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Dématérialisation comptable et financière : Montbéliard pionnière en Franche-Comté


La Ville de Montbéliard, le CCAS, la Direction Régionale des Finances Publiques et la Chambre Régionale des Comptes signent un accord local.



Laurent Leloup
Laurent Leloup
La Ville de Montbéliard a fait le choix de mettre la recherche de la performance administrative au coeur de la gestion interne pour pouvoir dégager des marges de manoeuvre financières supplémentaires en direction des usagers, tout en améliorant la qualité du service rendu. Cette orientation passe nécessairement par l’application de nouveaux modes de gestion et par l’utilisation des moyens modernes mis à disposition.

Le service Finances de la Ville s’est engagé sur cette voie avec un projet novateur : la dématérialisation de la chaîne comptable et financière ou comment transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements numériques. L’objectif principal étant de réduire à la fois le temps et le coût de traitement d’une facture.

Les paramètres qui ont engagé la Ville dans ce nouveau processus de traitement :
- Le service Finances traite environ 16 000 factures par an,
- 20 % des factures ont un montant inférieur à 50 euros ; un tiers des factures ont un montant inférieur à 100 euros ; le coût de traitement d’une facture est supérieur à 80 € (source Direction Générale des Finances Publiques - DGFiP),
- Environ 100 personnes localisées dans plus de vingt sites différents sont acteurs de la gestion comptable. Cela nécessite la mise en oeuvre d’une circulation importante de documents par des gestionnaires de courrier,
- La Ville ne dispose plus que d’un délai légal de 20 jours pour mandater une facture contre 30 jours en 2009.

La Direction Générale de Finances Publiques a engagé le processus de dématérialisation des bordereaux, mandats et titres en 2008. La Ville de Montbéliard s’est portée alors candidate en décembre 2008 et son projet été retenu en août 2009. Après plusieurs mois de test , de remise à niveau des données et de redéfinition des procédures internes, les premiers documents dématérialisés ont été envoyés en septembre 2010. Ce projet a été conditionné par l’engagement conjoint de l’ensemble des acteurs de la chaîne comptable et financière : ordonnateurs, Chambre Régionale des Comptes et Direction Régionale des Finances Publiques (DRFiP).

La mise en oeuvre de la dématérialisation semble, à première vue, très simple : il s’agit de transmettre des flux informatiques au Trésorier Municipal en lieu et place des documents papiers qui lui sont adressés : bordereaux, mandats de paiement, titres de recette, pièces justificatives de dépenses et de recettes (soit plus de 50 000 feuilles par an ). Mais le dispositif s’avère plus complexe à mettre en place car il s’agit de respecter les circuits administratifs interne, de se conformer aux dispositions juridiques et comptables légales.

Montbéliard, pionnière en Franche-Comté
A partir du 14 juin 2011, toute la circulation des échanges comptables au sein de la collectivité et avec le Centre des Finances Publiques (ex- Trésorerie Municipale) sera entièrement dématérialisée. La signature de l’accord local relatif à la dématérialisation des pièces justificatives dématérialisées et des documents budgétaires » marquera ainsi la fin de l’expérimentation et le passage en production totale des échanges dématérialisés avec la Direction Régionale des Finances Publiques et la Chambre Régionale des Comptes.

Montbéliard sera alors la première collectivité territoriale de Franche-Comté a atteindre ce niveau de dématérialisation de la prise en charge de la facture à son paiement.
Sur le plan national, Montbéliard se place également dans les toutes premières collectivités locales à avoir atteint ce niveau de dématérialisation dans ce domaine d’activité.

Les avantages attendus de ce dispositif :
- Réduire le volume de papier consommé dans une optique de développement durable. Au niveau national, les comptables des Finances Publiques reçoivent 530 millions de feuilles papiers (1 300 tonnes, 14 millions d’euros, 70 hectares de forêts et 31 000 arbres – source DGFiP). La gestion comptable de la Ville et du CCAS consomme plus de 100 000 feuilles de papier par an
- Réduire les coûts de gestion : coûts du papier, d’édition et de stockage.
- Obtenir des gains partagés : réduction des délais d’exécution des tâches, des délais de circulation, amélioration de la qualité du service rendu, diminution des manipulations et des accès aux documents.
Le délai de paiement d’une facture à un fournisseur ou à un prestataires de service de la ville de Montbéliard peut techniquement et dans l’absolu être ramené à 4 jours contre plus de 20 jours actuellement.
Au cours de son traitement, une facture est amenée à être manipulée en moyenne par 10 personnes de son arrivée au service courrier jusqu’à sa transmission au comptable des Finances Publiques. En mode dématérialisé, le nombre de manipulation est réduit à 3 personnes.
Une facture peut être photocopiée plus de 3 fois durant son cycle de vie à l’intérieur de la collectivité. Désormais, elle est scannée à son arrivée au service Finances, mise à disposition des différents acteurs en consultation et en archivage.
- Une meilleure gestion des moyens humains : dégager plus de temps consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée (qualité comptable, analyse comptable) plutôt qu'à des opérations de manipulation de documents (tri, photocopies, archivage, agrafes,...)

Les étapes clés du projet


2008
- Dépôt de candidature : décembre 2008.

2009
- Projet retenu par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) : août 2009.
- Validation des lettres de cadrages : octobre 2009.


2010
- Démarrage de la phase de test des flux dématérialisés selon le protocole PES V2 (Protocole d’Echanges Standard version 2) : janvier 2010.
- Mise à jour de la base des tiers (fournisseurs et clients) : janvier 2010 – avril 2010.
- Accord de la Chambre Régionale des Comptes sur un calendrier de démarrage échelonné : juin 2010.
- Validation des tests par le pôle national de dématérialisation de la DGFiP : juillet 2010.
- Passage en production PES V2 : septembre 2010.
- Dématérialisation des mandats de dépenses et des titres de recettes : septembre 2010.

2011
- Dématérialisation des bordereaux avec signature électronique : janvier 2011.
- Dématérialisation des pièces justificatives en recette : janvier 2011.
- Dématérialisation des pièces justificatives en dépense : juin 2011.

Une mobilisation en interne
La mise en place de ce projet aura mobilisé environ 100 personnes : les agents du service Finances de la Ville de Montbéliard, les correspondants financiers, gestionnaires de crédits et régisseurs de la Ville et du CCAS.

Bonjour chez vous...

Laurent Leloup

Mardi 21 Juin 2011
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