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Sécuriser juridiquement le travail collaboratif


Dans le monde physique, la communication ne se fait pas uniquement sur la base de petits mots comme dans les cours d'écoles. Bien que ceux-ci suffisent pour véhiculer l'information, la Société a tout de même développé un ensemble d'outils de communication plus sophistiquées comme les lettres, les courriers recommandés, les accusés de réception, les mandats, les contrats, les protocoles, etc. D'un point de vue purement opérationnel, ces outils sont plutôt moins efficaces car plus lourds à manipuler que les petits mots de notre enfance. Alors pourquoi les ont-ils remplacés dans le monde des adultes ?




Tout simplement parce le contenu d'une communication n'est que le deuxième élément les plus important de celle-ci. Dans le monde des adultes, l'élément principal est la confiance en cette communication, dont la présence confère et l'absence annihile la valeur du contenu lui-même.

Aujourd'hui, l'usage des réseaux sociaux d'entreprises, intranet et extranet et leur ouverture vers de nombreuses personnes internes et externes, amène les organisations à se poser la question de la sécurisation de leurs échanges.

Mais cette préoccupation se concentre fréquemment exclusivement sur les aspects de la sécurité informatique, qui vise principalement dans ce contexte à éviter la divulgation d'informations sensibles. Pour y répondre, les spécialistes de l'édition de solutions de travail collaboratif prennent en compte cet aspect sécuritaire et sensibilisent les utilisateurs sur l'importance de déployer un dispositif unifié permettant d'échanger en toute confidentialité.

Cependant, à partir du moment ou les échanges sont professionnels, et portent donc des engagements et des obligations, il devient tout aussi important de les sécuriser sur le plan juridique. Cela a pour but de fiabiliser les échanges réalisés en leur sein par le biais de dispositifs légaux permettant d'établir la confiance entre les intervenants.

Malgré l'importance de cette dimension dans tous les échanges depuis que le commerce existe, et l'existence d'un cadre légal depuis la fin des années 1990, à ce jour, ce mode d'échange est quasiment inexistant dans les échanges électroniques, et commence à se positionner comme un axe de préoccupation majeur. Heureusement, des solutions techniques associant plateforme collaborative et signature électronique émergent.

Une telle démarche est particulièrement adaptée pour les sujets liés à la contractualisation en ligne. Ce mode d'échange, de plus en plus répandu, doit pouvoir s'appuyer sur un dispositif sécurisé au regard des documents échangés. L'objectif affiché est de créer une véritable bulle de confiance dans la gestion des contrats en ligne, de réduire les risques opérationnels et de garantir une valeur légale à l'opération réalisée.

Sensibilisés à l'échange de documents en ligne, les collaborateurs ne sont plus à convaincre. Il n'y a donc pas de frein « culturel ». La performance des plateformes de travail collaboratif est aussi un point favorisant la généralisation de la contractualisation en ligne.

L'effort à porter est donc sur les aspects de sécurisation informatique et juridique. Sur ce point, nous pouvons compter sur la vigilance croissante des entreprises au regard des failles de sécurité exploitée au quotidien par les pirates : accès aux données, usurpation d'identité. La signature électronique permettra à ce niveau de garantir que les documents signés électroniquement l'ont bien été par la bonne personne et à la date indiquée, et sont scellés.

On notera que pour compléter la chaine de gestion, un archivage dans des coffre-fort électroniques viendra compléter le dispositif et garantir une valeur légale pour pouvoir servir de preuve dans un tribunal comme le permet la loi.

Plateformes de travail collaboratif et signature électronique sont donc deux procédés générateurs de productivité, de confort de travail et de rationalisation des coûts de traitement. Le marché devrait donc progressivement adopter des dispositifs unifiés permettant d'accéder à ces bénéfices.

Verra-t-on bientôt la fin des petits mots électroniques dans les échanges professionnels de l'économie de l'information et de la connaissance ?

Alexandre MERMOD, CEO de Calinda Software


Vendredi 19 Septembre 2014
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