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La GED NOVAXEL a permis à CBC Aveyron de reprendre son activité après un incendie


La société CBC Aveyron, concessionnaire Xerox et revendeur de solutions de gestion documentaire (Novaxel compte parmi ses fournisseurs) à Onet le Château (12), s’est équipée en solution de GED Novaxel en 2008 et a eu l’occasion d’en vérifier la grande efficacité à la suite d’un sinistre en début d’année. Au travers du témoignage de M. Nicolas Mouly, directeur général de la société, retraçons le rapport de la société avec sa solution de GED et la manière dont elle a surmonté, notamment grâce à Novaxel, un important sinistre qui aurait pu briser son activité.



« A l’origine, l’emploi d’une solution de GED nous intéressait à double titre, » se rappelle M. Mouly. « Il nous permettait d’une part de simplifier, d’accélérer et de protéger l’accès à nos données professionnelles ; et, d’autre part, de nous permettre de mieux comprendre les besoins pratiques de nos clients à qui nous fournissons précisément des solutions de GED. » Pour prendre une décision, CBC Aveyron avait l’embarras du choix entre différentes offres qui se distinguaient tantôt par leur polyvalence, tantôt par leur facilité d’utilisation et, bien entendu, leur rapport qualité-prix. Le premier critère pour M. Mouly a alors été d’opter pour la solution la plus simple d’utilisation car il savait que certains de ses collaborateurs pourraient rencontrer des difficultés de prise en main.

CHOIX DE LA SOLUTION
« Suivant notre critère, c’est sans conteste la solution Novaxel qui correspondait le mieux, » explique M. Mouly. « Nous avons équipé dix postes sur notre site avec l’appui d’une conseillère de Novaxel, qui nous a apporté du conseil et a participé à la construction de notre arborescence. Son appui a été décisif. »

Autre aspect positif de la GED Novaxel : son extrême flexibilité. Il n’y a aucune obligation pour une société à tout dématérialiser. Cela convient parfaitement à CBC Aveyron qui peut ainsi laisser le choix à ses responsables de service de l’utiliser ou non, en fonction de leurs impératifs propres. Par exemple, le service RH dont la responsable préfère conserver ses documents sous forme papier dans des classeurs car n’a pas encore le besoin d’en disposer sous forme dématérialisée. En revanche, au service Commercial, la GED est aujourd’hui entièrement utilisée pour la gestion de la relation commerciale et des comptes clients.

BÉNÉFICES
L’utilisation de la GED apporte un véritable confort de travail. Elle s’est révélée réellement indispensable à la suite d’un événement récent qui aurait pu briser le développement de CBC Averyon. En effet, un jour de fin janvier, après qu’un feu accidentel ait pris au cœur des locaux de la société, la grande majorité des documents professionnels se sont retrouvés très dégradés. L’équipe de CBC Aveyron avait comme défi à la fois de trouver de nouveaux locaux très vite, mais aussi de se rééquiper d’un parc entier d’ordinateurs incluant un serveur. Par chance, la société a trouvé des bureaux en quelques jours et, grâce à la sauvegarde externalisée de sa GED, a récupéré tous ses documents en quelques heures. Cinq jours après le sinistre, la société était à nouveau 100% opérationnelle !

ÉVOLUTIONS
M. Mouly prend en compte les avantages qu’offre la GED dans le développement de nouvelles activités et services. Ainsi, en tant que concessionnaire Xerox, CBC Aveyron souhaite renforcer son offre sur les contrats de maintenance du fabricant. « Nous allons développer de nouveaux services et une nouvelle gamme de produits à court terme. Notre pratique commerciale actuelle de la GED nous assure une intégration dans notre système rapide et facile de ces nouveautés. Nous comptons donc sur la solution de GED Novaxel, par son confort, pour soutenir notre productivité. »

« Utiliser Novaxel est source de satisfaction pour notre équipe et, par conséquence, pour nos clients. Nous sommes sur une dynamique forte qui aurait pu s’interrompre brutalement cet hiver. Depuis le sinistre, nous avons embauché trois nouveaux commerciaux et comptons sur tous nos outils pour continuer notre développement, » conclut M. Mouly.

À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l'Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.

Thursday, September 22nd 2011
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