Ce guide des meilleurs pratiques est divisé en quatre parties et recouvre les sujets suivants :
1ère partie : Rendre la capture des données de facturation plus efficace
2ème partie : Simplifier le workflow d'approbation des factures et la gestion des achats
3ème partie : Réaliser sécurité, efficacité & contrôle des paiements et de la gestion des fonds de roulement
4ème partie : Optimiser la gestion du capital d'exploitation (BFR)

Cette semaine nous traiterons de la troisième partie : Réaliser sécurité, efficacité & contrôle des paiements et de la gestion des fonds de roulement

Troisième partie : Réaliser sécurité, efficacité & contrôle des paiements et de la gestion des fonds de roulement

Jusqu'à présent dans ce guide, nous avons explore l'amélioration de l'efficacité dans la capture des données de facturation, l'approbation des factures et la gestion des achats. Etrangement, de nombreuses solutions d'achat-règlement sur le marché aujourd'hui n'incluent pas de solutions de paiements. Pour une approche holistique à l'amélioration du processus d'entreprise, une entreprise serait avisée de se lancer dans une solution intégrée, englobant l'entièreté du processus des achats y compris les paiements.

Cette troisième partie du guide explore les alternatives pratiques pour exploiter une série de plateformes de banque électronique disparates et propriétaires et examine de nouvelles manières de réaliser une meilleure intégration et d'améliorer le traitement en flux tendus (STP), donnant lieu à des coûts réduits et à une amélioration de la sécurité et de l'efficacité et un contrôle au niveau des relations multi-banques.

Adaptation aux systèmes et normes disparates
Les grandes entreprises, ainsi que, de plus en plus, les moyennes à grandes entreprises (celles ayant des revenus dépassant 250 millions d'USD) centralisent leurs opérations de traitement pour réduire les coûts. Cette transition prend souvent la forme d'un Centre de Services partagés ayant la responsabilité d'une zone géographique telle que l'Europe ou l'Asie. Très peu de banques peuvent combler tous les besoins en fonds de roulement d'une grande entreprise dans le monde entier et par conséquent, malgré la consolidation progressive des relations bancaires, la plupart des entreprises de toutes dimensions choisissent encore de travailler avec au moins deux banques de gestion des fonds de roulement. Le résultat en est que les professionnels de la trésorerie et des paiements sont souvent confrontés à l'exécution d'une gamme de systèmes bancaires électroniques disparates fournis par leurs banques respectives, chacune d'entre elles nécessitant des formats et traitements propriétaires et différents protocoles de sécurité. Une enquête récente de GT (intitulée 'Le fossé entre les attentes des entreprises sur les solutions ERP et la réalité du terrain'', juin 2006) a révélé que plus de 50% des entreprises disposant de systèmes ERP ne les ont pas déployé au sein de toutes leurs activités. Il est plus habituel de trouver des multiples solutions ERP, typiquement dues aux activités de fusion et d'acquisition ou simplement à l'effort et aux coûts nécessaires pour le déploiement d'une version unique au sein d'un groupe important de compagnies.

Etonnamment, le rendement des données de paiement de certains systèmes majeurs de gestion d'entreprise n'est toujours pas dans un format correspondant aux besoins d'un certain nombre de banques de gestion de trésorerie les plus importantes. En conséquence, les entreprises entament des projets pour intégrer des interfaces d'utilisateur en interne pour leurs solutions de transfert de données ou utilisent des intégrateurs de systèmes pour mettre en place des solutions sur-mesure afin de combler le fossé entre leurs systèmes de gestion intégrés et les solutions de transfert de données de leurs banques. Ainsi, en pratique, les fichiers de paiements des systèmes hôtes/ ERP sont encore souvent importés manuellement et chargés dans divers progiciels bancaires, procédé présentant des risques d'exposition des fichiers à la fraude et dans certains cas, impliquant encore une ressaisie prenant du temps et sujette aux erreurs.

