Le zéro papier est-il une réalité aujourd'hui ?

Le zéro papier est un refrain que j'entends depuis plus de 15 ans mais force est de constater que le papier est plus que jamais présent. En revanche même s’il reste le format privilégié d’envoi des documents en France, il est de plus en plus dématérialisé. En effet, prenons l’exemple des factures au sein de l’entreprise : elles peuvent être à présent traitées dans des workflow d'imputation et d'approbation véhiculant l'image du document. Ces workflow permettent une totale traçabilité et donc une maîtrise du circuit de validation et des délais de traitement associés. Cependant l'envoi et la réception d'une facture au format électronique restent encore limités en France (moins de 10% des échanges) et souvent réservés aux transactions intra-groupes.

Pourquoi ? Cela peut paraitre surprenant dans la mesure où la Directive Européenne sur la facture électronique avait précisément pour objectif de favoriser le déploiement de cette dernière. Mais voilà, l'objectif des autorités Françaises est quant à lui de garantir les déclarations de TVA. En conséquence, la transposition de la directive Européenne en droit Français non seulement ne semble pas aller dans le sens de l'objectif de la Directive mais donne également l'impression d'aller dans le sens opposé. Car si la signature électronique et l'EDI demeurent, la notion de piste d'audit liée à cette directive est assez floue et les analystes -aussi bien que les entreprises- s'arrachent les cheveux à essayer d'en comprendre les implications. Mais restons positifs, il est évident que les factures -comme les autres documents de l’entreprise- au format papier diminuent et continueront de diminuer au profit des documents en format électronique,. Mais il me semble évident qu'un format image tel que le PDF sera pendant quelques années encore un format de transition en France, car il présente l'avantage d'être "proche" du papier.

Quelles sont les principales tendances du marché en matière de dématérialisation de documents ?

Il y aurait beaucoup à dire sur les tendances du marché mais essayons de synthétiser les 3 principales tendances :

- Evidemment la dématérialisation des documents dès leur émission est une tendance de fond encadrée par une règlementation qui tente d'accompagner ce mouvement et de l'encourager afin de démocratiser le document électronique. Je fais notamment référence à la Directive Européenne sur la facture électronique. Il suffit de regarder du côté des pays nordiques pour voir ou nous allons.

- La deuxième tendance est plutôt liée à la façon d’utiliser les solutions de dématérialisation : le SaaS est une tendance lourde qui connait une croissance forte alors que la croissance des ventes de licences commercialisées en mode classique diminue d'année en année. Par ailleurs la mobilité qui était un "nice to have" il y a encore 2 ans et devient un "must have" aujourd'hui.

- Enfin, la dernière tendance est le fait que les entreprises ont à présent une approche plus globale de la dématérialisation de documents. Pendant des années les réflexions ont été menées en silot, processus par processus : Bons de commande, factures, etc … Aujourd'hui les entreprises voient le process dans son ensemble car les métiers ont bien compris qu'il n'y avait de vrais gains que si le problème était abordé dans sa globalité. On parle ainsi de plus en plus de processus Procure-to-Pay (P2P) et non plus juste de traitement des factures fournisseurs.

En bref, la dématérialisation (et l’automatisation des processus documentaires) s'appréhende plus en amont mais aussi de façon plus large pour adresser des formats et des canaux plus variés, sur des processus interdépendants les uns des autres qu'il faut étudier dans leur globalité, en utilisant des solutions plus souples et flexibles pour accompagner de nouveaux usages.

Pensez-vous que les nouvelles technologies pour l'automatisation des processus comptables sont accessibles aux entreprises de toutes tailles aujourd'hui ?

Il serait erroné d'affirmer que les technologies pour l'automatisation des processus comptables ne sont aujourd'hui pas accessibles aux PME voire aux TPE mais certains freins demeurent et d'autres nouveaux sont apparus.

Tout d'abord pourquoi ces technologies sont accessibles :
- La dématérialisation est aujourd'hui rentrée dans les mœurs et valider une facture à partir d'un pdf est aujourd'hui accepté. De plus, le développement de la facture électronique, même s'il est lent, contribue à l'expansion des solutions de dématérialisation
- Les solutions sont parfaitement matures
- Le retour sur investissement très court n'est plus à démontrer .
- Enfin le développement des licences en mode SaaS permet de contourner les freins traditionnels liés à la vente de licences en mode classique.
Tout d'abord le paiement sous forme d’abonnement mensuel / trimestriel permet d'éviter de sortir de la trésorerie et de financer son projet via les économies réalisées. Par ailleurs le métier est bien moins dépendant du service informatique dans la mesure où ce type de projet ne nécessite pas d'acquisition de serveurs, ni d'installation de logiciels même si les données générées par les solutions s'intégreront au final dans le système cible. Les solutions utilisées en mode SaaS sont par ailleurs standardisées et de ce fait imposent de minimiser voire de supprimer les développements spécifiques qui alourdissent les projets et le coût des solutions. Par la suite, aucune ressource informatique ne sera nécessaire pour installer, paramétrer et tester les mises à jour logicielles disponibles en ligne

Paradoxalement, certains éléments conçus pour faciliter le déploiement de ces solutions sont des freins. Par exemple, la standardisation liée au mode SaaS impose aux PME de coller aux standards logiciels. De même, si la Directive Européenne liée à la facture électronique a pour objectif de faciliter le déploiement de cette dernière principalement pour les PME, sa transposition dans la loi française non seulement ne permet pas d'atteindre cet objectif, mais va même à l'inverse de l'objectif annoncé, et génère une incompréhension qui freine le déploiement de ce type de solution dans l'attente d'une plus grande visibilité. Notamment la notion de piste d'audit qui est reste majoritairement incomprise.


Christophe Rebecchi, je vous remercie et vous donne rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de Finyear.

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