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Eurofactor choisit MEGA International pour assurer la convergence de ses processus


Pour cette approche basée sur les processus, Eurofactor s'est appuyé sur les outils MEGA, en particulier MEGA Process qui a permis d'analyser, identifier, modéliser et documenter les processus et l'organisation de l'entreprise. Lancé en 2002, la convergence des processus se déroule en trois grandes étapes.



1. Connaître les processus, c'est le projet « Pilotage des processus »

Ce projet consiste d'abord à identifier et formaliser les processus opérationnels : les services Crédit, Achat et Financement, Gestion du poste client, la gestion commerciale et la gestion de contrat client. Il vise à construire un référentiel des processus et des offres basées sur les meilleures pratiques. Ensuite il faut identifier et analyser les écarts avec la cible pour chaque processus et les qualifier. Enfin, le déploiement des résultats d'optimisation et des bonnes pratiques conclue les premières phases de pilotage par les processus.

2. Déployer l'organisation cible, c'est le projet « Leader Ensemble »

Mené à partir de novembre 2004, le projet « Leader Ensemble », qui a accompagné la fusion et la consolidation de la position de numéro 1 de l'affacturage en France, partait d'une analyse comparative des processus entre les entités Eurofactor et Transfact. Cette comparaison a permis d'identifier des écarts organisationnels, de constituer des groupes de travail pluridisciplinaires, et d'aider au choix des structures cibles ainsi qu'à la définition de l'organisation cible. En se basant sur les cartographies MEGA, la convergence des processus des deux sociétés a été réalisée en généralisant les meilleures pratiques. Joséphine Munte se félicite de l'intérêt de la méthode basée sur l'outil MEGA : « Trois mois après la fusion, un fonctionnement est harmonisé et les clients continuent à bénéficier du même haut niveau de qualité de service. »

3. Reconcevoir les processus pour accompagner la croissance et implanter un nouveau système d'information au niveau du groupe, le projet « Netsys ».

Lancé en 2006, ce projet a pour objectif de refondre le système d'information et de faire converger les processus au niveau européen. « Pour chaque processus opérationnel, nous avons défini la vision stratégique, les objectifs et désigné un sponsor », explique Joséphine Munte. L'aboutissement de cette démarche de reconstruction des processus est aussi le résultat d'une nouvelle grille des offres par regroupement en familles de produits. « Cette modélisation avec l'outil MEGA nous a permis de donner des informations structurées à l'équipe informatique pour le chantier SI », ajoute Joséphine Munte.

Des résultats visibles pour tous
Le site intranet Maestro Convergence présente des cartes des processus opérationnels ; des tableaux établissant la relation entre processus ; des fiches de documentation ; un glossaire en français et anglais. Le tout est fondé sur l'outil MEGA qui alimente automatiquement les cartes et le site intranet. «Le site intranet est un support pour tous ceux qui travaillent au projet de refonte du SI, pour les maîtrises d'ouvrage et, demain, pour les opérationnels», constate Laurent Gastinel, Responsable Projets, Eurofactor.

Aujourd'hui, Eurofactor se félicite de pouvoir proposer un service homogène à ses clients, de donner plus de fluidité à son fonctionnement et d'exploiter le retour d'expérience. En particulier, l'approche par les processus a permis à l'entreprise d'évoluer rapidement vers l'automatisation des services, de créer de nouvelles offres et de réduire le temps de développement des offres à 6 mois, « time to market ». « Chaque amélioration est communiquée et partagée par tout le monde », insiste Joséphine Munte, qui a particulièrement apprécié la facilité d'utilisation de MEGA comme outil d'analyse, ainsi que le professionnalisme et l'adaptabilité des consultants MEGA, leur expertise et leur accompagnement des chantiers.

www.mega.com

Mercredi 9 Janvier 2008
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