Création d'une plateforme de traitement des paiements
De plus en plus, les entreprises réalisent qu'elles peuvent tirer parti des plateformes de paiements et d'informations financières par navigateur, placées entre leurs systèmes multiples de gestion d'entreprise/ hôtes et leurs banques, leur apportant la souplesse d'une solution frontale et d'une plateforme. Un tel centre de traitement des paiements permet à une grande entreprise de gérer tous ses règlements en plusieurs devises à partir d'une plateforme unique à un niveau régional ou global, contribuant considérablement à la préparation, le formatage, la validation, l'approbation et la publication à leurs banques d'ordres de paiements clairs tout en exerçant un contrôle sur les activités d'informations bancaires et de gestion des fonds de roulement.

Mise en place de contrôles internes plus fermes pour la conformité
Avec l'introduction de règlementations sur la gouvernance d'entreprise telles que la loi américaine Sarbanes-Oxley, il existe une tendance croissante à vouloir améliorer les contrôles internes et la communication des informations financières. Un centre de traitement des paiements efficace doit donc proposer une plateforme permettant d'améliorer les contrôles
internes et la communication des informations financières, des activités de paiements et de trésorerie. Ceci peut prendre la forme d'un workflow d'approbation flexible, permettant des autorisations configurables pour des groupes d'utilisateurs définissables, basées sur des niveaux d'approbations multiples par type de paiement, comptes à débiter et utilisation de
modèles prédéfinis et de restrictions sur les transactions. L'attribution de telles autorisations flexibles doit être contrôlée par des administrateurs de système spécifiquement assignés qui, conformément aux principes de pratiques d'excellence de la ségrégation des tâches, ne doivent avoir aucun pouvoir direct dans le cadre du processus d'approbation en tant que tel. Ce degré de contrôle permet la normalisation des procédures au sein de toute l'entreprise, avec un suivi de vérification révélant qui fait quoi. De la même manière, l'accès aux comptes bancaires et aux informations financières doit être disponible pour toutes les activités de l'entreprise de manière précise mais uniquement pour le personnel qui en a été dûment autorisé. Dans les moments actuels où la conformité est le moteur-clé de la communauté des affaires, cette structure de centres de paiements s'avère particulièrement intéressante pour les entreprises disposant de systèmes ERP multiples voire de versions différentes du même logiciel de gestion intégré. Dans ce genre de scénario fréquent, la plateforme de paiements et de communication des informations financières peut agir comme plateforme pour ces
systèmes disparates et permet d'améliorer la visibilité et le contrôle de l'activité bancaire et des paiements au sein de toute l'entreprise.

Réalisation du traitement en flux tendus (STP) et réduction des frais bancaires
Une plateforme de centre de traitement des paiements joue le rôle de logiciel intermédiaire intelligent pour les sorties de traduction et/ou de validation d'ordinateurs hôtes multiples pour garantir que les ordres de paiements envoyés à la banque soient des données claires dans le format requis par la banque. Il est à noter que pour les solutions de paiements globaux, les banques exigent souvent des ordres de paiements en format EDIFACT/ PAYMUL alors que les systèmes de gestion intégrés ne génèrent pas de fichiers sous la forme exacte requise par les banques. Un centre de traitement des paiements permet de résoudre cette disparité, en comblant le fossé entre l'arrière-guichet de l'entreprise et les systèmes de paiements bancaires.

Avec l'avènement du SEPA, il devient de plus en plus important que les entreprises s'assurent que les ordres de paiement communiqués à leurs banques soient complets et formatés correctement. Cela leur permet de minimiser les besoins de rectifications bancaires, ce qui est encore plus important aujourd'hui vu que de nombreuses banques ont introduit la différenciation des prix, c'est-à-dire un prix plus bas pour les paiements directs mais plus élevé pour les paiements pour lesquels la banque doit effectuer des rectifications. Cette approche de division tarifaire constitue la manière dont les banques se conforment à la règlementation 2560/2001 de l'UE relative aux paiements transfrontaliers en euros à tarif bas
qui stipule que les transferts de crédits transfrontaliers de moins de 50 000 EUR doivent désormais coûter autant que les paiements domestiques. Pour se qualifier pour un tarif bas et le traitement en flux tendus (STP), les ordres de paiement doivent désormais inclure le code BIC (Code identificateur de banque SWIFT) de la banque bénéficiaire et le code IBAN (Identifiant international de compte bancaire), norme appliquée dans toute l'Europe pour identifier un compte bancaire de manière unique.

