Ayant comme ambition de poursuivre l’extension de son réseau, Camaïeu, représentant déjà plus de 1080 magasins dans le monde, s’impose comme une marque incontournable du prêt à porter féminin dans 20 pays, dont bien entendu la France. Dans ce contexte de croissance à l’échelle internationale et nationale, Camaïeu a fait le choix de s’appuyer sur les expertises de Flucticiel, le spécialiste de l’automatisation et l’optimisation des processus administratifs et financiers, et sur la solution logicielle Basware pour gagner en efficacité et en productivité dans le traitement de ses 65 000 factures fournisseurs annuelles. De la numérisation des factures au workflow de validation en passant par l’archivage électronique dynamique, Camaïeu confirme sa présence dans l’ère de l’automatisation et de la dématérialisation avec en retour des bénéfices organisationnels et économiques tangibles.

Stéphane Massez, Responsable Comptable de Camaïeu, nous confie : « Au cœur de notre démarche d’améliorer notre efficacité administrative en optimisant les tâches des Responsables Budgétaires, la solution Basware, couplée aux meilleures pratiques de Flucticiel, nous ont permis d’automatiser l’ensemble de nos processus de gestion des factures fournisseurs. Preuve en est de la pertinence de cette démarche, nous gérons aujourd’hui 65% de magasins en plus avec le même effectif, soit 20 comptables, par rapport à 2007. »

Une solution et des prestations de Purchase To Pay « sur mesure »

Avec plus de 55 000 factures fournisseurs à gérer en 2007 et 65 000 aujourd’hui, Camaïeu souhaite rationaliser et optimiser l’ensemble de ses processus de numérisation, de validation et d’archivage. Le projet vise à affranchir les Responsables Budgétaires des tâches administratives à faible valeur ajoutée comme la saisie manuelle des factures et à fiabiliser le circuit d’approbation des factures. Pour y répondre, Camaïeu sélectionne la solution logicielle de référence du Purchase To Pay, Basware, et les prestations de l’intégrateur Flucticiel, qui a comme mission de l’accompagner tout au long du projet. Stéphane Massez détaille « Outre l’ergonomie et la simplicité d’utilisation de la solution Basware, nous avons été séduits par l’engagement de Flucticiel, intégrateur français ayant à son actif de multiples projets de ce type, de répondre à nos spécificités et à nos besoins, en nous attribuant des interlocuteurs dédiés, proches et disponibles. » Une fois le choix acté à l’été 2006, le projet d’automatisation et de dématérialisation s’est déroulé en plusieurs temps forts : mise en place des ateliers de définition des besoins selon l’existant, analyse fonctionnelle poussée, paramétrages de la solution, formation des utilisateurs, validation et recettes. Opérationnelle depuis septembre 2007, la solution Basware est aujourd’hui exploitée au quotidien par 20 comptables et 320 collaborateurs de profils divers en charge de la validation au sein de Camaïeu.

Des bénéfices organisationnels et économiques tangibles

La mise en place de la solution Basware et des meilleures pratiques de Flucticiel ont rapidement apporté des bénéfices organisationnels nombreux à Camaïeu. L’automatisation et la rationalisation des traitements assurent une fluidité et un contrôle optimal des processus de gestion des factures fournisseurs, notamment via le workflow mis en place. A partir de 2007, les factures fournisseurs de Camaïeu sont numérisées par un prestataire extérieur, envoyées dans le circuit de validation aux collaborateurs/approbateurs concernés et déversées dans le logiciel CODA, une fois validées. Les comptables peuvent dorénavant se concentrer sur l’analyse, effectuer des provisions sur les factures en cours et gérer les litiges sur les factures refusées. De plus, la solution Basware assure une fiabilité de traitement et une traçabilité à toutes les étapes de la gestion des factures fournisseurs, de la réception au paiement. A ce titre, elle garantit une simplification et un gain de temps lors de la recherche d’informations sur des factures devenues toutes facilement consultables et accessibles, via un archivage électronique et dynamique : le comptable a la possibilité de consulter les factures souhaitées au format PDF en un clic, et cela directement à partir du logiciel de comptabilité. Comme le souligne Stéphane Massez : « Ce projet nous a permis de diminuer le coût de traitement de nos factures fournisseurs et de consacrer le temps gagné à des taches à plus forte valeur ajoutée comme le suivi budgétaire, et d’améliorer ainsi notre productivité administrative. Ainsi, nous réalisons un suivi budgétaire véritablement structuré au mois et au trimestre, en ayant une visibilité à 100% des factures en cours, en vue d’effectuer des provisions aux montants exacts, nécessaires à la clôture des comptes. »

