Un simple règlement différent du montant de la facture et c’est toute l’étape de réconciliation comptable qui est mise à mal. Il est pourtant aujourd’hui possible d’automatiser l’ensemble du processus Order-to-Cash en entreprise, même en cas de règlement par virement.

Qu’est-ce que l’Order-to-Cash ?

Le cycle de vente d’une entreprise relève d’un processus classique mais complexe, segmenté en plusieurs étapes, que l’on nomme Order-to-Cash. L’entreprise crée un devis, fournit le service, émet une ou plusieurs factures. Le client procède au règlement. Enfin, la réconciliation intervient en tant que dernière phase de vérification comptable.

Les 3 premières étapes de l’Order-to-Cash sont maîtrisées par la plupart des professionnels, car elles sont soit parties inhérentes de leur métier, soit assistées par des applicatifs dédiés (ERP, CRM, solution d’émission de facture).

A contrario le paiement relève souvent d’un processus non maîtrisé, puisqu’il est à l’initiative du payeur. C’est notamment le cas avec les virements bancaires classiques. C’est donc à l’étape de réconciliation que revient toute la charge de vérification des erreurs humaines survenues en amont.

Pour les entreprises traitant un nombre important de factures à montants identiques, ou dont les règlements client diffèrent parfois des montants demandés, ces vérifications cannibalisent les ressources du service comptable et rallongent les délais de paiement. En effet, il devient nécessaire d’aborder le sujet avec les clients afin de régulariser leur situation, sans oublier que ces échanges sensibles peuvent causer des tensions dans les relations commerciales.

Comment les entreprises peuvent-elles maîtriser l’étape du règlement client ?

La réconciliation peut devenir un processus largement automatisé. Pour y parvenir, il faut d’abord obtenir une traçabilité de bout en bout durant l’étape du paiement client. Les prestataires de paiement proposent plusieurs pistes d’évolution innovantes aux entreprises.

La méthode la plus répandue aujourd’hui est d’opter pour l’intégration du paiement en ligne par carte bancaire ou par prélèvement SEPA. Réalisé dans le tunnel de paiement du vendeur, la référence de facture y est facilement associable. Elles peuvent également créer et associer un IBAN virtuel par client ou par facture. Cela permet à la comptabilité d’identifier et de rapprocher très facilement les virements entrants. Enfin, en utilisant les possibilités offertes par l’Open Banking, les entreprises peuvent maintenant choisir d’initier le montant, l’IBAN et la référence de facture pour le compte de leurs clients directement auprès de leur banque. Ils n’auront alors qu’à s’y connecter et accepter l’émission du virement SEPA.

Automatiser sa réconciliation financière, c’est possible ?

De l’émission de la facture à la réconciliation, c’est donc le partenaire de paiement qui assure la traçabilité des règlements. Ce processus une fois maîtrisé, les entreprises peuvent compléter l’automatisation de leur réconciliation en l’intégrant dans leurs solutions financières (de facturation, de crédit management, ou autres ERP / CRM …), via une API ou un connecteur natif.

Chez CentralPay nous recommandons de centraliser ces services de traçabilité et de réconciliation à toute entreprise souhaitant réduire ses délais moyens de règlement, gagner en efficacité et libérer les ressources internes de tâches chronophages.

À propos de CentralPay
Créée en 2002, CentralPay est une plateforme française de paiement, agréée Établissement de Monnaie Électronique et régulée par la Banque de France. La société bénéficie de 20 ans d'expérience dans la fourniture de systèmes de paiement par carte bancaire et règlements SEPA.
CentralPay propose ainsi d'accompagner les entreprises dans la digitalisation de leurs processus de recouvrement et s’intègre naturellement aux solutions d’émission de factures tels que les ERP ou les logiciels de cash management. Pour les marketplaces, CentralPay simplifie la création de comptes marchands, automatise la gestion des paiements ou des commissions et facilite la réconciliation comptable. Côté retail, CentralPay mobilise toute son expérience en paiement omnicanal afin d’unifier les données de paiement, digitaliser l’adhésion aux programmes de fidélité et démultiplier la connaissance client des réseaux d’enseignes ou de franchises.