Algunas empresas no se atreven a reclamar enseguida el cobro de las facturas vencidas por miedo a proyectar una imagen de excesivo rigor y dureza. Por el contrario una reclamación temprana permite detectar a tiempo un posible fallido incobrable. Además se consigue un efecto psicológico positivo, ya que la mayoría de los deudores respetan a los acreedores que saben controlar los cobros.

Consecuentemente es recomendable hacer un requerimiento de pago fehaciente al moroso reclamándole la deuda con los intereses de demora y gastos devengados según la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad.

El tiempo es el peor enemigo del cobro

A medida que transcurren los meses, la probabilidad de que un impagado se convierta en un incobrable crece de forma exponencial.

La clave del éxito en el recobro es la rapidez con la que se actúa, las posibilidades de cobro son muy elevadas si se actúa antes de los tres meses de producirse el impago, pero empiezan a disminuir a medida que transcurre el tiempo, y van disminuyendo progresivamente por cada mes de espera.

Al cabo de los 90 días desde el impago las probabilidades de cobro se reducen drásticamente, y pasado el año se ven reducidas a casi un 25%.

Por consiguiente el acreedor debe estar alerta al hecho que la estrategia del deudor es ganar tiempo; pretende que vaya pasando el tiempo ya que sabe que éste es su mejor aliado. El moroso conoce el refrán de que “deuda vieja es deuda muerta”, y juega a dejar transcurrir el tiempo puesto que es consciente de que los acreedores se suelen olvidar de las deudas antiguas ya que dan prioridad a la reclamación de los impagados recientes.

El moroso experimentado sabe que los débitos con antigüedades superiores al año acostumbran a ser contabilizados como créditos fallidos por el acreedor y que pasan definitivamente al archivo de incobrables.

En primer lugar recopilar información sobre el deudor

Antes de iniciar la reclamación es conveniente obtener la máxima cantidad de información acerca del deudor, tanto de fuentes internas como externas, y tanto económicas –solvencia, endeudamiento, liquidez– como personales.
Si fuera necesario se puede acudir a investigación financiera y económica integral mediante un detective privado, profesional que está plenamente facultado para investigar la solvencia y situación patrimonial de las personas físicas.

También hay que recoger toda la información referente al crédito pendiente de cobro, el historial del cliente y la documentación relacionada con el mismo.

Personalizar cada caso según las características del impago

Por otro lado, el acreedor debe personalizar la gestión de cada impagado adaptándose al perfil del deudor, por lo que hay que tener en cuenta la cuantía de la deuda, el tipo de empresa, su forma jurídica, su sector de actividad, su localización geográfica y la personalidad del interlocutor.
Hay que hacer notar que el secreto del éxito en la reclamación de impagados es la preparación previa a la gestión, por lo que hay que determinar previamente los objetivos que se pretenden alcanzar y tener prevista la estrategia de recobro más adecuada para cada caso.

Para conocer la viabilidad de un acuerdo con el deudor hay que comprobar 5 puntos clave:
- Cuáles han sido las causas reales del impagado
- Voluntad del deudor para pagar
- Moralidad y antecedentes mercantiles
- Solvencia real (no sólo la jurídica)
- Liquidez y capacidad generar fondos

Negociar cara a cara una solución pragmática

Contrariamente a lo que muchos piensan, la reclamación de los impagados no debe ser una confrontación con el moroso. El mejor método para cobrar de los morosos es la negociación directa y la búsqueda de una solución pragmática.
La negociación es la mejor vía para conseguir el cobro de los morosos, para ello el acreedor debe anteponer sus intereses (recuperar su dinero) a sus emociones (la lógica indignación por no haber cobrado).

Por este motivo es necesario encontrar una solución realista que el moroso pueda cumplir y llevarla a la práctica, aunque esto signifique hacer ciertas concesiones al deudor y transigir en algunos aspectos como podría ser fraccionar el pago de la deuda a 30, 60 y 90 días o hacer una quita.
En cualquier caso es conveniente hacer firmar al cliente un reconocimiento de deuda y pagarés o letras para instrumentar adecuadamente el acuerdo de pagos.

La insistencia es la mejor arma para recobrar

Las mejores armas del gestor de cobros son: una buena capacidad negociadora, constancia en los contactos con el deudor, hacer visitas personales al moroso, ser insistentes en la búsqueda de una solución y mantener una conducta asertiva para superar las objeciones y convencer al interlocutor de que pague.

Si la gestión amistosa fracasa, hay que acudir a profesionales de la recuperación

Si han transcurrido más de 120 días desde el impago y no se ha conseguido una solución al impago, es aconsejable recurrir a profesionales de la recuperación de créditos, especializados en reclamación de deudas y que garanticen una conducta ética en su gestión recuperatoria así como una eficacia probada en sus tareas de recobro.

Finalmente siempre hay que considerar la posibilidad de interponer una demanda judicial acudiendo a un bufete especializado.

Además el abogado puede buscar responsabilidades de administradores e incluso presionarlos con acudir al concurso necesario.

Hoy en día la demanda judicial permite la recuperación del IVA de las facturas incobrables y pasar como gasto fiscalmente deducible para el ejercicio corriente a aquellas facturas con menos de seis meses de antigüedad.