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Stop à la paperasse...


...les Français ambigus sur l'usage du papier à la maison et en entreprise !




Stop à la paperasse...
Résultats de l'étude Ifop/Generix "Les Français et la dématérialisation". Malgré leur ras-le-bol, la dématérialisation peine à convaincre les Français qui restent attachés au format papier pour leurs documents administratifs ou de travail.

- 65% des Français dénoncent la surabondance de papiers dans leur quotidien.
- Neuf sur dix conservent leurs fiches de paie, avis d'imposition, factures d'électricité, relevés bancaires, quittances d'assurance et de loyer, factures de téléphonie
- Plus de trois actifs sur quatre pensent que la dématérialisation de documents en entreprise représente des gains d'argent, de temps et de productivité
- Même s'ils effectuent désormais de nombreuses formalités en ligne, l'usage du papier prime toutefois pour de nombreux documents jugés importants : les fiches de paie (92%), les notes de frais (81%), les factures clients (81%) ou les demandes de congés (68%)
- 45% des actifs juge que leur entreprise n'a pas suffisamment recours à la dématérialisation de documents
- Mais leurs pratiques en entreprise révèlent des archaïsmes bien ancrés : 14% des actifs continuent d'imprimer leurs e-mails et 14% les archivent au format papier !

Dans un contexte marqué par le développement de la consommation de biens culturels dématérialisés et la simplification d'un nombre croissant de démarches administratives en ligne, Generix Group et l'Ifop ont interrogé les Français sur leur perception, leur comportement et leurs attentes concernant la dématérialisation de leurs documents personnels ou professionnels. Voici les principaux enseignements de cette enquête menée auprès d'un échantillon de 1014 personnes représentatif de la population française âgée de 18 ans et plus.

LE POIDS DE LA PAPERASSE : UN DOUBLE DISCOURS !

65% des Français se plaignent de la surabondance des documents en papier dans leur quotidien.

Pourtant, en majorité, ils ne parviennent pas en s'en passer : neuf sur dix conservent sous ce format leurs fiches de paie, avis d'imposition, factures d'électricité, relevés bancaires, quittances et primes d'assurance, quittances de loyer, factures de téléphonie.

Les Français conservent ces documents dans leur version papier sur une longue durée, très souvent sans réel besoin au regard de la loi.

"Malgré ses avantages, la dématérialisation peine à convaincre les Français, qui expriment pourtant majoritairement un ras-le-bol vis à vis de cette paperasse surabondante", commente Christophe Viry, Product Marketing Manager de la gamme Generix Collaborative Infrastructure.

Ainsi les Français identifient clairement les avantages du traitement électronique sur un plan personnel : le gain de place (93%), la contribution au développement durable (89%), la simplicité (75%) ou le gain de temps (70%).

Interrogés sur leur disposition à ne plus recevoir certains documents qu'au format électronique, les Français sont entre 53% et 66% à accepter la dématérialisation absolue de documents tels que les quittances de loyer, les factures d'électricité, les quittances et primes d'assurance, les appels de charge et les relevés de points liés à un programme de fidélité.

En revanche, plus les documents en question revêtent un caractère confidentiel à leurs yeux et moins ils se déclarent prêts à la dématérialisation : relevé bancaire (44%), avis d'imposition (44%) et feuille de paie (32%).

Pourtant, la réalisation par Internet de certaines démarches administratives est entrée dans les moeurs : en ligne, 93% des Français consultent leur compte bancaire, 85% effectuent des virements bancaires, 81% consultent leur consommation téléphonique et 78% consultent leur point de fidélité à une enseigne.

Toutefois, les démarches administratives en ligne impliquant le paiement ou jugées sensibles restent minoritaires : le paiement des contraventions (47%), le paiement des factures d'électricité, eau, gaz (47%), le relevé de compteur EDF (38%), la souscription à une option d'assurance (36%).

COMMENT EXPLIQUER CE DÉCALAGE ENTRE LES DISCOURS ET LES PRATIQUES DES FRANÇAIS ?

Lorsqu'ils sont interrogés sur leurs freins à la dématérialisation, la crainte de perdre les documents stockés (65%) ainsi que les risques en termes de confidentialité (41%) arrivent en tête. Or dans le même temps la moitié d'entre eux (50%) avouent qu'un bénéfice financier les convaincrait d'adopter le format dématérialisé, à l'image des déclarations d'impôts en ligne qui séduisent un nombre croissant de contribuables.

L'assurance de la confidentialité et de la sécurité pour les documents stockés pourrait également convaincre 51% des réfractaires à la dématérialisation de leurs documents administratifs.