Fort du succès de ce projet d’automatisation et de dématérialisation des factures fournisseurs, Camaïeu vient de renouveler en 2013 sa confiance à l’intégrateur Flucticiel, en lui confiant la dématérialisation des notes de frais, via le déploiement de la solution logicielle Notilus de DIMO Gestion. Cette étape supplémentaire dans l’ère de l’automatisation sera opérationnelle au premier trimestre 2014, où plus de 150 collaborateurs de Camaïeu exploiteront la solution Notilus pour gérer de manière électronique leurs frais professionnels.

A propos de Camaïeu
Créée en 1984, Camaïeu est devenue une marque incontournable du prêt à porter féminin au niveau international en s’appuyant sur un réseau de plus de 1 080 magasins (dont 638 en France) implantés dans 20 pays. Camaïeu dispose de son propre réseau de magasins conçus comme de véritables espaces dédiés à la féminité. Le groupe Camaïeu est fort de près de 6 000 collaborateurs qui travaillent pour proposer chaque semaine 100 nouveaux produits en magasin. Camaïeu en quelques chiffres : 37 millions de clients, 70 millions de produits vendus…

A propos de FLUCTICIEL
Intégrateur de solutions logicielles à forte valeur ajoutée, FLUCTICIEL se positionne comme spécialiste de l’automatisation et l’optimisation des processus administratifs et financiers des entreprises, de la PME au Grand Compte. Ses domaines d’expertise portent sur :
• La dématérialisation et l’automatisation des processus Source to Pay : de la gestion des appels d’offres au traitement des factures fournisseurs, en passant par la gestion des commandes d’achats,
• La dématérialisation et l’automatisation de la gestion des frais professionnels (notes de frais, ordres de mission, réservation des voyages…).
Dans un environnement économique de plus en plus fluctuant et réglementé, FLUCTICIEL se positionne comme partenaire desentreprises qui veulent améliorer leur performance dans la gestion des tâches administratives et financières quotidiennes. Depuis sa création en 2002, FLUCTICIEL connaît une croissance à deux chiffres.
Bic, Geodis, Canal +, La Voix du Nord, Le Figaro, Volvo CE, Zodiac Marine & Pool et Nouvelles Frontières comptent parmi la centaine de références de FLUCTICIEL.
De plus amples informations sur FLUCTICIEL sont disponibles sur : flucticiel.com

Lisez gratuitement chaque jour (5j/7) le quotidien Finyear.
Recevez chaque matin par mail la newsletter Finyear, une sélection quotidienne des meilleures infos et expertises de la finance d’entreprise.
Lien direct pour vous abonner : www.finyear.com/newsletter

Lisez gratuitement chaque mois :
- le magazine digital Finyear sur www.finyear.com/magazine
- la lettre digitale "Le Directeur Financier" sur www.finyear.com/ledirecteurfinancier
- la lettre digitale "Le Trésorier" sur www.finyear.com/letresorier
- la lettre digitale "Le Credit Manager" sur www.finyear.com/lecreditmanager
- la lettre digitale "Le Capital Investisseur" sur www.finyear.com/lecapitalinvestisseur