Aujourd’hui, les entreprises sont de plus en plus confrontées aux enjeux de la dématérialisation et de la transformation numérique. Elles se doivent de gagner en agilité afin de rester compétitives, mais aussi de structurer leurs données et faire en sorte que dématérialisation ne rime pas avec « pagaille organisée »

Quelle démarche méthodologique adopter et quels outils logiciels ou matériels utiliser ?

Quelle que soit la taille de la société concernée ou la complexité du processus à dématérialiser, cette démarche reposera sur trois piliers clés.

1. Des services de consulting personnalisés

Qu’ils soient internalisées ou externalisées, le recours aux services de consulting permettra :

- d’analyser les besoins en définissant au préalable le champ d’application et les limites du périmètre d’intervention. Une étape vitale dans l’aboutissement d’un projet de dématérialisation, qui ne consiste pas seulement à passer d’un process papier à un process électronique, mais à le reformater afin qu’il devienne « omnicanal » (indépendant de la source d’entrée).

- de modéliser les processus existants et futurs. Le recours aux outils logiciels de BPM (Busines Process Management) et de Gestion de cas (Case Management) permettront de gagner du temps en prenant en compte les différentes interactions, pour générer automatiquement des workflow avec les guides utilisateurs associés, et tester « in situ » ces processus à travers des interfaces web.

- d’assurer la conduite du changement au sein de l’entreprise. Pour cela, il est indispensable que les utilisateurs soient impliqués en amont et fassent partie intégrante du projet. En effet, l’erreur serait de penser que l’attrait technologique d’un nouvel outil pourrait rencontrer l’adhésion implicite des utilisateurs ou encore que l’exécution coercitive « top down » donneraient de meilleurs résultats.

2. Des solutions logicielles adaptées

Si la GED (gestion électronique de documents) n’a pas toujours par le passé donné les résultats escomptés, il est aujourd’hui possible de disposer de solutions à la fois innovantes et simples à mettre en place.

Il peut s’agir simplement d’une application (apps) embarquée directement sur le multifonction (MFP) permettant la capture de document - avec reconnaissance de caractères intégrée- son indexation et sa classification, sans avoir à investir dans un serveur externe.

Les PME et ETI peuvent quant à elles se doter de solutions de GED puissantes, accessible directement via une offre Saas sécurisée comprenant l’auto indexation, le partage des informations et même l’archivage légal.

Les organisations de plus grande taille, pour lesquelles la dématérialisation doit s’intégrer dans un process de workflow collaboratif, pourront faire le choix d’une solution se connectant facilement aux applicatifs existants de manière non intrusive. Une telle solution en mode cloud permettra de s’affranchir de la centralisation du processus concerné, de maîtriser rapidement le coût du projet et son Retour sur Investissement (ROI), et de le mettre en œuvre beaucoup plus rapidement.

3 – Des équipements déployés en fonction des besoins

Trois principales solutions existent :

- La première consistera à utiliser des scanners en mode centralisé -pour gérer les gros volumes- ou bien en mode décentralisé, en équipant chacun des bureaux et permettant une dématérialisation à la source. Une solution qui présente l’inconvénient de saturer un lieu de travail dont l’espace est déjà restreint.

- On pourra également mettre à profit les MFP afin qu’ils deviennent de véritables plateformes de dématérialisation, en plus des fonctions standard proposées (impression, copie, fax). Cela implique d’investir sur des MFP intelligents dotés d’interfaces digitales tactiles facilement personnalisables, pour intégrer de manière simple les documents capturés. Ces multifonctions en mode distribué permettront d’optimiser à la fois l’espace et les coûts associés.

- Enfin, les équipements mobiles (smartphones / tablettes) sont tous dotés d’appareils photo pouvant capturer du contenu à la source et l’intégrer dans une chaîne de workflow à travers des applications dédiées. La capture, dans ce cas, n’est plus liée à un lieu physique, permettant alors de répondre aux demandes croissantes des populations nomades qui souhaitent disposer des mêmes fonctionnalités que celles utilisées sur leur lieu de travail.

En conclusion, différents choix sont possibles tant en terme de services, de logiciels ou d’équipements. Pour se donner le maximum de chances dans la réussite de la transformation numérique, il parait nécessaire de s’appuyer sur des partenaires capables de gérer ces trois aspects et de minimiser ainsi les risques inhérents à ce type de projet.

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