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La digitalisation des entreprises, ou la transformation en profondeur de la fonction DAF


Tribune libre par Julien Million-Rousseau, Directeur avant-ventes chez SAP Concur



La digitalisation générale des entreprises amène à une évolution des process et des activités des collaborateurs et la fonction DAF n’est pas épargnée. Alors que nous sortons de la crise sanitaire du Covid-19 et du confinement qui l’a accompagné, les managers tirent les premiers enseignements de cette période. Et le constat est simple : les entreprises ayant géré au mieux la crise sont celles qui s’étaient déjà engagées dans la digitalisation, sans faire l’impasse sur les fonctions administrative et financière. Source d’efficacité et de fiabilité, les outils numériques sont un support important des DAF qui en prennent le virage.

Un passage au numérique indispensable

Nous sommes à une époque de révolution numérique, le temps s’accélère et les process dans les entreprises doivent prendre le même chemin. Aujourd’hui, une organisation qui décide de ne pas prendre le virage du digital s’assure d’accélérer sa chute. C’est une modification en profondeur de l’organisation, qui peut faire peur, mais qui permet également d’ouvrir d’incroyables perspectives de compétitivité. Nous l’avons déjà vu, grâce au digital, des entreprises ont pu émerger et croître très rapidement.

Pour les entreprises qui se lancent dans la digitalisation de leurs process, les bénéfices sont nombreux. En moyenne, jusqu’à 5% du revenu d’une société est perdu chaque année à cause de dépenses non conformes ou frauduleuses. Une grande partie de ce chiffre est imputable aux notes de frais . Ici, les solutions numériques vont permettre d’optimiser la gestion des dépenses et de diminuer les fraudes. Le gain de temps pour les entreprises est également énorme : en moyenne, le digital fait gagner 30 % de temps aux entreprises** et les collaborateurs, qu’ils soient au service comptabilité ou non, apprécieront l’augmentation de la rapidité et de l’efficacité du traitement des dépenses et de leur remboursement. Ces mêmes collaborateurs apprécieront la souplesse induite par la numérisation du processus de gestion des notes de frais, avec des solutions accessibles sur ordinateur, comme sur téléphone ou tablette. In fine, ces bénéfices utilisateurs vont permettre d’attirer et de retenir les talents.

La transformation de la fonction DAF : moins d’opérationnel pour plus de décisionnel

Comme dans tous les domaines, en comptabilité il y a un grand nombre de tâches répétitives, sans vraie valeur ajoutée, qui doivent pouvant être réalisées avec une précision qui ne supportent pas l’erreur. L’usage de solutions digitales va permettre d’automatiser ces tâches, libérant du temps pour le DAF qui pourra se concentrer davantage sur le stratégique et le décisionnel, que sur l’opérationnel. Que ce soit pour le DAF ou pour les salariés, ce temps libéré va leur permettre d’apporter une vraie valeur ajoutée à l’entreprise.

Et le temps, le DAF en a besoin. Aujourd’hui les entreprises évoluent dans une économie agitée, complexe et mondialisée et sont au coeur d’une frénésie des réglementations juridiques, comptables, sociales et fiscales qui leur sont imposées. Les lois sont nombreuses et peuvent changer très rapidement et, à moins d’utiliser des systèmes digitaux, agiles et innovants, le DAF ne pourra pas suivre ces évolutions, exposant son entreprise à des risques inutiles de non-conformité. L’usage de solutions numériques va permettre au DAF d’avoir, à tout moment, une vision à 360° de l’entreprise et de son environnement.

Une erreur pourra être décelée et réglée beaucoup plus rapidement. Lutte contre la fraude, respect des délais qui lui sont imposés ou encore surveillance des réglementations en vigueur, le numérique permet au DAF de prendre de la hauteur et d’avoir une vision d’ensemble sur l’entreprise, à la fois en interne et en externe.

L’humain, le facteur indispensable pour réussir la digitalisation de la fonction DAF

Le facteur humain, loin d’être secondaire, est primordial lors de l’intégration du numérique dans la fonction administrative et financière. Le DAF lui-même doit saisir toute l’importance de la digitalisation de sa fonction.

Au-delà de la finance, il doit être capable d’exploiter ses connaissances sur des outils informatiques de gestion et comprendre l’analyse de la data. Il est également indispensable d’impliquer le directeur des systèmes d’information (DSI) ou Chief Information Officer (CIO). Le DAF ne peut pas se passer de lui pour une digitalisation réussie. S’ils ne parlent habituellement pas la même langue dans l’entreprise, le DAF et le DSI doivent ici trouver un langage commun pour se comprendre, maximiser les chances de réussites de l’automatisation de la fonction et aller dans le sens commun de l’intérêt de l’entreprise.

Le DAF ici doit être le moteur de la transformation numérique de l’entreprise. Il doit faire preuve de créativité pour apporter de nouveaux outils et de nouveaux processus et doit développer une culture commerciale et digitale qui lui permettront de maîtriser les risques et de piloter la performance de l’entreprise, via le prisme du digital. Il faut également qu’il soit capable d’impliquer ses équipes sur ce projet. En effet, amorcer une transformation digitale profonde, et non pas un simple changement de logiciel de comptabilité, demande l’engagement des salariés, des femmes et des hommes qui vont, eux aussi, devoir changer leurs pratiques.

A propos de SAP Concur
SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels.
Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d'automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l'approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l'IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu'elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d'hier, facilitent le travail d'aujourd'hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour.
concur.fr

* Selon l’étude globale 2018 de l’ACFE (Association of certified fraud examiners)
** Source : baromètre 2019 dématérialisation des notes de frais - Concur


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Mardi 23 Juin 2020
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