Dématérialisation factures clients : Carlson Wagonlit Travel France choisit Accelya
11/02/2010
Le domaine du voyage est un secteur où un nombre considérable de factures est échangé : 1 voyage = 1 facture. Sous l’impulsion de nombreux clients qui souhaitaient passer à la dématérialisation de leurs factures reçues, CWT France a réfléchi à son projet de dématérialisation des factures clients dès début 2007. CWT France lance alors un appel d’offres pour trouver un acteur qui puisse l’aider à mettre en place son projet de dématérialisation pour l’activité Voyages d’Affaires France. Avec près de 5 millions de factures envoyées par an, l’enjeu est plus qu’important ! Dès septembre 2007, le projet est mis en production avec Accelya.
Pourquoi Accelya ?
« De par son ampleur et ses impacts, le projet de dématérialisation fiscale de nos factures clients était stratégique pour CWT France. L’expérience d’Accelya en matière de dématérialisation des factures et sa culture du service nous ont convaincus dans notre choix. » précise Antoine de Noyer, Directeur Financier de CWT France. « Les projets de dématérialisation des factures sont en effet de véritables projets d’entreprise, qui impliquent différents services : commercial, opérations, comptabilité, juridique, informatique… Il était crucial de bien les préparer, et d’être bien conseillé, pour les mener avec succès. La disponibilité des équipes techniques et l’accompagnement d’Accelya lors du déploiement ont également été décisifs pour la réussite de notre projet. »
Différentes étapes et solutions vers le "zéro papier"
Les clients grands comptes de CWT France se voient proposer deux types de solutions selon leur maturité en termes de facturation électronique, soit l’intéropérabilité avec une plateforme de dématérialisation de factures déjà en place, soit un package complet pour les clients non équipés : adaptation à leur format de données, archivage à valeur probante des factures pendant 10 ans, accès aux originaux de factures depuis le portail Clear’ Invoice. Ces factures sont dématérialisées fiscalement en un format structuré, selon l’article 289 bis du Code Général des Impôts.
Nouvelle étape en 2009 : CWT France souhaite aller vers le "zéro papier" pour tous ses clients.
Accelya lui propose le service "Déploiement Massif" de l’offre Clear’ Invoice : la dématérialisation fiscale des factures en PDF signé – selon l’article 289 V du Code Général des Impôts -, l’archivage à valeur probante pendant 10 ans, l’envoi des factures par e-mail, l’accès aux originaux depuis le portail, mais aussi et surtout un travail commun avec Accelya pour la qualification des clients, ainsi qu’un ensemble d’outils marketing et de formation pour le déploiement du service.
Un véritable projet d’entreprise pour la satisfaction clients
Cette étape-clé nécessite une bonne connaissance des clients, afin de leur proposer la solution la plus pertinente : une équipe est spécifiquement dédiée à ce projet au sein de CWT France ; les forces commerciales ont également été sensibilisées et formées à la dématérialisation des factures, et aux différentes solutions possibles pour les clients.
La démarche de déploiement est progressive, les clients ayant le choix de passer ou non à la dématérialisation de leurs factures. 5 800 comptes de facturation clients devraient ainsi recevoir leurs factures dématérialisées fiscalement en PDF signé d’ici fin 2010 / début 2011, pour un volume de près de 3 millions de factures. Au-delà de la diminution du papier reçu et du nombre de litiges à traiter, ce projet a également permis de créer de véritables synergies au sein des équipes de CWT France, pour une offre de services plus large et une amélioration de la satisfaction clients.
À propos de CWT
Carlson Wagonlit Travel (CWT) est un leader mondial spécialisé dans la gestion des voyages d’affaires. Présent dans plus de 150 pays, CWT sert les entreprises de toutes tailles ainsi que les administrations et les organisations non gouvernementales. En s’appuyant sur l’expertise de ses équipes et des technologies de pointe, CWT aide ses clients à dégager une meilleure valeur de leur programme de voyages en termes d’économies, de service, de sécurité et de développement durable. L’entreprise fournit également service et assistance de qualité à leurs voyageurs. Les services et solutions de CWT sont organisés en quatre lignes : Services aux voyageurs et gestion des transactions, Optimisation de programme, Sécurité, Réunions et événements.
www.carlsonwagonlit.fr
A propos d’Accelya :
Spécialisée dans le traitement de données sensibles et de flux dématérialisés depuis plus 30 ans, forte de près de 700 personnes dans le monde, la société Accelya est un acteur majeur de la dématérialisation des factures. Accelya propose Clear’ Invoice, un service complet externalisé de dématérialisation des factures qui permet de traiter l’ensemble des factures fournisseurs, clients ou intragroupe. Le service s’adapte aux formats requis par les différentes parties (format libre ou structuré), permet d’associer les différents types de dématérialisation et de prendre en charge les factures papier dans le cadre de projets globaux. Afin d’optimiser les processus de l’entreprise et d’accroître sa productivité, Clear’ Invoice inclut des modules de workflow, de rapprochements et de gestion des litiges, ainsi que l’archivage à valeur probante et des applications en ligne pour un accès facilité aux informations. Le service permet en outre d’associer les différents types de dématérialisation et d’aider les entreprises à déployer rapidement la dématérialisation des factures à l’ensemble de leurs partenaires commerciaux ; Accelya garantit la conformité réglementaire du service Clear’ Invoice au niveau international.
www.accelya.fr