À partir du 1er janvier 2017, le processus progressif de dématérialisation des factures à destination des entités publiques s’engage. Et si, d’une obligation légale, les entreprises choisissaient d’en faire une opportunité, y compris dans leurs rapports commerciaux avec le secteur privé ?

Chorus Pro : vers la modernisation de la comptabilité publique

L'ordonnance du 26 juin 2014 impose à toutes les structures publiques d'émettre et de réceptionner des factures dématérialisées à compter du 1er janvier 2017. Sont concernés d’une part, l’État, les établissements publics nationaux, les collectivités territoriales et leurs groupements, ainsi que les établissements publics locaux, soit environ 78 000 entités. Et d’autre part, plus d’un million de fournisseurs, que sont les titulaires de contrats, les sous-traitants admis au paiement direct, ainsi que les collectivités territoriales et leurs établissements publics. Pour accompagner cette obligation réglementaire, la plateforme Chorus factures, créée en 2012 dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie (LME), évolue dans la continuité pour devenir Chorus Pro, épine dorsale du SIFE (Système d’Information Comptable et Financier de l’État).

L’envoi des factures au format électronique ne sera obligatoire, début janvier 2017, que pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les entités publiques. Viendra ensuite le tour des ETI (250 à 5 000 salariés) en 2018 et les PME (10 à 250 salariés) en 2019. Les TPE disposent quant à elles d’un délai 3 ans, avec une obligation de dématérialisation de leurs factures au 1er janvier 2020.

Les différents types de facture électronique et leurs spécificités

Sur un plan pratique, une facture électronique est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, quelle qu'elle soit. À ce titre, elle peut revêtir plusieurs formats : EDI, PDF ou un mixte XML+PDF. En outre, il est essentiel, pour chaque facture électronique dématérialisée, de pouvoir garantir son authenticité (identité de l’émetteur), son intégrité (contenu non modifiable ou modification traçable) et sa lisibilité tant par l’émetteur que par le destinataire.

Au travers du portail Chorus Pro, trois modes d’envoi sont proposés afin de s’adapter aux capacités et besoins des fournisseurs concernés par l’obligation : la saisie manuelle des factures ou le téléchargement de factures PDF ou XML (signées ou non) depuis le portail, ainsi que le transfert de factures EDI (Echange de Données Informatisées) en connexion directe ou via un opérateur de service.

L’envoi de factures en mode EDI est le plus complet (niveau d’intégration et d’automatisation élevé) mais il est aussi coûteux, peu évolutif et strictement « one-to-one ». Au contraire, le PDF est facile à mettre en place et bon marché mais il est peu ou pas automatisable pour l’émetteur, et il doit être accompagné d’une signature électronique pour avoir une valeur probante. Enfin, le mixte XML+PDF qui intègre les données de facturation et l’image, permet une automatisation de bout en bout, est sécurisé et flexible, et surtout « many-to-many ».

Afin de sécuriser les échanges, la loi encadre fortement les possibilités de transmission au travers des différents modes de sécurisation que sont l’EDI, le PDF signé et la piste d’audit fiable. A noter que la piste d’audit fiable fait de plus en plus d’adeptes car elle est déjà obligatoire pour les flux de factures papier et couvre tous les formats de factures : papier, papier+EDI, PDF signé, non signé, fichier structuré…

Etendre les bénéfices de la facturation électronique aux clients du secteur privé

Au-delà de l’obligation légale de transmission de factures dématérialisées auprès des entités publiques, la facturation électronique présente de nombreux avantages dans le cadre des relations inter-entreprises. Elle permet aux émetteurs et aux destinataires de réaliser des gains financiers et de productivité, en matière d’envoi (impression, enveloppe, coûts d’expédition) et d’archivage pour les premiers, et de traitement des factures (réception, saisie, validation, gestion des litiges ou encore archivage) pour les seconds.

Les factures dématérialisées offrent également des garanties plus importantes que les factures papier en termes de fiabilité des données, de traçabilité et de contrôle : grâce à l’intégration immédiate des données dans les systèmes, les délais de traitement, de vérification et de paiement sont considérablement raccourcis, tandis que toutes les parties prenantes disposent de la même information en temps réel. D’un point de vue fiscal, la facture électronique participe à la mise en place d’un « contrôle documenté et permanent » du processus de facturation, conforme à l’obligation de la piste d’audit fiable imposée par la directive européenne 2010/45/UE. Enfin, les gains écologiques ne sont pas à négliger, considérant le nombre de factures envoyées tous les jours dans le monde.

Convaincues ou non, les entreprises doivent dans tous les cas se préparer à la généralisation de la facture électronique dans les relations entre les entreprises. En effet, la loi du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques (dite « Loi Macron »), prévoit dans ses articles 220 et 222, de rendre obligatoire l’acceptation des factures émises sous forme dématérialisée d’ici 2020. Une obligation qui sera progressive selon la taille des entreprises, afin d’éviter d’instaurer un système à deux vitesses, qui pourrait s’avérer pénalisant pour certaines d’entre elles.

Autant donc prévoir dès aujourd’hui une dématérialisation complète des factures, à destination de ses clients publics comme privés.

À propos de Basware
Basware compte parmi les leaders mondiaux sur le marché de la dématérialisation et de l’optimisation des processus financiers des entreprises (purchase-to-pay, facturation électronique et services de financement). Ses solutions permettent de réduire les coûts opérationnels de gestion des achats, des factures et des paiements. S’appuyant sur le plus grand réseau ouvert au monde (utilisé par un million d’entreprises dans 100 pays), elles visent également à simplifier les transactions commerciales entre les acheteurs et leurs fournisseurs, tout en améliorant la trésorerie des organisations, grâce à des options de paiement et des services de financement étendus.
Créée en 1985 et cotée au Nasdaq OMX Helsinki (BAS1V) depuis 2000, Basware a réalisé un chiffre d’affaires de 143,4 millions d’euros en 2015 et compte plus de 1 600 collaborateurs.
www.basware.fr

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