiter l'empreinte de l'entreprise devront être calibrés à l'échelle de ses impacts sur l'environnement.
D'une façon plus générale, les bénéfices d’une démarche de dématérialisation portent sur la réduction des coûts (frais de traitement), la compression du cycle d'exploitation (délais de facturation, flux fournisseur), le gain de temps (productivité) et le pilotage (traçabilité, contrôle). L'efficacité opérationnelle de nombreux projets est le premier poste de bénéfices constaté.
Un marché à fort potentiel et en plein essor
Si plusieurs études révèlent la bonne santé de ce marché, il est important de rappeler que la dématérialisation n'en est encore qu'à ses débuts et dispose d'un fort potentiel de développement. La majorité des entreprises ne sont engagées que dans la première phase de la dématérialisation qui consiste à numériser les documents existants, ce qui se traduit par la manipulation de documents, la survivance de pratiques peu économes en papier, voire la conservation des documents papier numérisés (parfois par méconnaissance de la réglementation, ou par peur d'un changement de pratiques métiers). Les deux formats de documents, papier et numérique, coexistent dans la plupart des sociétés. Seules 6% des organisations détruisent la totalité des originaux papier des documents numérisés et 36% le font partiellement (source : étude SerdaLab, Juillet 2009).
Par ailleurs, pour l'instant, ni la conscience écologique, ni les réglementations ne viennent contrebalancer l'attachement traditionnel au papier. Mais l'essor de la dématérialisation « native », la maturité grandissante des entreprises et des individus et le succès de projets nationaux emblématiques (carte Vitale, télé déclaration fiscale) devraient logiquement inverser cette tendance.
Le cabinet d’études IDC évalue le marché mondial de la dématérialisation à 1,66 milliard de dollars en 2009, en croissance de 21,1% par rapport à 2008 – ce marché étant défini comme l’ensemble des solutions qui permettent de réduire l’usage du papier au niveau des processus de gestion ou de communication des entreprises.
Selon le cabinet d’études Markess international, la dématérialisation des factures occuperait une place de choix sur ce marché avec une perspective de croissance de l'ordre de 35% pour 2009 et 2010. En France, sur 2,5 milliards de factures interentreprises échangées chaque année, 3% seulement sont dématérialisées (étude BVA 2002).
Du côté des acteurs, les SSII occuperaient une place prépondérante sur le marché français avec près de 42% du chiffre d’affaires et une croissance de 13,8% en 2007, suivies par les prestataires de service (respectivement 32% et 3,9%) et les éditeurs de logiciels (15%, 2,9%). Les tiers de confiance et les éditeurs de plateformes de dématérialisation auraient les plus fortes croissances du marché avec respectivement 47,7% et 18,9% (SerdaLab).
Le retard français
Selon une étude publiée par AT&T en 2007 sur la dématérialisation des échanges en B to B, les DSI français, contrairement à leurs homologues anglais ou allemands, considèrent la dématérialisation avant tout comme un projet technique avec un fort impact sur les infrastructures métier. Le coût d'une telle démarche est essentiellement appréhendé sous l'angle technique. Les enjeux du projet sont peu mis en perspective avec les réductions de coûts induites (notamment logistiques).
Toujours selon cette étude, les entreprises françaises paieraient un lourd tribut pour le retard pris en matière de dématérialisation. Ainsi, à titre d'exemple, 5,58% des commandes traitées manuellement engendreraient des erreurs donnant lieu à des retro facturations. Les sociétés hexagonales affichent ici le plus mauvais score européen. De plus, ces erreurs donnent lieu à des pénalités bien plus élevées en France qu’ailleurs. L’étude les estime en moyenne à 47,25 euros par commande - contre 30,45 euros en Allemagne et 36,30 euros au Royaume-Uni.
La situation française laisse entrevoir d’importantes perspectives de croissance si l'on considère, toujours d'après cette étude, que seuls 8% des échanges électroniques effectués par une entreprise française (contre 37% en Allemagne et 30% au Royaume Uni) impliquent plus de deux tiers de ses partenaires.
Avis d’expert par Matthieu Reynier, Vice Président France de Basware
