Les entreprises européennes de plus de 5 000 salariés consacrent plus de temps et d'argent au traitement de chaque facture que celles employant entre 250 et 500 personnes, selon les résultats d'une étude publiée par Iron Mountain, le spécialiste de la gestion de l'information.

Les résultats de l'enquête

Des coûts de gestion plus importants pour les grandes entreprises

Nombre de salariés : .............250 à 500......+ de 5 000
Coût unitaire d'une facture : ......11,00 €........... 14,50 €
Temps nécessaire : ................ 8,6 jours..........10 jours

Ces résultats indiquent que de nombreuses entreprises subissent les conséquences de processus de travail et de dispositifs de contrôle de gestion obsolètes. D'après les réponses des participants, alors que le traitement de chaque facture entrante demande en moyenne 8,6 jours et 11€ dans les entreprises de 250 à 500 salariés, ces chiffres passent à près de 10 jours et 14,50€ par facture dans les structures de plus de 5 000 personnes.
Ces chiffres suggèrent un manque d'efficacité qui est confirmé par d'autres observations.

Un manque d'efficacité effectif et ressenti

Près du quart (22%) des entreprises consultées employant plus de 5 000 personnes estiment qu'une trop grande part de leur effectif est mobilisée par le traitement manuel des factures, une préoccupation qui n'est exprimée que par une entreprise sur dix (9%) parmi celles comptant de 250 à 500 salariés. De même, un quart (24%) des entreprises de plus de 5 000 salariés pensent que le coût global de leurs opérations financières est trop élevé, contre seulement un peu plus d'une sur dix (13%) parmi les entreprises de 250 à 500 salariés.

Les petites entreprises plus inquiétées par l'obsolescence de leurs processus de travail
Les petites entreprises interrogées sont toutefois plus enclines à s'inquiéter de l'état obsolète de leurs systèmes de traitement financier et de leurs processus de gestion documentaire : c'est en effet le cas de 13% d'entre elles, contre seulement 5% des entreprises de plus de 5 000 salariés.

La solution Iron Mountain
Iron Mountain, acteur mondial qui prend d'ores et déjà en charge la gestion des documents et des informations électroniques de nombreuses entreprises en Europe, a lancé sa division BPM (Business Process Management) afin d'aider les entreprises à réaliser des économies et à gagner en efficacité dans la gestion des factures.
« La gestion efficace des factures est un processus critique pour toutes les entreprises », souligne Bettina Wonsag, Directrice générale de la division BPM d'Iron Mountain. « Plus grande est l'entreprise, plus elle a de factures à traiter - et plus il est probable que ces factures lui parviennent dans une multitude de formats, de langues et de monnaies. Pour y remédier, une entreprise doit investir massivement. Nous permettons aux entreprises de résoudre cette problématique majeure, en leur procurant davantage de maîtrise, de conformité et d'économies. »

Les services BPM d'Iron Mountain éliminent la paperasserie et les opérations manuelles, apportant sécurité, transparence et gestion documentaire structurée depuis le traitement et l'automatisation jusqu'au stockage et à la recherche. Les services d'Iron Mountain - qui vont de la prise en charge de certaines étapes du processus jusqu'à une externalisation complète - permettent de gérer les factures entre de multiples pays et entités juridiques, quel que soit leur format ou leur langue.

Méthodologie de l'enquête
L'enquête a été réalisée, entre le 4 et le 21 février 2011, auprès de plus de 200 responsables du règlement des factures au sein de grandes entreprises commerciales (comptant au moins 250 salariés). 50 personnes ont été interrogées dans leur propre langue, respectivement en France, au Royaume-Uni, en Allemagne et en Espagne, via Internet ou par téléphone. Ces échantillons ont été tirés au sort parmi les panels existants de YouGovStone ainsi qu'auprès de sources de données externes paneuropéennes.

A propos d'Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) fournit des services de gestion de l'information qui aident les entreprises à réduire les coûts, les risques et les défauts d'efficacité liés à la gestion de leurs documents physiques et numériques. Les solutions d'Iron Mountain permettent à ses clients de protéger et de mieux exploiter leurs informations, indépendamment de leur format, de leur emplacement et de leur cycle de vie. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leur activité tout en répondant aux impératifs de restauration, de conformité et de recherche. Fondée en 1951, Iron Mountain gère des milliards de documents (archives, fichiers électroniques, dossiers médicaux, emails, etc.) pour le compte d'organisations du monde entier. Pour de plus amples informations, consultez le site ironmountain.fr