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Lundi 9 Novembre 2015

La gestion des notes de frais, première cause de migraine en entreprise ?


Concur revient sur les 5 maux du traitement des notes de frais.



Quand les notes de frais se transforment en fardeau
C’est le dénominateur commun à tous les échelons de l’entreprise : qui ne s’est pas déjà plaint de la corvée que représente le traitement des notes de frais ? Devoir se replonger dans les comptes et courir après les reçus pour saisir ensuite tous les montant associés et c’est la migraine assurée ! Concur, fournisseur de solutions de gestion de notes de frais et déplacements professionnels, décortique les cinq plus gros challenges liés aux demandes de remboursement en entreprise.

· Les reçus et factures manquants
Pour les entreprises dont la politique l’autorise, certains frais peuvent être soumis sans reçu, c’est alors une perte de temps car il faut vérifier une attestation sur l’honneur certifiant qu’une facture a bien été émise mais égarée pour cette dépense. Basé sur du déclaratif, ces frais peuvent être erronés et fausser le reporting.

· Les dépenses hors politique
Si la plupart des dépenses réalisées par les collaborateurs se font dans le cadre de la politique de dépense de l’entreprise, celle-ci peut parfois être floue voire incompréhensible. Par exemple, les employés peuvent essayer d’économiser de l’argent en réservant un hôtel moins cher. Mais, si cet hôtel ne fait pas partie de la liste des fournisseurs autorisés, l’employé est alors en infraction. Les collaborateurs qui ne seraient pas au courant des plus récents plafonds de dépenses pourraient enfreindre les règles régulièrement. Or, sans système de contrôle, même pour les plus petites sommes, cela pourrait passer inaperçu pendant longtemps et avoir un impact conséquent sur les comptes de l’entreprise.

· Les dépenses soumises en retard
Cette nouvelle demande de remboursement qui vient d’atterrir sur le bureau ? Elle aurait dû être soumise il y a plus de 7 mois et les comptes sont déjà bouclés. Si en plus la dépense doit ensuite être refacturée à un client, l’entreprise risque de se retrouver dans une situation compromettante.

· Erreurs de tableur
L’usage de formulaires papier pour soumettre les demandes de remboursement est une tâche chronophage et quand bien même le formulaire serait impeccable, la saisie des informations dans l’ordinateur est un risque supplémentaire de commettre des erreurs.

· Le manque de visibilité
Le diable se cache dans les détails, et la pénombre. Le moyen le plus sûr d’optimiser les dépenses c’est de pouvoir les voir et les contrôler. Sans visibilité, impossible de se rendre compte par exemple que la majeure partie des billets sont souvent réservés à la dernière minute et sont donc plus couteux que les billets réservés en avance.

Pour Emmanuel Vergé, Directeur Marketing chez Concur, « les notes de frais sont un sujet très émotionnel car elles touchent directement le collaborateur. C’est pourquoi l’entreprise met en place des solutions pour faciliter le remboursement des frais qu’il avance et s’assure que la marge d’erreurs soit la plus faible possible ».

A Propos de Concur
Concur, filiale de SAP, est le leader mondial des solutions de gestion des déplacements et frais professionnels.
Simple d’utilisation et accessible via Web, Smartphones ou Tablettes, la solution Concur est adoptée par 27 millions d’utilisateurs dans 150 pays et traite 55 millions de transactions par an. Adaptée aux organisations de toutes tailles pour rationaliser la gestion des voyages d’affaires et les notes de frais, la solution permet de contrôler intégralement les dépenses et d’en automatiser le traitement.
www.concur.fr
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