Pouvez-vous, tout d’abord, nous faire le point sur les réglementations en vigueur en matière de dématérialisation des factures ?

La réglementation incite de plus en plus à la dématérialisation des factures. Tout a commencé, il y a plus de 10 ans, avec la Directive européenne 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006, qui a posé le principe d’égalité de traitement entre la facture papier et la facture électronique. Le papier n’est donc, depuis ce texte, plus le seul à faire foi. La directive européenne sur la TVA du 13 juillet 2010 a également considérablement simplifié les possibilités de recourir à la facturation électronique. Ainsi, depuis le 1er janvier 2013, les entreprises peuvent échanger des factures « originales » (électroniques ou papier), avec l’introduction de nouveaux contrôles obligatoires (authenticité, intégrité du contenu, lisibilité) et de la notion de « piste d’audit fiable » pour les factures papier et PDF simple.

Depuis le premier janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont obligées d’envoyer leurs factures à destination des entités publiques au format électronique via la plateforme Chorus. Cela montre clairement une volonté d’accélérer la transformation digitale en matière de factures. En 2020, les volumes traités (54,6 millions de factures) par cette plateforme Chorus ont progressé de 20 % par rapport à 2019 et a permis depuis 2017, la gestion de plus de 140 millions de factures (selon le bilan 2020 de l’activité sur Chorus Pro. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/bilan-2020-de-lactivite-sur-chorus-pro/)

Enfin, la loi de finances 2020 oblige les entreprises assujetties à la TVA à émettre des factures électroniques. Cette obligation est progressive, et concerne toutes les entreprises. Son entrée en vigueur se déroulera donc du 1er janvier 2023 au 1er janvier 2025.

En outre, au niveau européen, la norme Factur-X accélérera l’usage de la facturation électronique, même si ce format n’est pas encore reconnu par l’administration fiscale, il est fortement encouragé par le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Electronique et des marchés publics électroniques) . Par rapport à une facture électronique classique, ce standard de facture électronique est dit « mixte » ou « hybride » : il est en effet basé sur un fichier PDF, représentant la facture originale, et sur un fichier de données structuré XML (eXtensive Markup Langage ou Langage de Balisage Extensible), qui permet de hiérarchiser les différentes informations à transmettre avec la facture.

Les règlementations tendent donc à démocratiser la dématérialisation des factures. Mais où en sommes-nous réellement en matière d’adoption aujourd’hui ?

La dématérialisation des factures est de plus en plus prisée par les entreprises en raison des pressions réglementaires en effet, mais aussi de l’évolution des usages et de l’accélération de la transformation digitale dans son ensemble. Mais il reste encore du chemin à parcourir. Selon le rapport GS1 « La facture dématérialisée mes premiers pas - 2ème édition », sur les 2,5 milliards de factures échangées en B2B chaque année en France, seulement 15 % l’ont été sous une forme électronique en 2019. C’est beaucoup moins que dans d’autres pays européens où cette proportion dépasse largement les 50 %, toujours selon GS1.

Pourtant, les solutions technologiques sont aujourd’hui avancées et parfaitement aptes à gérer les différents cas d’usage afin d’assurer une dématérialisation des factures pérenne et sécurisée. Ce retard d’adoption en France est principalement dû à la persistance d’idées reçues et à un manque d’accompagnement.

Quels sont justement les plus grands freins à l’adoption massive de la dématérialisation des factures ? Le coût est souvent cité par les entreprises, est-ce une idée reçue ou une barrière réelle ?

En effet le coût est un frein pour de nombreuses entreprises. Certes, des investissements logiciels sont nécessaires, mais il s’agit finalement plus d’une opportunité de création de valeur que d’un coût. Car, si l’on pense au long terme, traiter une facture papier coûtera toujours plus cher que traiter une facture numérique, sans parler du coût écologique qu’il ne faut pas non plus oublier. Selon une étude de Docuware, le coût de traitement moyen d’une facture entrante serait, en moyenne, de 13,80 euros pour le papier et de 7,50 euros pour une facture électronique, soit 6,30 euros d’économie par facture.

