1.¿Es merecedor de un crédito comercial?
2.¿Cuál es el importe máximo del riesgo que se puede asumir con dicho cliente?
3.¿Que plazo de pago se le puede conceder?
4.¿Que condiciones y forma de pago se le van a solicitar?

El crédito necesario y el límite de riesgo

Cuando se haya decidido otorgar una cuenta de crédito, seguidamente se ha de establecer el límite de riesgo para el nuevo cliente. El límite de riesgo es la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.
Para establecer dicho límite de riesgo se puede tener en cuenta el crédito necesario de un cliente.

El crédito necesario es la cantidad en euros de financiación que necesita un cliente que compra de forma periódica y regular; se calcula con la siguiente fórmula:
CN = TAM x (CPR : 360)
CN = crédito necesario
TAM = total anual móvil de ventas realizado al cliente; que es la cifra de negocio de los próximos 12 meses
CPR =condiciones de pago reales en días, o sea las contractuales más el retraso medio

Vamos a ver un ejemplo práctico de cómo calcular el crédito necesario:
El departamento de marketing determina que un nuevo cliente va a comprar por valor de unos 200.000 euros en los próximos 12 meses.
- las condiciones de pago son 90 días pero el cliente tiene dos fechas de pago fijas, el 1 y el 15 de cada mes
- consecuentemente el plazo de pago será de 90 + 7,5 = 97,5 días
- de esta forma redondeando al alza se estima unas CPR de 100 días

El cálculo del crédito necesario se hace aplicando la fórmula:
CN = 200.000 x (100:360)
CN = 55.555,54 euros

Consecuentemente este cliente necesita una financiación permanente de 55.556 euros para poder comprar de forma periódica y constante, sin que se le retengan pedidos por falta de crédito.

La utilidad del crédito necesario

El crédito necesario sirve como referencia para otorgar un límite de crédito, aunque puede corregirse mediante índices de riesgo e índices correctores. Por ejemplo se utilizarán índices correctores para bajar el límite de crédito cuando las informaciones acerca de la solvencia del cliente aconsejen prudencia en las relaciones comerciales.

Límite de riesgo = crédito necesario x índices correctores
El plazo de pago
El plazo de pago acordado es muy importante ya que se aplica la vieja norma de credit management: “a mayor plazo mayor riesgo y a menor plazo menor riesgo”. En la actual coyuntura una empresa solvente hoy dentro de seis meses puede ser insolvente. El reducir los períodos de cobro es una medida que minimiza automáticamente el riesgo de impago.

Formas y medios de pago

La forma de pago más utilizada es la de conceder un aplazamiento al cliente de 90 días para el abono de la totalidad. En determinados casos hay que procurar un pago a cuenta para reducir el riesgo de la operación y comprobar si el comprador tiene liquidez. Otra opción es la de diluir el riesgo acordando en lugar de un solo vencimiento a 90 dias, tres plazos de 30, 60 y 90 días; de esta forma al cabo de un mes sabremos si el cliente cumple con su obligación o no.

El medio de pago escogido influye en el riesgo de la operación, puesto que no es lo mismo estar en posesión de un documento cambiario firmado por el deudor, que esperar el cobro por transferencia.
Si el cliente devuelve un título cambiario, el acreedor puede interponer un juicio cambiario que es el único procedimiento resolutivo ya que permite el embargo preventivo de los bienes del moroso.
Por lo general, y si los clientes son medianamente solventes, la empresa proveedora debe adoptar una gestión pro-activa en el cobro de tráfico normal; o sea tener la iniciativa del lanzamiento del cobro. Así pues, en lugar de que el cliente efectúe los pagos de las facturas por medio de transferencia bancaria o enviando un cheque por correo, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta.

La asignación de un rating a los clientes

El responsable de créditos con el fin de cuantificar mejor el riesgo crediticio de cada cliente, deberá calificar mediante un "rating" a todos los clientes. Dicho rating se puede hacer con unas calificaciones crediticias que por ejemplo vayan de 0 a 50 puntos.

El “rating” permite objetivar las decisiones que conciernen al crédito de clientes y permite visualizar de forma rápida el riesgo de cada cliente.

El “rating” también ayuda en el momento de dar el límite de crédito puesto que a los clientes que tienen una calificación entre 40 y 50 se les puede conceder un límite de riesgo muy alto y a los que están entre 30 y 40 un riesgo algo, pero en cambio a los clientes que han obtenido un “rating” por debajo de 20 no se les concede crédito o se les solicita algún tipo de garantías si quieren comprar con pago aplazado.