Définir un ou plusieurs objectifs concrets :
Il est indispensable que les collaborateurs soient clairement informés de là où le projet va les mener. Pourquoi veut-on faire évoluer l'organisation actuelle ? Quels aspects désire-t-on améliorer précisément ? Ces questions devront être abordées d'entrée de jeu pour leur apporter un maximum de visibilité.

Expliquer dans quelles mesures les processus vont changer :
Présenter l'avant et l'après du projet est vital pour bien impliquer les collaborateurs dans la transformation de l'entreprise. Quelles parties prenantes vont être touchées ? Quels outils vont être imbriqués ? Le rôle de chacun dans ce changement majeur doit être déterminé afin de préparer le terrain et amener les nouveaux outils dans le processus.

Préparer un schéma explicatif :
L'idée sera de présenter le fonctionnement attendu de l'outil au sein des différents services. Les collaborateurs vous remercieront de privilégier l'aspect visuel pour leur présenter le projet au lieu de les assommer avec des dossiers indigestes à lire. Le schéma s'intégrera plus facilement dans leur esprit.

Echanger sur les bénéfices de l'outil :
Gain de temps, gain d'espace, efficacité, limitation des erreurs : tous ces bénéfices qui découleront de la mise en place du nouvel outil doivent être mis en lumière, au niveau général pour l'entreprise comme au niveau particulier pour les collaborateurs.

Mettre en œuvre le projet avec les bons partenaires internes et externes :
Les partenaires du projet doivent être identifiés et leur rôle déterminé. Une roadmap solide devra être élaborée en incluant la réalisation d'une première version de test fonctionnelle.

Aider les collaborateurs à se projeter :
Une fois que les premiers tests techniques ont été concluants, les collaborateurs pourront à leur tour tester l'outil et se familiariser avec lui. Cette étape est incontournable, le retour des utilisateurs permettra d'affiner la version finale à déployer et d'apporter des correctifs au fur et à mesure.

Communiquer en interne sur les grandes étapes du projet :
Les grandes étapes du projet devront être rythmés par des présentations qui permettront aux collaborateurs de prendre connaissance très tôt de l'avancée du projet. La communication interne doit être garante d'une cohérence globale et démontrer l'évolution de l'organisation.

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