Personne n'a besoin d’ajouter que les réunions sont une perte catastrophique de temps de travail. Mais c'est quand même inquiétant de constater combien d’heures les entreprises peuvent y perdre. Dans le Harvard Business Review, trois consultants de Bain rapportent les résultats d'un bilan dans lequel ils ont analysé les horaires des employés d'une "grande entreprise" (restée anonyme) et ils ont conclu qu'une réunion hebdomadaire de l’exécutif a dévoré un chiffre vertigineux de 300.000 heures par an.

Mais, me direz-vous, comment dévorer 300.000 heures ?
L'explication est qu'une réunion hebdomadaire de quelques heures n'utilise pas seulement les heures de chaque personne présente, elle impacte aussi l'emploi du temps de ceux qui l’organisent. Dans ce cas précis, la réunion hebdomadaire a dévoré 7.000 heures pour les cadres impliqués. Mais comme ils devaient aussi rencontrer les chefs d'unité afin de préparer la réunion, ceci a généré encore 20.000 heures de réunions. Ensuite les chefs d'unité ont dû se préparer à ces réunions avec des réunions d'équipe (63.000 heures) et enfin les réunions d'équipe ont généré de nombreuses réunions préparatoires (210.000 heures). Et au total, les auteurs écrivent qu’ils ne comptent pas le temps de travail consacré à la préparation des réunions !

Les réunions sont un non-sens pour l'entreprise : elles sont une pratique essentielle qui génère des idées révolutionnaires mais qui, aussi, vampirise la main-d'œuvre et dévore l’âme du collaborateur.
Les gens dépérissent dans les salles de conférence en focalisant leur attention sur ceux ou celles qui présentent des rapports ennuyeux, voire abrutissants ou en écoutant des présentations PowerPoint qui n'ont aucun impact sur leur travail. Ne faites pas subir cela à vos collaborateurs.
De plus, d’autres recherches ont également démontré qu’il est inutile d’utiliser les réunions pour favoriser un sentiment d'unité et un esprit d'équipe.

Voici quatre points que vous pouvez adopter pour conserver vos collaborateurs engagés et productifs :

1. Soyez opportun

Comme le précise l'adage, le temps c'est de l'argent. Chaque tic-tac de l'horloge se reflète dans les résultats de votre entreprise. En effet, selon un article paru dans Bloomberg, les réunions peuvent coûter aux entreprises entre 200 et 900 euros par semaine.

Les réunions sont des investissements importants et il faut s'attendre à générer un retour (ROI) substantiel. Avant de tenir une réunion, demandez-vous si le coût de l'opportunité de la conduite de la réunion en vaut la peine - est-ce que les avantages dépassent les coûts ? Gardez une calculatrice à portée de main pour vous aider à prendre cette décision.

En outre les réunions ne devraient pas dépasser plus de 45 minutes. En effet c'est le délai que les humains supportent le mieux. Si l'ordre du jour nécessite de prendre plus de temps (ce qui ne doit pas être, sauf circonstances particulières), alors il vous faut diviser la réunion en périodes de 45 minutes avec un repos entre les deux.

2. Ayez un ordre du jour qui fait sens

Non seulement les réunions prennent du temps, mais elles ont également un impact sur la façon dont nous gérons notre temps. Lors des réunions 63% des professionnels admettent réaliser du travail sans lien avec les sujets évoqués, selon une étude de Wolf Management Consultants. Les collaborateurs n'ont pas le temps pour accomplir leurs tâches en raison d'un horaire chargé et font plutôt perdre des efforts aux autres en ne contribuant pas aux discussions du groupe.

Considérez la fréquence avec laquelle les réunions sont convoquées autour d'un projet spécifique. Avez-vous vraiment besoin de mises à jour quotidiennes ou peuvent-elles être hebdomadaires ? Les réunions tiennent les collaborateurs éloignés de leur flux de travail et promeuvent la procrastination. La plupart des collaborateurs voient la demi-heure qui précède et celle qui suit les réunions comme du temps perdu, tout simplement parce qu'il n'y a pas assez de temps disponible pour avancer sur les tâches de travail.

3. Soyez sélectif sur qui doit assister à la réunion

Invitez seulement les personnes capables de contribuer à la discussion. De cette façon, les collaborateurs se sentent valorisés et sont ainsi plus susceptibles de s'engager positivement dans la discussion.

La direction doit communiquer les objectifs et la logique qui se cachent derrière le changement. Ceux qui doivent assister à la réunion peuvent paniquer quand l'heure d'ouverture approche. Les collaborateurs doivent comprendre que leur temps est plus précieux que leur présence à chaque réunion. La gestion consiste à donner aux gens plus de temps pour terminer leur tâche de travail - ne pas diluer leur valeur pour l'entreprise. En fait une baisse du nombre de réunions devrait accroître les communications interservices et faire que tout le monde soit bien informé.

4. Déterminez si vous avez vraiment besoin de la réunion

C'est l'ultime question que chacun devrait se poser. Nous vivons dans un monde de Skype, e-mail, Wikis et d'un million d'autres outils de collaboration. Ces outils ne rendent pas toutes les réunions inutiles - en particulier pour celles qui impliquent la résolution de problèmes, le brainstorming et d'autres types de pensée créative - mais ils peuvent être utilisés pour libérer un peu de temps si ils sont utilisés de manière efficace.

Nous avons perdu de vue le but des réunions. Ce qui a commencé comme un moyen simple de rassembler les gens pour résoudre les grands problèmes a dégénéré en un outil galvaudé et démoralisant. Les gens devraient s'attendre à la possibilité de collaborer avec leurs collègues, ne pas les craindre. Il faut placer sur l'échelle du retour sur investissement des réunions tout ce qui rend les collaborateurs plus efficaces et plus heureux.

En mettant en œuvre les stratégies évoquées ci-dessus, les collaborateurs passent moins de temps à marmonner dans leur barbe à propos des réunions dévoreuses d'âmes et donc plus de temps à s'investir dans un travail qui aidera votre business à grimper en flèche.

Maintenant s’il n’est pas en votre pouvoir d’envoyer pour l’éternité les réunions au purgatoire, vous pouvez au moins proposer de les tenir debout. De cette façon, vous pourrez réduire d’un tiers le temps qu'elles prennent et ce, sans diminution de la qualité des décisions prises !

Et vous, qu'en pensez-vous ?

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