J-14 : Des convocations électroniques sont envoyées qui invitent donc les membres à annoncer leur participation ou à transmettre un pouvoir, afin d'atteindre le quorum extraordinaire ;
J-8 : Des courriels de relance sont envoyés ;
J-7 : Un membre de l'association, vénérable par son ancienneté sinon par ses mérites propres, réagit en répondant à cette convocation et s'étonne de ne pas disposer du nouveau projet de statut, ou au moins d'un document de synthèse qui mettrait en lumière les modifications qui seront apportées aux dispositions organiques, si elles sont votées ;
J-6 : Il lui est répondu que les statuts seront en ligne le lendemain ;
J-5 : Ce membre se connecte sur le site de l'association et cherche les nouveaux statuts. Il trouve bien les anciens statuts, il trouve le rapport d'activité et le texte des résolutions, mais pas de nouveaux statuts, de détail ou d'explication sur ce qui devrait changer : La seule sécheresse d'une simple résolution qui approuverait de nouveaux statuts est présente. Ce membre a besoin d'une bouée de sauvetage : il renvoie donc un courriel afin qu'on lui indique précisément l'endroit du site où se trouve le document qu'il désespère de lire. Entre-temps, une nouvelle relance est reçue, indiquant que les rapports et textes des résolutions sont disponibles ;
J-4 est le délai imparti par la convocation pour répondre, et c'est le début du week-end ;

Ce membre, un brin paranoïaque aime beaucoup les surprises pour son anniversaire, Noël ou la fête des pères (J-3 dans ce calendrier). Mais il aime aussi décider en connaissance de cause, quand il a une décision à prendre. Et il n'apprécie pas d'être privé des données qui sont censées fonder sa décision. Ses cheveux chenus lui ont permis de voir dans sa vie professionnelle des idées « spontanées » de dernière minute sorties du chapeau dans une négociation, des « on change tout » au dernier moment sans préavis. Il a déjà vu arriver juste avant le gong de fin des documents importants et attendus, surprenants et diffusés tardivement pour justement ménager cet effet de surprise et (eput-être?) minimiser le temps de réflexion de l'autre partie. Il commence donc à trouver le temps un peu long et la situation ridicule … Où est l'enjeu dans une association ? Même s'il sait que son suffrage sera noyé dans une cohorte de oui, et qu'il ne pourra pas assister à l'AG en personne du fait d'autres engagements, il veut décider soit de donner une procuration (s'il est satisfait de la proposition), soit de faire part de ses commentaires éventuels s'il devait en exister, soit encore de s'abstenir d'établir sa procuration et spéculer pour que le quorum ne soit pas atteint. Heureusement, le week-end va lui permettre de penser à plein d'autre choses.

J-2 : pas de nouvelles de l'association qui reste muette. Une nouvelle visite sur le site le laisse bredouille ;
J-1 : toujours rien ;
J : pas plus qu'hier.

Je pense que nous tenons là l'exemple d'un loupé avec une organisation qui, avant une échéance importante, ne parvient pas à satisfaire une demande d'information que l'on pourrait qualifier de légitime.

Rémy Mahoudeaux
Managing Director, RemSyx
boss@remsyx.com
www.remsyx.com