La gratuité du service (41%) et l'existence d'une plateforme unique pour archiver tous ses documents administratifs (33%) sont également des leviers qui pourraient les décider. Seuls 15% réclament encore d'être convaincus par la preuve d'un véritable gain de temps et 13% par de nouveaux services complémentaires comme des statistiques de consommation ou la simplification des démarches, deux aspects tangibles déjà bien perçus par la majorité des Français.

"Les nombreux freins exprimés lors de cette enquête révèlent une composante psychologique très forte : le support papier rassure énormément !", poursuit Christophe Viry. "Les leviers principaux pour lever ce blocage sont assez logiquement une réassurance quand à la sécurité de leurs données ou bien un bénéfice financier direct à adopter le format dématérialisé".

EN ENTREPRISE LES PRATIQUES DES FRANÇAIS RÉVÈLENT DES ARCHAÏSMES SURPRENANTS

Les avantages de la dématérialisation en entreprise sont clairement identifiés par les Français, avec en tête le gain d'argent (87%), de temps (81%) et une plus grande productivité (75%). Ainsi, 45% des actifs juge que leur entreprise n'a pas suffisamment recours à la dématérialisation de documents.

Mais dans les faits pour les Français, l'usage du papier prime pour de nombreux documents jugés importants : les fiches de paie (92%), suivis des notes de frais (81%), des factures clients (81%), des demandes de congés (68%) ou des journaux et des supports de communication internes (58%).

Ainsi, en entreprise, malgré l'utilisation de l'informatique, l'usage du papier reste tenace.
S'ils dénoncent l'usage excessif du papier par leur employeur, une majorité de Français consulte leurs documents professionnels à la fois sur papier et mail : imprimant un compte-rendu de réunion (53%), un compte-rendu de visite (57%), un rapport d'activité (61%), une étude (62%), un courrier clients (64%), une commande fournisseur (66%), un entretien de carrière et d'évaluation (78%) et un contrat (85%). 14% des e-mails sont imprimés !

Certains documents sont même largement lus uniquement sur papier comme les contrats (54%) et les entretiens de carrière (49%).

L'archivage papier a également la vie dure : 15% des actifs archivent leurs emails sur papier, et parmi eux, la moitié les archive également au format électronique !

Plus généralement, près d'un actif sur deux archive ainsi les comptes-rendus de réunion et de visite. Plus d'un sur deux les rapports d'activité (50%), les études (52%), les courriers clients (58%), et les commandes fournisseurs (62%). 79% des actifs archivent les contrats sur papier et 70% leurs entretiens de carrière.

"Si ce comportement est légitime à la maison pour des papiers administratifs ou au travail pour des contrats, l'impression d'emails, de compte-rendu de réunion ou de documents de travail reste très surprenante", s'étonne Christophe Viry. "Ces réflexes, que l'on pourrait juger archaïques, montrent que de gros efforts de pédagogie et d'accompagnement restent à accomplir en entreprise pour tirer parti des économies et des gains de productivité offerts par la dématérialisation et les outils de travail collaboratifs".

L'intégralité de l'étude est disponible en téléchargement ici : www.generixgroup.com/fr/actualites/communiques/9423,les-francais-et-la-dematerialisation.htm
Synthèse graphique des résultats (20 pages)
Rapport complet (118 pages) avec synthèse rédigée (8 pages)

Generix Group sera présent sur le salon Solutions Demat'Expo - stand C28 du 2 au 4 octobre 2012 au Cnit Paris La Défense Hall Pierre et Marie Curie.

A propos de Generix Group
Éditeur de logiciels collaboratifs et de services On Demand, Generix Group accompagne les entreprises dans la gestion, la dématérialisation, la mutualisation et l'optimisation de leur flux. Le bouquet de services Generix Collaborative Business s'appuie sur une forte expertise métier dans les domaines de l'ERP, la supply chain et le pilotage de la vente cross canal ainsi que sur une offre d'infrastructure déclinée sur des solutions d'intégration inter et intra-entreprise (EDI, B2B, EAI, Portail, e-invoicing, déploiement B2B).

Les offres d'intégration et collaboration B2B et A2A de la gamme Generix Collaborative Infrastructure (GCI) sont utilisées dans plus de 20 pays par 5 000 entreprises parmi lesquelles : Banque de France, Carrefour, Casino, DHL, Ferrero, Fnac, Fromageries Bel, Galeries Lafayette, Gefco, Khune et Nagel, L'Oréal, La Redoute, Labinal, Lactalis, LDC, Minefi, PSA, Rexel, Safran, Schneider, Société Générale, Tereos, TF1, Unilever, Zodiac, ...

www.generixgroup.com

Lundi 8 Octobre 2012
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