Comment la digitalisation permet de mieux gérer la gestion des remplacements dans la santé ?

L’absentéisme est aujourd’hui une réalité qui se généralise dans de nombreux secteurs d’activité : santé, médico-social, restauration, BTP, logistique... Opter pour un outil de gestion des remplacements constitue alors la première pierre pour édifier un processus de remplacement optimisé.

La gestion des remplacements et des renforts est une préoccupation majeure pour les organisations, particulièrement dans les secteurs de la santé et du médico-social. Montée de l’absentéisme, surcharge de travail, heures supplémentaires, pénurie du personnel soignant, les nombreux défis auxquels sont confrontées les RH de ces établissements ont mis en exergue l’importance de fluidifier les processus et de se munir d’un dispositif à la fois ergonomique et efficace pour surmonter les difficultés quotidiennes (recherche de candidats, communication avec les remplaçants, gestion administrative, organisation du travail...).

À l’instar d’une équipe de foot, une organisation doit toujours avoir des remplaçants à portée de main pour l’épauler en cas de besoin. En effet, les conséquences sont lourdes si l’activité d’un hôpital est interrompue ou perturbée à cause d’une absence. Or, un certain nombre d’organisations n’ont pas encore numérisé leur gestion des remplacements et des renforts. Cette activité demeure donc pour elles chronophage et complexe : difficultés à établir des tableaux de bord et à rationaliser l’activité de remplacement, liste de contacts volatile et non mise à jour, manque de traçabilité, prises de contact intrusives auprès des candidats externes, difficultés à fidéliser ses équipes.

C’est un fait, un manque d’outillage entraîne à la fois une augmentation des coûts de remplacement, un manque de maîtrise de ce processus et impacte finalement le quotidien des équipes.

Quels sont les 5 bénéfices de la digitalisation pour optimiser les remplacements ?

1 - Un vivier à portée de main
Pour construire un vivier, les RH passent par un long processus et exploitent des outils inadaptés (les tableurs, les CVthèques papier…). Les données des candidats sont souvent dispersées sur plusieurs supports, non-numériques, ce qui ralentit encore plus le processus de recherche de candidats. À l’ère du digital, les entreprises ont intérêt à se munir d’une communauté de candidats potentiels, centralisée, accessible et complète.

2 - Une communication fluide et non intrusive
Gaspiller son temps entre tableur et téléphone ne permet pas aux responsables RH de constituer et d’animer leur vivier de candidats remplaçants. De plus, cela les amène parfois à externaliser le remplacement auprès de prestataires, faute de trouver des remplaçants qualifiés et disponibles dans leur vivier existant. Démunis d’une solution logicielle dédiée, de nombreux professionnels RH tendent à solliciter les mêmes remplaçants. Or, cela entrave la diffusion équitable de l’information, sur-sollicite les équipes en place, générant ainsi de l’absentéisme supplémentaire et empêchant l’entreprise de profiter de nouveaux candidats disponibles et compétents.

D’autre part, les sollicitations excessives des candidats peuvent être intrusives. Dans sa version non-numérisée, la gestion des remplacements est réalisée de façon décorrélée du SIRH de l’entreprise. Dès lors, l’organisation court le risque de sur-solliciter les mêmes candidats au mauvais moment, lors de leurs congés par exemple.

3 - Une diffusion équitable des offres
Un logiciel dédié permet de solliciter tous les candidats potentiels sans se limiter uniquement aux remplaçants habituels. L’intrusion se voit également limitée, les candidats non-disponibles ne reçoivent plus de sollicitations.

Tout comme le recrutement, le remplacement et le renfort suggèrent la mise en concurrence d’établissements d’un même secteur d’activité, dans une même zone géographique. La digitalisation de la gestion des remplacements et des renforts offre une meilleure expérience aux candidats internes et externes et permet ainsi aux établissements équipés de se différencier et de fidéliser leurs remplaçants.

4 - Une gestion administrative simplifiée
Les procédures administratives post-embauche peuvent être un vrai calvaire pour les RH. Rédaction des contrats, vérification, impression, signatures des deux côtés, DPAE… il est évident que ce long processus est loin de répondre au caractère urgent du remplacement. Grâce à un outil dédié, les tâches administratives sont simplifiées et fluidifiées. En effet, les documents (contrats, DPAE…) sont automatiquement générés par la solution et leur signature se fait en ligne, depuis la plateforme. Un véritable atout qui accélère les processus administratifs du service RH et répond aux exigences légales. Une traçabilité sans faille dans votre processus de gestion de remplacements et de renforts.

5 - Une meilleure traçabilité
Lorsque les processus de remplacement sont manuels, assurer la traçabilité de toutes les données devient un vrai challenge. Un outil de gestion des remplacements peut alors aider les RH à conserver et à répertorier l’historique des recrutements tout en ayant un panorama clair du suivi RH (suivi de la progression des candidatures, heures travaillées, salaires…).

Quel est le rôle STAFFELIO by OCTIME ?

STAFFELIO by OCTIME édite une plateforme de gestion des remplacements nativement intégrée au planning OCTIME qui permet aux établissements de santé et du médico-social de simplifier et d’automatiser toutes les tâches liées aux remplacements des professionnels. Ayant rejoint le Groupe OCTIME en 2021, STAFFELIO connait un fort développement et offre un gain de temps conséquent aux cadres de santé, managers et responsables RH des établissements.

BIO:
Charles Grosdidier est Directeur des Opérations de STAFFELIO by OCTIME – Solution de Gestion des Remplacements et Renforts. Il est très impliqué dans l’entreprenariat avec la création de précédentes entreprises notamment dans la Tech, et après une dizaine d’années dans la finance (fusions et acquisitions), il crée en 2016 Staffelio / LibMed, une plateforme de gestion des remplacements dans les domaines de la Santé et des Ressources Humaines. Sportif ayant pratiqué à haut niveau, je retrouve dans ces projets les mêmes épreuves et défis qui rendent le sport, tout comme l’entreprenariat, à la fois si difficiles et si passionnants.