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Mercredi 16 Juin 2021

Et si, du bon rangement des documents dépendait la survie du cabinet ?


Par Sandra Bineau, Senior Marketing Manager chez M-Files, éditeur d’une solution intelligente de gestion de l’information.



Selon une enquête, 46 % des professionnels déclarent qu’il est difficile et chronophage de trouver les informations dont ils ont besoin. Pourquoi ? Les fichiers peuvent être mal nommés, stockés au mauvais endroit ou éparpillés.

Pour ceux qui accordent encore une grande importance au papier, le nombre d’armoires à dossiers dépasse parfois le nombre de collaborateurs.

Cette organisation non optimale ne serait pas importante si elle n’avait aucun impact sur les clients, et par conséquent sur la survie du cabinet. Or, elle peut en avoir. Réactivité, disponibilité, précision, sont des qualités appréciées, qui peuvent être rendues possibles par une bonne gestion de l’information, surtout à l’heure du numérique qui a créé des habitudes d’instantanéité.

Outre son expertise, la richesse d’un cabinet réside dans ses clients

Tout d’abord, chacun le sait, conserver ses clients existants demande moins d’effort que d’en trouver de nouveaux. Surtout en cette période de crise liée au COVID-19, où certains cabinets ont vu ou vont voir des défaillances chez leurs clients.

Cela est d’autant plus important que dans le milieu du conseil, la recommandation des clients joue pour l’essentiel dans la signature de nouveaux contrats. Pensez-vous qu’une société va venir chez vous parce qu’elle a vu passer une pub ? Non, un cabinet de conseil se choisit par relationnel. Donc vos clients sont les meilleurs ambassadeurs.

Comment les satisfaire ?

En étant professionnels, toujours, bien entendu. Mais comment mesure-t-on le professionnalisme ?
Dans la précision et la rapidité, par exemple. Les clients vous demandent souvent des comptes, de façon inopinée. Ne seront-ils pas d’autant plus satisfaits qu’ils auront rapidement une réponse juste ?
Non seulement vous contenterez ainsi leur demande, mais vous valoriserez votre efficacité, et par là-même, eux démontreront leur capacité à apporter des réponses précises dans leur entreprise ou auprès de leurs actionnaires.

Pensez-vous être le plus efficace possible dans ce domaine ? Quels sont les freins ? Le classement de l’information ? Trouver la dernière version ? Trouver le bon document ?
Il existe aujourd’hui des outils qui permettent de ne conserver l’information qu’à un seul endroit, dans sa dernière version et de manière sécurisée, en s’appuyant sur des métadonnées.

Comment en attirer de nouveaux ?

Aujourd’hui, les clients souhaitant faire appel à un cabinet comptable peuvent facilement trouver et comparer les offres tarifaires des différents prestataires. Ils ont également pris l’habitude de solliciter plusieurs sociétés simultanément, ce qui engendre une pression supplémentaire sur les bénéfices.
Et la concurrence est féroce. Les nouveaux acteurs peuvent tirer parti de la technologie pour proposer des services reproductibles à bas coût. La croissance des cabinets comptables ayant adopté une infrastructure 100 % cloud dépasse celle des sociétés qui ne se sont pas entièrement transformées.

Pour les entreprises bien établies souhaitant rester compétitives, il faut trouver un équilibre entre : 1.

Proposer des produits et services moins chers, en réorganisant les processus et procédures pour optimiser la répartition des ressources et éviter le gaspillage, car elles ne peuvent pas faire de compromis sur la valeur fournie aux clients. 2. Rester suffisamment productives. Parallèlement à la réduction de leurs coûts d’exploitation, les cabinets de conseil cherchent de nouvelles approches de prestation de services. Ils s’efforcent d’approfondir leur expertise, tout en diversifiant leurs activités de conseil dans d’autres domaines.

Dans les cabinets comptables, réduire les coûts et donc les tarifs, tout en dégageant du temps pour proposer de nouveaux services, repose souvent sur la fluidité des processus. Il est possible d’automatiser les tâches telles que la gestion des contrats et des propositions, avec des modèles de workflows qui garantissent le traitement automatique des documents critiques dans le respect des délais, tout en minimisant les risques d’erreur.

La qualité de service dépend de la performance des équipes, et c’est pourquoi il faut tout mettre en œuvre pour l’augmenter avec des outils numériques. C’est ce qui consiste à augmenter l’efficacité opérationnelle.

L’autre richesse : l’expertise, les salariés

Améliorer l’efficacité opérationnelle

Il n’est dans l’intérêt de personne que des experts perdent du temps à chercher des informations, à compléter des modèles ou à recréer des documents impossibles à trouver ensuite sur le réseau. Ces inefficacités ralentissent la réalisation des tâches, augmentent les coûts et finissent par faire perdre des clients.

Les processus métier standard se prêtent particulièrement à l’automatisation. En mettant en place des workflows basés sur la technologie, les cabinets peuvent gérer efficacement leurs documents comptables. L’automatisation peut également rationaliser les processus back-office comme l’intégration des nouveaux employés, les comptes fournisseurs et d’autres tâches administratives (et manuelles) du quotidien.
Des modèles et des workflows garantissent la qualité du traitement automatique des documents critiques dans les délais, avec un risque d’erreur minime. De plus, le regroupement des données au sein d’un système unifié facilite l’archivage et la transmission des savoirs, tout en autorisant uniquement le personnel habilité à accéder aux documents pour plus de sécurité.

Attirer les meilleurs talents avec un espace de travail moderne

Non seulement, une gestion de l’information moderne et efficace améliore le quotidien des équipes qui peuvent rester concentrées sur les tâches à valeur ajoutées, mais elle valorise l’entreprise également auprès de futurs collaborateurs.

Les jeunes diplômés comme les plus chevronnés aspirent à travailler dans les meilleures conditions, avec des documents disponibles facilement, sans passer plusieurs jours à intégrer la logique de classement du cabinet. Les solutions de gestion documentaire nouvelle génération organisent les contenus en fonction de leur nature et non de leur emplacement, ce qui facilite la recherche d’information au quotidien, quelle que soit l’ancienneté dans l’entreprise.

Voici pourquoi les plateformes de gestion intelligente de l’information sont essentielles à la survie des cabinets. Pour se montrer professionnels à l’heure de l’instantanéité, pour mieux satisfaire les clients, pour rester compétitifs, pour se consacrer aux tâches qui demandent une expertise poussée et ainsi la valoriser. Et si d’aventure, comme c’est la tendance, le cabinet est racheté ou en acquiert un autre, cette unification de l’information rendra le rapprochement plus facile.



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