La digitalisation consiste-t-elle vraiment à demander aux clients de saisir les factures comme beaucoup le font actuellement ? Etrange approche pour un résultat loin d'être convaincant. Voici notre analyse.

La nouvelle "mode" dans la digitalisation des cabinets comptables consiste à faire saisir les factures par le client : le cabinet s'abonne à un service, donne l'accès à une application à son client et c'est celui-ci qui doit saisir les factures (ou la partie non reconnue par une machine). C'est même présenté par certains cabinets comme un préalable pour travailler avec eux sous la forme donnant / donnant : vous faites ce travail et moi je vous donne des informations sur votre situation plus rapidement.
Evidemment, les applications peuvent être ergonomique, lire plusieurs informations automatiquement et cela affranchit le cabinet de la saisie... mais est-ce une bonne idée ? N'est-ce pas une drôle de vision de la digitalisation ? La digitalisation d'un cabinet consisterait à demander à ses clients de faire une partie de son travail ?

De plus cette approche amène des contraintes aux cabinets qui complexifient ses relations commerciales : le client doit être technophile (dans certaines professions cela limite terriblement les possibilités) et consciencieux. Si la saisie est mal réalisée, le cabinet doit vérifier.

Si le cabinet n'est pas sûr de la saisie à 100%, il doit finalement tout vérifier. Y a-t-il alors véritablement un gain de temps ?

Le cabinet impose donc des contraintes à son client et ne gagne pas vraiment de temps à cause de problèmes de qualité. L'idée est-elle si bonne ?
Ce n'est pas du tout la vision que nous devons avoir de la digitalisation. La digitalisation ne consiste pas à reporter le travail sur une autre personne mais sur la machine. Un cabinet comptable doit aider ses clients dans son quotidien, pas lui ajouter des tâches.

La vraie digitalisation consiste à remplacer un ensemble de tâche manuelles par un automatisme complet : la digitalisation saisie comptable doit être entièrement automatique de bout en bout pour changer véritablement l'équation économique du cabinet.

Dans ce cas, le client à moins de travail, il dépose tous les documents à transmettre à son cabinet comme cela l'arrange : par papier, email, dépôt direct, zippé, pas zippé... Le client n'ayant pas cette tâche rébarbative de saisie à faire, il ne repousse donc pas la transmission des documents et ceux-ci arrivent vite au cabinet.
Le cabinet de son côté récupère automatiquement les écritures correspondantes dans son logiciel comptable et les documents sont classés automatiquement par typologie.

C'est la machine qui a fait le travail : en plus de faire moins d'erreurs d'inattention, elle contrôle automatiquement les données (car elle lit et saisit toutes les lignes de la facture) et peut bloquer les cas d'incohérence pour correction. La qualité est donc standardisée et la donnée exploitable jusqu'à la ligne.

Les documents sont transmis plus rapidement et traités avec une meilleure qualité sans travail supplémentaire pour le client et du travail en moins pour le cabinet comptable : c'est la véritable digitalisation, celle qui change les règles du jeu pour ceux qui l'adoptent.

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