Pour augmenter la qualité des fichiers de paiements soumis à leurs banques, les entreprises seraient sages d'utiliser davantage les bases de données en ligne telles que les fenêtres contextuelles des codes BIC SWIFT pour révéler l'identification unique de la banque vers laquelle le paiement est envoyé. Ces fenêtres peuvent être facilement explorées et
parcourues pour identifier le code approprié et s'afficher sur l'écran de paiement rapidement. Les bases de données des codes d'agences des banques nationales sont aussi disponibles telles que les codes guichet en Grande-Bretagne ou les codes ABA aux Etats-Unis. Avec l'utilisation grandissante des codes IBAN en Europe, il est important de pré-valider ces
nouveaux instruments.

La validation des codes BIC, IBAN et des codes guichets domestiques peut se faire non seulement pour les paiements uniques mais aussi pour les paiements en vrac importés d'un système ERP d'entreprise. Pour les transferts de données par lots, le système vérifie d'abord les champs obligatoires du fichier. Une fois ces critères satisfaits, les règles de traitement en
flux tendus (STP) de la transaction sont vérifiées. Celles-ci peuvent être basées sur une logique commerciale spécifique à l'entreprise. Toutes les rubriques ne satisfaisant pas aux exigences du traitement en flux tendus (STP) doivent être séparées pour examen et éditées par l'utilisateur avant d'être communiquées à la banque. De cette manière, en pré-validant les
instructions de paiement avant la soumission des fichiers à la banque, l'entreprise est sûre que les données de paiements soumises soient correctes et peut donc négocier plus facilement des frais bancaires réduits.

En introduisant certains de ces systèmes et certaines de ces pratiques excellence de base, les entreprises peuvent réduire leurs coûts de traitement internes et leurs frais bancaires. Ces améliorations sont aussi dans l'intérêt des banquiers eux-mêmes puisque les arrière-guichets des banques tirent aussi parti d'une meilleure efficacité et du traitement en flux tendus et par conséquent, réalisent des réductions de coûts recherchées grâce à des taux de rectifications manuelles en baisse, émanant d'une meilleure qualité des informations de paiements soumises par leurs clients d'affaires.

Réalisation de la baisse des coûts de routage des devises multiples
La migration vers le SEPA, conjuguée à d'autres changements dans le paysage des paiements, tels que la procédure de Paiements accélérés au Royaume-Uni, semble être en passe d'encourager l'adoption plus élargie par les entreprises et les banques de solutions de routage à prix réduit. Les grandes entreprises sont susceptibles de vouloir contrôler cet aspect
important de leurs paiements et les flux de recouvrements par le biais de plusieurs banques afin d'assurer une flexibilité maximale. La normalisation des types de paiements (tels que Credeuro et le projet SEPA Direct Debit ou SDD) sera accompagnée d'une augmentation des choix sur les circuits de paiements et de recouvrements par lesquels ces nouveaux instruments peuvent être transmis. Au vu de ce développement, conjugué au lancement des Paiements accélérés (Faster Payment) au Royaume-Uni, les entreprises souhaiteront choisir le circuit le mieux adapté voire sélectionner automatiquement en fonction des paramètres d'entreprise concernant la destination, l'urgence et la valeur du paiement ainsi que la devise.