Les coûts directs et visibles de l’adoption de la dématérialisation sont divers : montant de l’investissement en solutions logicielles, consulting, intégration et réorganisation des processus. Mais ils sont contrebalancer par les gains liés : réduction des délais de paiement, optimisation de la trésorerie (pour les factures sortantes), réduction du temps passé à la saisie des informations, diminution du risque d’erreurs de saisies manuelles, économies de papier et d’espace de stockage, amélioration de la conformité fiscale (par réduction du nombre d’erreurs), fluidité des workflows, vision de bout en bout du cycle de vie de la facture, réduction des litiges et pénalités, automatisation des relances et des étapes de validation, sécurité de l’archivage… La liste des avantages est bien plus longue que celles des coûts ! Il faut aussi valoriser, dans les bénéfices de la dématérialisation, la diminution des tâches chronophages et fastidieuses, la réduction du stress induit par la recherche d’informations, la motivation des collaborateurs, l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise… Le calcul du ROI doit intégrer tous ces gains qualitatifs.

D’autres freins existent également : la crainte de déstabiliser les collaborateurs, celle que les processus soient trop complexes ou encore l’hétérogénéité des factures entrantes. Le fait est que la dématérialisation, si elle est bien préparée en amont et déployée, permet au contraire de satisfaire les collaborateurs, qui seront ainsi libérés de nombreuses tâches chronophages, et d’apporter une solution à l’ensemble de ces problématiques en rationnalisant les workflows.

Comment mettre en place une solution de dématérialisation des factures ?

Plusieurs facteurs clés de succès doivent être pris en compte : analyser l’existant, bien cerner les besoins, s’adapter aux évolutions réglementaires, évaluer le retour sur investissement en fonction du contexte et faire appel aux bonnes compétences.

La première étape est donc de s’intéresser aux besoins des utilisateurs et de cartographier les processus existants de gestion des factures entrantes et sortantes. Ces derniers sont spécifiques à chaque entreprise et doivent être analysés pour adapter la solution aux cas d’usages, et non l’inverse. Cette phase incontournable d’audit prend en compte plusieurs éléments, que l’on peut résumer par « Cinq P » (Périmètre, Processus, Particularités, Paysage applicatif et Performance). Autrement dit, un processus peut être efficace, pour traiter une facture, mais peu efficient, si trop de ressources y sont consacrées. Un alignement entre l’efficacité et l’efficience est donc nécessaire, ce que permet de vérifier l’analyse des processus. On peut également utiliser le Process Mining, approche qui permet de visualiser le déroulement réel de l’exécution d’un processus (digitalisé ou non), à partir des données produites pendant sa réalisation dans les applications, de manière à obtenir une cartographie exhaustive des usages réels.

Enfin, se faire accompagner par des professionnels est aussi impératif, comme pour tout projet de modernisation de système d’information, car rares sont les entreprises à disposer de l’ensemble des compétences nécessaires en interne.

Que proposez-vous chez Toshiba TFIS pour accompagner vos clients sur ce challenge ?

Notre cœur de métier est intimement lié à la circulation des flux documentaires en entreprise, dont les factures font partie. Historiquement, nous sommes experts en impression et en numérisation. De cette expertise a naturellement découlé l’envie d’accompagner nos clients sur un autre pan de la gestion des flux documentaires : la dématérialisation.

En effet, la dématérialisation des documents est nécessaire aux entreprises engagées dans la transformation digitale de leur système d’information. Les solutions logicielles Toshiba
TFIS apportent une réponse globale à cet enjeu. Elles permettent en effet une gestion sécurisée de l’ensemble du cycle de vie des documents d’entreprise, de la réception
à la transmission, en passant par l’intégration, le traitement, la validation et l’archivage.

Nos imprimantes multifonctions sont au centre de nombreux workflows et c’est pourquoi elles embarquent plusieurs solutions logicielles permettant de rendre possible et d’optimiser la dématérialisation des factures. En parallèle, nos équipes sont formées pour accompagner les entreprises dans toutes les étapes de la dématérialisation – de l’audit au déploiement en passant par la définition des workflows - grâce à notre offre de services managés. Ainsi les clients n’ont pas besoin de disposer de compétences particulières en interne et peuvent ainsi se recentrer sur leur cœur de métier, avec notre expertise nous nous en occupons !

Avec une présence sur le territoire nationale, une proximité et des équipes terrain dédiées, Toshiba TFIS accompagne les entreprises sur la voie de la dématérialisation des facteurs en proposant un service personnalisé.