Ces pratiques ont-elles lieu dans votre entreprise ? Sachez les repérer pour les éviter !

1- Je me fais rembourser ce que je n’ai pas payé

Grand classique, j’ai été invité à déjeuner, mais je récupère quand même une copie du reçu… je me le fais donc rembourser ! Bonne pioche, non seulement j’ai été invité, mais je gagne de l’argent. Variante, chacun paye sa part, mais je récupère le reçu total et me fait rembourser en totalité...

2- Manger pour quatre

Toujours au restaurant, l’entreprise met des plafonds par personne, mais je ne peux pas résister au menu gourmet servi avec un Côte-rôtie 2004. Pas de problème, des invités fictifs viennent se joindre au repas, et après avoir demandé gentiment à la caisse, le ticket compte 4 convives au lieu de 2.

3- Taxi en France … ou à l’étranger !

Certains commerçants sont amenés à écrire leur ticket à la main, par exemple les taxis. Dites merci dans la langue locale, affichez votre plus beau sourire, et votre complice acceptera d’indiquer sur le reçu le montant qui vous plaira. Mieux encore ! A Las Vegas, les taxis vous tendront souvent un reçu vide, que vous remplirez ensuite à tête reposée.

4- Le double remboursement

Continuons à Las Vegas, avec ses hôtels gigantesques aux dizaines de restaurants. Le mercredi soir, vous déjeunez au Rancho Grill de votre hôtel. Le vendredi soir, vous faites le “check out” de l’hôtel. Les deux tickets sont soumis, contrôlés et remboursés avec peu d’attention de l’entreprise… sauf que votre diner était déjà inclus dans la note globale d’hôtel.

5- La grande classe

Pour votre trajet TGV de 5h, votre entreprise vous autorise à prendre la 1ère classe. Sympa ! Billet en 1ère, flexible et…remboursable ! Je me fais rembourser, j’achète le billet en 2nde classe. Je fais bien le déplacement, le rendez-vous. Par contre, le billet que je soumets à la comptabilité est bien celui de 1ère classe… et… à moi la plus-value !

6- Let’s go big

Le train c’est bien, l’avion c’est mieux. Même technique que la précédente, mais les montants sont 5 à 10 fois supérieurs. Certaines entreprises ne demandent pas le ticket d’embarquement, la supercherie n’est pas détectable !

7- Des mauvais caractères

Les reçus en Chine ou au Japon sont parfois totalement illisibles. Trop peu de directeurs financiers savent lire le japonais couramment. Quel était le montant de ce reçu ? D’ailleurs, était-ce un restaurant, un taxi ou un club de zumba ?

8- Jongler sur les devises

Vous avez payé en dollars, pounds ou dirhams. Le ticket original est bien là, mais certaines entreprises n’ont pas de règles de conversion établies. En adoptant un taux très favorable, je peux gagner 10% sur le taux de change… et hop ! 100€ de gagnés sur mon dernier voyage aux US !

9- Le grand classique : les frais kilométriques

N’oublions pas le plus facile : la déclaration des frais kilométriques. Que ce soit sur la distance ou sur le mode de transport, on peut toujours arranger la réalité (j’ai pris un véhicule moins puissant ou une moto au lieu de mes 7 CVs déclarés).

10- Demain : la dématérialisation totale !

Aujourd’hui le reçu papier reste obligatoire, qu’en sera-t-il lorsque l’administration aura généralisé la prise de photo comme preuve ? Avoir une machine thermique pour créer des faux tickets est compliqué, mais retoucher une photo / image sera probablement plus accessible. Gare aux nouvelles formes de fraude !

Des solutions existent !

Qu’elles soient plus ou moins compliquées, des solutions existent pour lutter contre les fraudes. Avec l'avènement des Fintechs, des réponses pertinentes voient le jour sur le marché français et européens pour simplifier la vie professionnelle des chefs d’entreprises, mais aussi des salariés et indépendants. Qui passent ainsi du temps utile à développer leur business, leur RV et … leurs notes de frais !

Par Tristan Leteurtre, CEO de Mooncard
mooncard.co

A propos de Mooncard - la première carte qui permet de décrocher la lune !
Fondée en mars 2016 par 3 entrepreneurs aguerris, Tristan Leteurtre (CEO), Christophe Cremer (COO) et Damien Metzger (CTO), Mooncard est une Fintech innovante, à la confluence de l’intelligence artificielle, de la gestion, et de la banque. Elle a pour vocation de faciliter la gestion de notes des frais et dépenses professionnelles. La solution Mooncard, dédiée à toutes tailles d’entreprises (entrepreneurs, dirigeants, salariés), automatise l’ensemble du processus de paiement, et facilite la comptabilité. Un an après le lancement de la société, Mooncard compte d’ores et déjà plus de 200 clients conquis. Membre de la French Tech de France Fintech et soutenue par BPI France, Mooncard est hébergée au Village By CA. L’entreprise est pressentie comme le futur leader français et européen des cartes d’entreprise.

A propos de Tristan Leteurtre
Tristan Leteurtre, CEO et co-Fondateur de Mooncard.co. Pendant 12 ans Tristan a créé et dirigé Anevia, un éditeur de logiciel vidéo telecoms introduit sur Alternext en 2014, alors que la société comptait 90 collaborateurs dans 9 pays. Après avoir constaté l’offre insuffisante des cartes corporate et des logiciels de gestion de frais, il a conçu avec Damien Metzger et Christophe Cremer la carte de paiement idéale qu’il aurait aimé avoir : Mooncard.co. Mooncard est la 1ère carte en France qui permet de gagner 70% de temps de gestion, de gérer d’un clic les autorisations de paiement. L’entreprise gagne beaucoup de temps et retrouve confiance et contrôle !

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