Dans le cas des paiements et des recouvrements en euros, il est désormais accepté que nous n'aurons pas simplement une seule chambre de compensation automatisée paneuropéenne (PE-ACH) et que nous assistons, au contraire, à l'émergence de plusieurs ACH régionales conformes au SEPA qui fonctionneront en parallèle de la PE-ACH, PHASE 2. De plus, les banques disposeront d'arrangements d'échanges de fichiers bilatéraux avec des banques partenaires pour traiter des concentrations particulières.La clé repose sur la rétention de flexibilité et il est probable que le SEPA et les Paiements accélérés mèneront à un nombre croissant d'entreprises concluant que, pour réaliser une réduction des coûts de routage, l'accès direct des entreprises à un certain nombre de systèmes de compensation tels que les systèmes automatisés de compensation et règlement (BACS), Paiements accélérés (Faster Payments) et Interpay pour les paiements intereuropéens ainsi que la connectivité multibancaire seraient souhaitables, tous à partir d'une plateforme unique de traitement des paiements. Il sera plus facile que jamais à une entreprise d'établir un Centre de services partagés européen pour les paiements et les recouvrements, constituant un domaine susceptible de connaître une croissance importante au cours des cinq prochaines années.Il s'agit néanmoins d'un processus évolutif et le besoin existe pour des 'preuves futures' de rétention de flexibilité dans les structures.Cela devrait permettre de minimiser les perturbations et les coûts du changement. L'opportunité de rationnaliser les systèmes et les interfaces devrait se révéler être un avantage majeur du SEPA pour les entreprises en termes d'amélioration de la sécurité, l'efficacité et du contrôle. Les centres de paiements à applications par navigateur peuvent offrir un routage à coût réduit ainsi qu'un accès sécurisé à la plupart des circuits de paiements pertinents tels que les banques multiples et les fournisseurs d'infrastructure majeurs. Ces systèmes et interfaces peuvent aussi incorporer les outils de validation englobant les codes IBAN, BIC et codes guichets pour s'assurer que des données correctes soient produites envers la banque ou le processeur de paiements, découlant ainsi sur des frais de traitement en flux tendus (STP) plus faibles et minimisant le risque de frais de rectifications bancaires.

Gestion de tous types de paiements et de bordereaux de paiements
Une plateforme de traitement des paiements par navigateur joue un rôle important dans l'intégration aux systèmes de gestion d'entreprise et peut, par conséquent, resserrer la 'disparité' ou 'trou d'air' entre l'arrière-guichet de l'entreprise et le réseau bancaire. Elle doit pouvoir soutenir tous les types de paiements (y compris les Règlement brut Transeuropéen en
temps réel ou RTGS, les ACH, les paiements transfrontaliers et les chèques) qui peuvent soit être saisis individuellement (avec une mise à jour automatique du système ERP) ou par le biais d'importation de fichiers. De la même manière, une plateforme de paiements efficace doit pouvoir incorporer une solution d'avis de paiement flexible, les avis pouvant être émis par télécopie, en format papier ainsi que par voie électronique avec un fichier joint en pdf ou un lien hypertexte aboutissant au site Web du payeur. Le bénéficiaire peut ainsi télécharger les détails du virement dans le format requis pour réaliser une réconciliation automatique dans son système de gestion des comptes clients.

Simplification des relevés bancaires et amélioration de la visibilité
En plus de l'activité de consolidation de paiements sur une plateforme unique, un centre de traitement des paiements doit aussi pouvoir recevoir des relevés de soldes & transactions de la part des banques en plusieurs formats tels que le précompte SWIFT MT940, les avis de règlements MT900/ MT910 et les mises à jour de crédits intra-journaliers MT942 ainsi que les formats bancaires BAI et propriétaires. Les données peuvent ensuite être mises à disposition de manière ponctuelle à tout le personnel de l'entreprise, à l'aide d'autorisations configurables leur permettant d'accéder uniquement aux informations pour lesquelles il détient l'autorisation. Des relevés personnalisables doivent être disponibles par le biais d'un générateur de relevés flexible avec des outils de recherche et de filtrage permettant de trouver rapidement les rubriques particulières demandées ou les montants même si les quantités de données sont importantes. De la même manière, les données peuvent être téléchargées dans un système de gestion d'entreprise pour réconciliation dans le format exigé, évitant les procédures de ressaisie et autres processus nécessitant une main d'oeuvre intensive.

