Depuis mars 2014, les Archives nationales américaines (Washington DC) exposent des documents originaux signés : le certificat de mariage d’Adolf Hitler qui avait Goebbels pour témoin, une carte de vœux de Saddam Hussein à George Bush, ou encore une demande de dépôt de brevet de Michael Jackson pour des chaussures spéciales qui permettent à celui qui les porte de se pencher en avant sans risquer de chuter. Cette exposition, intitulée ‘Making Their Mark’ (qu’on pourrait traduire par ‘laisser sa marque’), déroule sous nos yeux l’histoire du monde au travers de signatures.

Au cours des mois qui précédaient l’inauguration, alors que les archivistes américains s’échinaient à trier des millions de documents, de l’autre côté de l’Atlantique, c’est un tout autre regard que l’on portait sur les signatures.

En effet, une nouvelle proposition de directive de l’Union européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques progressait vers la mise en oeuvre du futur règlement « eIDAS » (electronic identification and trust services). Ce règlement vise à faire tomber les derniers obstacles à l’adoption de solutions communes d’identification numérique et de validation des transactions au sein du marché intérieur. Le Parlement européen et le Conseil de l’Union ont approuvé la législation en juillet[i]. La cérémonie de lancement du règlement s’est tenue le 14 octobre.

La législation européenne reconnaît l’utilisation des signatures électroniques depuis 1999[ii]. Mais une signature électronique s’inscrit dans le cadre d’une transaction entre plusieurs parties, or la Directive d’origine ne prévoyait pas de cadre uniforme pour son application dans toute l’Europe.

Chacun des Etats membres pouvait interpréter et appliquer la Directive différemment des autres. Les entreprises se retrouvaient confrontées à des modalités souvent complexes sans socle commun auquel se référer. La Directive de 1999 ne régissait pas non plus les aspects de confiance et les normes d’authentification, essentiels pour garantir la sécurité et la fiabilité des transactions électroniques.

Bon nombre d’entreprises européennes désireuses de réussir leur transformation numérique et de se muer en des entités plus agiles demeuraient, paradoxalement, dépendantes des signatures manuscrites.

L’AIIM (Association of Information and Image Management) a récemment découvert que près de la moitié des entreprises dans le monde continuent d’imprimer des documents simplement pour y apposer des signatures ayant valeur légale[iii]. Au Royaume-Uni, ce chiffre monte à 84 %[iv], avec plus d’un quart des sociétés (31 % des grandes entreprises) qui prolongent systématiquement leur délai d’une journée supplémentaire pour l’obtention des signatures.

Les processus de gestion de l’information en deviennent chaotiques. La moitié (49 %) des entreprises interrogées par l’AIIM reconnaissent imprimer des documents pour les faire signer et pouvoir les numériser ensuite dans leur système DM/ECM. Un tiers des sondés déclarent que pour chaque document qui doit être visé, ils en produisent au moins trois exemplaires supplémentaires simplement pour recueillir toutes les signatures.

Tout ce qui peut aller dans le sens d’une plus grande efficacité et libérer les équipes de gestion de l’information pour qu’elles apportent davantage de valeur ajoutée à l’entreprise est bienvenu et attendu de longue date.

C’est là l’ambition du nouveau règlement pour les entreprises européennes. Il prévoit notamment un cadre légal uniforme régissant l’utilisation des signatures électroniques, des cachets électroniques et de l’horodatage électronique (qui aide à lutter contre la falsification en garantissant l’origine et l’authenticité) et les services d'envoi recommandé électronique. Ces règles communes permettront de valider la source et l’intégrité des documents électroniques et des signatures électroniques qu’ils portent, et posent ainsi les bases de transactions électroniques transnationales de confiance et authentifiables, y compris pour les services publics.

L’UE estime à un milliard le nombre de signatures électroniques avancées exécutées chaque jour en Europe [v] et prévoit une accélération rapide dans la foulée de la nouvelle législation.

Pouvoir traiter des documents électroniques signés est une chose, mais la question de tout le papier que consomment les entreprises reste posée. Sans parler du papier qui continue d’arriver. Jamais les approches de gestion de l’information n’ont revêtu autant d’importance que dans l’entreprise numérique qui doit impérativement encadrer et optimiser ses procédures de numérisation des documents papier, de stockage, de protection, d’administration, de gestion des accès, d’archivage et de destruction.

Mais les signatures n’ont pas qu’une vocation administrative, elles ont aussi une valeur symbolique. Des certificats de naissance et de mariage aux dernières volontés et testaments, une signature manuscrite est un moyen pour nous d’exprimer quelque chose qui compte : j’annonce, je consens, j’approuve, je m’engage…

Heureusement, les signatures électroniques et manuscrites ne s’excluent pas l’une l’autre. Une demande de prêt sur cinq pages n’a pas la même valeur qu’un traité international historique. Certains engagements méritent d’être signés à la main et d’être conservés sur papier. Qui voudrait visiter un musée qui exposerait des e-mails ?

A propos d’Iron Mountain :
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) est un spécialiste des solutions de conservation et de gestion de l’information. Présent à l’international avec plus d’un millier d’implantations dans 36 pays, la surface cumulée de ses installations atteind plus de 6 millions km2, lui permettant de répondre aux attentes de ses clients de manière rapide et efficace. Ses solutions de gestion des documents, des dossiers et des archives, de sauvegarde et de restauration de données, aident les entreprises à réduire leurs coûts de stockage, à se conformer aux règlementations en vigueur, à accélérer la reprise de leur activité après un sinistre et à mieux utiliser l’information en faveur de leur compétitivité. Fondée en 1951, Iron Mountain conserve et protège des milliards de fichiers, depuis les archives d’entreprise, bandes de sauvegarde et fichiers électroniques jusqu’aux dossiers médicaux.
ironmountain.fr

[i] http://certifiedsignature.eu/
[ii] e-signatures (Directive 1999/93/EC)
[iii] Digital Signatures: Ready for Production, AIIM, septembre 2014
[iv] http://yougov.co.uk/news/2013/10/24/more-8-10-uk-companies-print-documents-just-get-th/
[v] CP sur le discours de Neelie Kroes, commissaire chargée de l'Agenda numérique, à l’occasion du lancement du règlement eIDAS, le 14 octobre 2014

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