Dexia Sofaxis a entrepris une diversification des ses activités : en plus de son activité traditionnelle de courtier, la société propose désormais ses compétences aux sociétés d'assurances pour la gestion en délégation de leur portefeuilles clients. Elle propose également des services complémentaires aux collectivités.

Cette diversification des activités a des conséquences importantes sur le système d'information de Dexia Sofaxis, qui a choisi d'opérer une refonte complète de son système d'information pour répondre aux nouveaux besoins et gagner en rentabilité.

La structure éditique n'échappe pas à ce mouvement de rationalisation et en 2006, Dexia Sofaxis a décidé de mettre en ouvre une solution unique et intégrée, pour centraliser à terme, l'ensemble des éditions et créer ainsi une véritable chaîne éditique, depuis la conception jusqu'au stockage dans
le système de GED.

Dexia Sofaxis recherchait une solution complète pour centraliser la conception et la production des documents. Pour Bertrand Triffault, chef de projet au sein du service informatique, « Nos critères de choix étaient à la fois simples et drastiques : la solution devait être technologiquement récente mais largement éprouvée et reconnue, elle devait être simple d'utilisation et d'intégration. Par-dessus tout, nous souhaitions nous engager dans une relation pérenne avec l'éditeur choisi. La société Exstream, tant
par sa solution Dialogue que par ses services, a su répondre à nos attentes. »

Après une phase de formation et l'installation de la solution, le projet pilote a été mis en production en juillet 2007. Il s'agissait de reprendre intégralement sous Dialogue la conception et la production des décomptes de prestations, soit une moyenne de 1200 pages par jour.

Dexia Sofaxis a pu intégrer des messages marketing, optimisant ainsi la valeur de son document. Le retour sur investissement a pu également être mesuré sur la maintenance des documents et se traduit par de forts gains de temps, notamment en termes de modifications de documents. Dexia Sofaxis, en tant que courtier et prestataire de service a une politique complexe de partenariats, qui se traduit par une gestion tout aussi complexe des logos.

« Avant Dialogue, du fait de la diversité des applications, nous devions signaler tout changement de logo sur l'intranet pour que les utilisateurs fassent eux-mêmes les modifications sur les documents. Aujourd'hui, un changement est répercuté partout où cela est nécessaire : nous gagnons un temps considérable et nous garantissons l'homogénéité des documents », précise Bertrand Triffault.

Suite au succès du projet pilote, la refonte du dossier commercial a été lancée. Dès qu'un rendez-vous commercial est rentré dans la solution CRM, l'édition du dossier commercial est lancée, 15 jours avant la date du rendez-vous. En fonction de la nature du rendez-vous, Dialogue permet d'éditer uniquement les documents nécessaires. La solution mise en place permet de réaliser des gains, en centralisant la production de 1500 pages/jour. Le volume de papier édité a largement diminué et les commerciaux
disposent de documents à jour. Une solution d'édition à la demande (en interactif) est également disponible pour offrir plus de réactivité aux commerciaux. «Dialogue participe ainsi à l'amélioration de notre démarche commerciale. En reliant la solution CRM à Dialogue par exemple, nous construisons un système intelligent, qui soutient notre stratégie de développement » ajoute Bertrand Triffault.

Les projets de Dexia Sofaxis ne s'arrêtent pas là. Une centaine de maquettes de documents sont à reprendre, notamment les documents de contractualisation et de réponse aux appels d'offre et de manière plus globale, tous les documents sortants et les documents « entrants et sortants ». « Notre
ambition est vraiment de créer un département éditique, capable de gérer l'ensemble du cycle de vie du document et Dialogue est au cour de ce dispositif. Grâce à la performance de la solution et l'implication des experts Exstream, nous sommes particulièrement confiants pour nos projets à
venir. » conclut Bertrand Triffault.

A propos d'Exstream Software
Exstream software, éditeur américain de la solution logicielle éditique Dialogue, a été fondé en 1998 afin de permettre aux entreprises d'optimiser leur relation client grâce à une communication adaptée et totalement personnalisée. Dialogue, est une plate-forme unique de composition documentaire (factures, relevés, marketing direct.), de personnalisation et de diffusion multi-canal en mode batch, transactionnel et interactif. Notre vocation est d'offrir une couverture globale du marché, tout en étant plus proche des utilisateurs et des décideurs.
www.exstream.com