Structurer son encours client en sous-ensembles plus ou moins fins, c'est déjà refléter singulièrement les axes de travail qui seront mis en place pour l'optimiser. Resulteam, propose une dichotomie de l'en cours client en 3 grands ensembles distincts :
- Les factures à émettre (FAE)
- L'encours non exigible
- L'encours exigible

1 - Factures à émettre
- Production réalisée mais qui reste à facturer, la génération de FAE est une décision d'entreprise. Pour celles qui font ce choix, les FAE doivent être intégrées et identifiées dans la mesure de l'encours client, car elles peuvent en représenter une part significative pour laquelle les leviers d'actions sont importants.
- La réduction des FAE peut se faire grâce à des actions d'optimisation, spécifiques à chaque entreprise, sur les processus " vente ", " contractualisation ", " commande/livraison " et " facturation ".

2 - L'encours non exigible
- Il s'agit de l'ensemble des créances clients non échues.
- Malgré des leviers d'actions peu nombreux, la négociation des délais de paiement par les forces commerciales reste un moyen pour agir sur cet ensemble.
- Dans le cas de recours à un contrat d'affacturage, les créances cédées " sortent " de l'encours, néanmoins, il faut continuer à les piloter car elles peuvent être rétrocédées en cas de litige ou de non règlement.

3 - L'encours exigible
Il s'agit de l'ensemble des créances clients échues. On pourra distinguer plusieurs sous-ensembles :
- Les créances échues
- Les créances douteuses
Des leviers de réduction importants et adaptés à chaque ensemble existent.
Exemples : relance préventive, " cash marathon " Resulteam, négociation commerciale sur dossiers à plus d'un an, mise en place de moratoires, déclenchement de contentieux,...


Mesurer ces différents éléments pose nécessairement la double question de la faisabilité et de la fiabilité :
- En terme de faisabilité : le système d'information de l'entreprise a-t-il la capacité à produire les indicateurs nécessaires pour une utilisation opérationnelle ?
- En terme de fiabilité : les processus sont-ils suffisamment cadrés pour que les données soient qualifiées exhaustivement et correctement par les différents acteurs ?

En synthèse, derrière la question de la mesure de l'encours client, se cache tout un aspect du mode de fonctionnement des Directions Financières.

(*) Remarque : l'encours client, à l'instar du bilan de l'entreprise, se mesure par succession de photos instantanées. Ainsi, l'instant à laquelle la photo est prise impacte significativement le résultat de la mesure. C'est pourquoi la " dimension temps " est également un élément important de la règle d'entreprise.

Source :
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