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Dématérialisation de factures : un bon moyen d'optimiser sa gestion de trésorerie


Entre les actuelles baisses de chiffre d’affaires et le durcissement de l’accès au crédit, les besoins en trésorerie s’avèrent particulièrement critiques pour les entreprises.



Elles doivent avoir un contrôle complet sur les flux sortants afin d’être en mesure de réduire leurs coûts. En effet, un système de comptabilité fournisseurs inefficace peut occasionner une mauvaise gestion des échéances, des retards de paiement, ainsi que des frais et des escomptes de caisse sur factures manquées. Il est donc essentiel de regarder au plus prêt sa compatibilité fournisseurs et de prendre conscience de la valeur stratégique qu’elle peut apporter à l’entreprise.

Alors que la plupart des grandes entreprises sont dotées de systèmes de gestion financière performants tels que SAP, le traitement des factures est, dans 90% des cas, effectué au moyen de processus manuels basés sur le papier. En effet, les entreprises ont toujours eu cette culture du traitement des factures papier. Même lorsque les liquidités se sont accrues, les entreprises n’ont jamais remis en question le papier, car le traitement des factures n’était pas considéré comme un processus clé de l’entreprise.

La valeur ajoutée d’un système de gestion électronique des factures n’a jamais montré autant d’atouts qu’à l’heure actuelle. Quatre raisons à cela :
- il offre les moyens d’un contrôle bien plus précis des flux de trésorerie. Les solutions automatisées permettent en effet de centraliser les informations, d’assurer la traçabilité des factures et donc de mieux gérer les liquidités sortantes.
- il permet également de négocier des clauses de paiement avantageuses. Le temps moyen de traitement des factures passe en effet d’environ trois semaines en cas de traitement manuel à maximum un à deux jours avec une solution automatisée. Les entreprises ont donc la possibilité de négocier des taux moins élevés en échange d’un paiement rapide. Pour une société pesant 5 milliards de dollars, une remise de 2% pourrait se traduire en une économie de liquidités de plusieurs millions de dollars sur une période d’un an, soit une compensation d’une baisse de chiffre d’affaires substantielle.
- il aide les entreprises à finaliser leurs rapports financiers rapidement et avec précision, ce qui stimule la confiance des prêteurs et investisseurs.
- il contribue à faire diminuer les coûts opérationnels. Des économies de l’ordre des 60% sont possibles en supprimant la saisie manuelle de données et en optant pour la lecture et reconnaissance automatique de documents. D’autres économies sont encore possibles en passant sur un modèle de services partagés permettant d’effectuer des paiements réguliers, sans erreur.

Autre élément en faveur de ce type de système : il fournit aux entreprises les indicateurs nécessaires pour améliorer leurs processus et règles métier afin de réduire les exceptions.

Open Text est leader sur le marché des solutions de traitement de la comptabilité fournisseurs dans SAP et Oracle, solutions proposées dans le cadre de sa suite Open Text ECM. Les solutions Open Text automatisent le processus de traitement des factures fournisseurs afin de garantir un délai de traitement minimal, de diminuer significativement le coût de traitement par factures, pour une efficacité maximale et une affectation optimale des ressources du département Finance.

Open Text reviendra sur ce sujet lors du SAP World Tour qui se tiendra les 2 et 3 juin au Parc des Expositions (Hall 1) de la Porte de Versailles, dans le cadre de deux ateliers :

« SAP Invoice Management by Open Text : Numériser et optimiser le cycle de réconciliation des factures », le 2 juin de 13h30 à 14h15 et le 3 juin de 11h30 à 12h15.
Présenté par Open Text et SAP, cet atelier sur la numérisation et l’optimisation du cycle de réconciliation des factures permettra de comprendre comment appréhender la dématérialisation des factures dans un environnement SAP ERP : Archivage, reconnaissance automatique de caractères, circuits d’approbation des factures entrantes, intégration fine à l'environnement ERP.

« SAP SRM 7.0 et SAP Invoice Management by Open Text : Du sourcing à la dématérialisation de factures pour la mise en œuvre d’une vraie stratégie d’achats », le 3 juin de 15h à 15h45.
Cet atelier, présenté par Open Text et Atos Origin, permettra de comprendre comment gérer un processus « Procure to Pay » de bout en bout : contrôle et analyse de la dépense, sourcing, contractualisation, procurement opérationnel, dématérialisation des factures.

Pour plus d’informations sur la gamme de solutions Accounts Payable d’Open Text, rendez-vous sur : opentext.com/2/global/sol-products/sol-pro-ap.htm

A PROPOS D'OPEN TEXT
Open Text est le leader du marché des solutions de Gestion de Contenu pour l’Entreprise (ECM) qui permettent d’associer individus, processus et informations au sein des entreprises.
Tout au long de son histoire, Open Text a conjugué une tradition d’innovation avec des résultats financiers solides et en croissance permanente.
A ce jour, la société supporte plus de 17 millions d’utilisateurs représentant 13000 déploiements dans 67 pays et 12 langues au niveau mondial.
www.opentext.fr

Dimanche 7 Juin 2009
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