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Enquête KDS/CFO : Les entreprises et la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels


KDS, leader international des solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais en ligne (T&E), a dévoilé ce matin sa dernière étude sur les entreprises et la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels.



Laurent Leloup
Laurent Leloup
Cette enquête a été réalisée auprès de CFOs via, entre autres, votre quotidien CFO News.

En période de restrictions budgétaires, quelle attitude adopter face aux dépenses en matières de frais professionnels et aux voyage d’affaires ?
Les responsables financiers ont-ils une vision précise des frais engagés ?
Ont-ils les moyens de contrôler et d’ajuster la politique voyage et frais de leur entreprise ?

Voici les résultats de cette étude :

DES VOYAGES D’AFFAIRES COÛTEUX ET HORS CONTRÔLE

Voici les principaux enseignements de l’enquête (1) réalisée par KDS en France auprès de responsables financiers d’entreprises fin de mesurer la maîtrise du poste « voyages d’affaires » dans le budget des dépenses. 54% des personnes ayant répondu à l’enquête qualifient les dépenses de voyages d’affaires comme « des dépenses importantes ». Pour 43% des responsables interrogés, le poste voyage d’affaires et notes de frais est LE budget de dépenses le plus facile à restreindre rapidement en période de restrictions budgétaires.

Derrière cette maîtrise apparente, dans une majorité d’entreprises, ces dépenses voyages sont en réalité hors contrôle et sous estimées. Malgré l’importance de ce budget, sa gestion reste largement éclatée dans l’entreprise, confiée à chaque direction métier (34%), à la Direction Générale (29%) ou encore à la Direction financière (27%). Seulement 5% des entreprises se sont dotées d’un responsable voyages « travel manager ».

Alors que 42% des responsables financiers sont convaincus de « dépenser moins que la moyenne » en matière de voyages d’affaires, près de 40% d’entre eux reconnaissent ignorer totalement leur niveau de dépenses par rapport aux autres entreprises.

De même, alors que 73% des personnes ayant répondu à l’enquête sont certains de pouvoir « calculer facilement le coût total d’un déplacement », ils sont 54% à oublier d’y inclure le temps passé en trajet, 75% à négliger la perte de productivité des collaborateurs en déplacement, 87% à occulter la fatigue et le temps de repos nécessaire à la compenser (73%). Pire, 75% des entreprises oublient totalement de gérer et d’assurer les risques encours par leurs collaborateurs en voyages d’affaires. Les coûts indirects et cachés des voyages d’affaires sont donc le plus souvent négligés.

En conclusion, les résultats de cette étude démontrent que la majorité des entreprises françaises croient maîtriser leurs dépenses en matière de voyages d’affaires. C’est pour elles le poste budgetaire le plus facile à restreindre en temps de crise et 40% sont persuadées de dépenser moins que la moyenne. En réalité, cette maîtrise est très imparfaite. La mesure du coût total réel des déplacements professionnels est largement sous estimée. En l’absence d’une organisation et d’outils de mesure et de contrôle adéquats, une partie des entreprises françaises semblent donc se voiler la face et négligent ainsi d’importantes économies qu’elles pourraient pourtant facilement réaliser.

(1) Questionnaire auto administré en ligne auprès de 165 responsables financiers d’entreprises en France .
Enquête réalisée du 7 au 20 janvier 2011.

DES ÉCONOMIES FACILES EN PÉRIODE DIFFICILE

Difficile, en temps de crise, de réduire la voilure rapidement et facilement. Les responsables financiers interrogés considèrent que les voyages d’affaires et les notes de frais forment le budget de dépenses le plus facile à restreindre rapidement (43%). La RH (intérim (22%) recrutement de nouveaux collaborateurs (16%) et formation (6%)) vient en second plan. La R&D, source d’innovation et donc de rebond pour l’entreprise n’est que rarement touchée (1,3%). Enfin, contre toute attente, la communication reste un levier d’économie marginal qui n’est actionné que dans 6% des entreprises.

Enquête KDS/CFO : Les entreprises et la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels
UN POSTE DE DÉPENSES IMPORTANT

Les responsables financiers sont majoritaires à penser que les voyages d’affaires sont un poste important de dépenses. Pour autant, plus d’un tiers (35%) le considèrent comme marginal alors que 10% n’en savent rien.

Enquête KDS/CFO : Les entreprises et la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels
PEUT-ON VRAIMENT Y CROIRE ?

Les responsables financiers semblent aveuglés. 39% avouent ignorer comment se situent les dépenses de leur entreprise en matière de voyages d’affaires en comparaison avec d’autres entreprises. 42% sont persuadés de dépenser moins que les autres entreprises et seulement 18% estiment dépenser plus que la moyenne.

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DES DÉPENSES DE VOYAGES BIEN MAL MESURÉES

73% des personnes interrogées sont convaincus de savoir mesurer facilement le coût total du déplacement d’un collaborateur.

D’après les personnes interrogés c’est effectivement simple, il leur suffit d’additionner : les billets de trains ou d’avion (99%), les locations de véhicules (94%) et la restauration sur place (94%). Deux tiers des entreprises (67%) mesurent les frais d’assurance voyage et de contrat d’assistance. Les faux frais semblent être un « faux problème » puisque seulement 60% des entreprises les prennent en compte dans leur budget de voyages d’affaires. Elles sont encore moins nombreuses (56%) à compter les frais de communication sur place (téléphone, internet…).

Mais la plupart des coûts indirects sont oubliés. Le temps passé n’est décompté que dans 46% des cas. La non productivité des collaborateurs pendant le voyage est oubliée dans 75% des entreprises. La fatigue (87%), les risques propres aux voyages (75%) et le temps de repos compensatoire (73%) semblent tellement insignifiants que leurs coûts sont occultés.

Par ailleurs connaître le coût total d’un déplacement suppose avoir les outils de backoffice capable de faire le lien entre les frais annexes et le déplacement. Sans solution voyages et notes de frais unifié c’est un processus long et principalement manuel.

« Les entreprises auraient tout à gagner à développer une vision plus globale du coût total réel de leurs voyage d’affaires », déclare Yves Weisselberger, PDG de KDS. « Par facilité, leur contrôle des dépenses voyages se résume souvent à des coupes sombres en période de crise, ce qui peut s’avérer contre-productif pour la bonne marche de l’entreprise. Un pilotage plus fin des critères de leur politique voyage pourrait s’avérer tout aussi efficace pour réduire leur coût et beaucoup plus pertinent pour évaluer les retours économiques de leurs déplacement professionnels en terme de productivité et de bien être pour leurs collaborateurs. En prenant la mesure du coût total des voyages, en se posant la question de l’utilité réel d’un déplacement par rapport à son impact financier, en étudiant par exemple les solutions alternatives comme les visioconférences, il s’agit avant tout non pas de voyager moins, mais de voyager mieux ».

Enquête KDS/CFO : Les entreprises et la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels

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Bonjour chez vous...

Laurent Leloup

Vendredi 4 Février 2011
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