Centres de paiements pour l'amélioration de l'accès au réseau SWIFT
Historiquement, les centres de paiements ont incorporé des connecteurs de banque permettant une connectivité du traitement en flux tendus (STP) avec les solutions de transferts de données de paiements des banques majeures. En raison des changements importants récents des règles permettant aux entreprises d'accéder plus facilement au réseau SWIFT, la connectivité des banques peut être davantage simplifiée. Plutôt que d'avoir un circuit séparé pour chaque banque, les solutions des centres de paiements peuvent désormais offrir une connectivité avec pratiquement toutes les banques à l'aide d'une interface unique vers le réseau SWIFT. Grâce au lancement de SWIFT du nouvel accès aux entreprises CUG, il est maintenant plus simple que jamais d'échanger des messages se rapportant aux paiements et à la gestion de trésorerie. La plupart des entreprises traitent avec plusieurs banques pour la gestion de leur trésorerie mais elles utilisent désormais le réseau SWIFT en tant que circuit sécurisé et flexible pour accéder à leurs banques et de nombreux problèmes d'utilisation
disparate de systèmes bancaires électroniques sont amenés à disparaître. Même s'il existe parfois des nuances dans la manière dont les banques individuelles veulent que les messages et les champs SWIFT soient remplis, les entreprises peuvent au moins utiliser une interface unique pour se relier en toute sécurité avec pratiquement n'importe quelle banque de leur choix quel que soit l'endroit dans le monde, à l'aide de normes de messageries similaires. Cette normalisation aidera énormément les entreprises en termes de réduction des risques de traitement, de coûts et opérationnels, améliorant l'alerte progressive et les contrôles. De plus, la gestion des espèces en sera facilitée.

Mais pour qu'une entreprise maximalise les avantages de l'accès direct au Réseau SWIFT dans toutes ses activités, une valeur ajoutée peut être obtenue en déployant une plateforme de paiements et de relevés par navigateur, constituant un point frontal flexible pour faciliter la préparation et la soumission d'ordres de paiements corrects à leurs banques et la gestion des messages entrants. La raison en est que la gamme d'interfaces SWIFT nécessaires pour une connexion au réseau SWIFT ne s'adaptent généralement pas à une préparation et approbation à 'grande échelle' de messages SWIFT sous le format correspondant. C'est là que les plateformes de paiements et de relevés par navigateur peuvent s'avérer particulièrement utiles, permettant une visibilité dans toute l'entreprise et facilitant la préparation, le workflow
d'approbation, la validation et le suivi de vérification de tous les paiements soumis à l'interface SWIFT de manière sécurisée. Les paiements générés dans un centre de services partagés ou département de trésorerie et comptes fournisseurs ou même une filiale à l'étranger peuvent être inclus. De plus, la plateforme par navigateur peut donner à plusieurs utilisateurs (quel que soit l'endroit où ils se trouvent) une visibilité des informations concernant les soldes et les
transactions pour plusieurs comptes bancaires et mondialement.

Exploitation de nouvelles infrastructures
Les changements des infrastructures de paiements telles que le SEPA et les Paiements accélérés au Royaume-Uni ainsi que les changements importants dans la manière dont les entreprises peuvent communiquer avec leurs banques, tels que le nouvel accès des entreprises CUG du réseau SWIFT, ouvrent de nouvelles portes aux entreprises pour la
simplification de leurs activités de paiements et de communication des informations financières. Ces opportunités peuvent être exploitées par le déploiement de centres de paiements par navigateur afin de maximaliser la sécurité, l'efficacité et le contrôle dans toute l'entreprise.

Guide de la simplification de la chaîne logistique financière et optimisation du capital d'exploitation
Par Marcus Hughes - Directeur du service Banques au sein de Bottomline Technologies

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Source : BOTTOMLINE TECHNOLOGIES