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Comment maitriser votre budget grâce à votre processus procure to pay (P2P) ?


La table ronde organisée le 18 juin dernier par le cabinet de conseil Althéa et l’éditeur B-pack a réuni des acteurs du monde des achats sur le thème : Comment maitriser votre budget grâce à votre processus procure to pay (P2P) ?



Florent Labey (Associé du cabinet Althéa) et Xavier-Pierre Bez (Cofondateur et Directeur du développement Commercial de B-pack), ont confronté les témoignages de trois acteurs à des stades différents de l’optimisation de leurs achats et de leur processus P2P (allant de l’expression du besoin au règlement du fournisseur, en passant par les étapes de demande d’achat, commande, contrôle budgétaire, réception et rapprochement facture…).

Emmanuel Faudais Directeur des Achats du Groupe UCPA : Dans la continuité des projets d’optimisation de la fonction achats, ayant déjà permis de faire progresser la maturité des acteurs du processus, et de mettre en place un référentiel fournisseurs partagé, il envisage la mise en place d’un outil de P2P
Jérôme Dancourt Responsable Systèmes-Projets à la Direction Financière du Groupe SUEZ recyclage et Valorisation France, qui a mis en place la solution B-pack dans le cadre du programme de transformation des achats du groupe : MOSAIC
Jean-Christophe Labarre Directeur des Achats du Groupe RCI Banque, filiale du groupe Renault, initiateur du projet de mise en place de la solution B-pack pour l’optimisation et l’outillage de la fonction Achats.

Quels bénéfices attendre d’un projet P2P ?

Les bénéfices attendus dépendent de la maturité de l’organisation et du périmètre d’achat embarqué.

Le premier enseignement des témoignages est que les bénéfices attendus ne sont pas les mêmes en fonction du périmètre embarqué :

Pour les 3 témoins, la mise en place d’un outil pour les Achats Simples, est un vecteur de réduction des coûts complets générateur de ROI rapide.
Il encourage le recours systématique aux tarifs négociés ou aux tarifs les plus économiques. Il favorise le respect des engagements de commandes, permettant ainsi aux acheteurs d'atteindre les seuils fixés pour l'obtention de Remise de Fin d’Année. Il permet également de réduire les coûts transactionnels.
Selon Emmanuel Faudais, adresser dans l’outil des Achats Leviers contribue, au-delà des gains financiers, à améliorer sa relation fournisseur dans les 2 sens : en pilotant mieux la performance de son fournisseur et « en étant un meilleur client, plus organisé et moins créateur de perturbation ».
Enfin la centralisation dans un outil unique de l’ensemble des achats, y compris des Achats stratégiques, pallie aux difficultés récurrentes de reporting et peut contribuer à assurer une meilleure maîtrise globale des risques opérationnels.

Ensuite, les bénéfices d’un projet P2P s’étendent bien au-delà de la Direction des Achats :
Pour le contrôle de gestion, la gestion des commandes et l’intégration d’un module de contrôle budgétaire, permet de maîtriser les dépenses dès l’expression du besoin et d'éviter les dérives budgétaires ... Même si cet argument est indiscutable, peu d'organisations en sont à ce stade et, pour les participants, c'est assurément un axe qui reste à développer.
Les projets bénéficient au Process comptables. D’ailleurs sur ce point, Jérôme Dancourt témoigne que « le projet a permis d’améliorer es problèmes de cut-off, clôtures mensuelles, glissements de charges, réceptions mal suivies… » Grâce notamment à l’intégration entre la solution P2P et l’ERP Comptable.
Au-delà des Directions supports, la mise en place d’une solution P2P permet d’assurer un meilleur service pour les Directions opérationnelles.

Enfin, pour tous les participants à la table ronde, les enjeux de ces projets sont plus larges et permettent une véritable démarche de transformation et d’optimisation des achats à l’échelle de l’organisation.
Pour SUEZ Recyclage et Valorisation France, la mise en place d’une solution P2P est l’occasion de redéfinir l’organisation et les processus de la fonction Achats. Le groupe a ainsi lancé en 2007 le programme MOSAIC : Modernisation et optimisation du système achats innovant et collaboratif, allant de l’harmonisation des référentiels achats, la dématérialisation des factures fournisseurs et à la mise sous contrôle du processus à travers l’utilisation d’une solution unique.
De même pour Jean-Christophe Labarre de RCI Banque, le projet a été avant tout l’occasion de « professionnaliser » la fonction Achats.

Quels en sont les facteurs clés de succès ?

Les échanges des participants sur leur vison des prérequis et des facteurs clés de succès d’un projet d’optimisation et d’outillage du P2P ont mis l’accent sur la transversalité de ce type de projet.

Un projet P2P ne devrait pas se limiter à un projet Achat ou Comptable ; La transversalité du processus nécessite d’impliquer aussi bien les Achats, que le Contrôle de gestion, la Direction Financière et la DSI mais aussi les Directions opérationnelles. Jérôme Dancourt rapporte ainsi que c'est « la construction de processus par des groupes de travail légitimes et représentatifs des différents acteurs de l'entreprise avec un vrai investissement dans le temps, qui a permis de concevoir une solution alignée les objectifs du groupe».

La réussite de ce projet d’entreprise nécessite l’alliance de la Direction des Achats, de la Direction Financière et de la DSI en vue d’un sponsoring actif tout au long du projet et du déploiement.

Selon Jean-Christophe Labarre, un projet P2P se doit d'être court : Plus le projet est court et moins il y a de risque de perte de savoir, de perte d’implication et au final de rejet du projet.

Pour Emmanuel Faudais, l’organisation doit être prête pour cette transformation : « l’optimisation et l'outillage de la fonction Achat et du processus P2P en particulier ne peuvent s'entreprendre sans l'atteinte d'une certaine maturité de l'entreprise ». L'implication forte de toutes les directions et leur partage d’une même vision stratégique est une condition primordiale.

Si la grande force des outils P2P est de proposer des processus quasiment «prêt à l'emploi» en se basant sur les bonnes pratiques du marché, la réussite du projet nécessitera des choix structurants propres à chaque organisation : périmètre des familles d’achats à embarquer, définition la maille de découpage budgétaire à suivre dans l'outil, centralisation ou décentralisation de la commande/de la gestion des factures ou des litiges, intégration dans les processus comptables…

Pour conclure, les participants se sont enfin projetés dans l'avenir en imaginant les prochaines évolutions des solutions P2P.

Un des axes partagés étant de renforcer la collaboration avec les fournisseurs : Développer les portails fournisseur, favoriser la facturation électronique, simplifier la gestion des catalogues via des « Punch out » avec des sites B2B mais aussi B2C.

Enfin les perspectives offertes par le big data permettent aux participants de rêver à une exploitation ouverte des données des solutions SaaS P2P permettant par exemple de se positionner par rapport au marché, de mieux comprendre et exploiter la volatilité des cours,...

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Jeudi 5 Novembre 2015
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